access2003职业应用教程 第01章 Access 2003概述及基础.ppt

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1、第1章Access2003概述及基础在学习Access2003前，首先要了解什么是数据库，数据库有什么作用，以及Access的功能特色、操作环境与数据库对象、文件管理等，以便为后续的学习奠定基础。数据库的相关概念Access2003的功能特色Access2003的操作环境数据库对象的概念数据库文件的管理1.1Access2003的功能特色Access2003是一个典型的开放式数据库管理程序，它比以往版本的Access赋予用户更佳的体验。通过使用Access2003，用户可以轻松地跟踪和报告信息，并使用预制的应用程序快速开始工作，

2、也可以修改或改编这些应用程序以适应不断变化的业务需要。同时，用户可以通过多种途径或从外部应用程序导入数据，创建和编辑详细报表（报表中可对信息进行排序、筛选和分组显示），有助于用户了解数据的意义从而作出明智的决策。1.1Access2003的功能特色1.1.1数据管理对象数据库是信息的集合，这种集合与特定的主题或目标相联系，为此Access为用户提供了多种对象保存数据，并通过管理构成各种信息集合，如图1所示。用表存储数据。用查询查找和检索所需的数据。用窗体查看、添加和更新表中的数据。用报表以特定的版式分析或打印数据。用数据访问页查

3、看、更新或分析来自Internet或Intranet数据库的数据。通过不同对象对数据的管理，可以帮助用户真正掌握各种数据，并能快速地对数据进行检索、排序、分析、汇总并报告结果。11.1Access2003的功能特色关系可以将各个表的数据链接起来，以提高其有用性。Access所创建的是关系数据库，它表示数据可以按照不同的主题或任务保存在各个独立的表中，同时又可以按照用户指定的方式进行关联和组合。例如在联系人管理数据库中，用户可以将联系人和联系类型的数据分开保存，当需要将匹配的数据互相引用时，则可以将数据库中此类信息组合在一起。如图

4、1所示的两组数据是关联的，因此“联系人”表与“联系类型”表中的【联系类型ID】字段就匹配起来。1.1.2数据表的关联在Access数据库中，为每个主题都设置了不同的表后，必须告诉Access如何将这些信息组合到一起。此时，用户可以定义表之间的关系来标识表，以便将表关联起来，然后利用表关系创建查询、窗体及报表，以同时显示来自多个表的信息。11.1Access2003的功能特色1.1.3通过向导创建对象Access为用户在创建窗体数据库对象时提供了向导功能，通过向导的指引，用户在短时间内即可完成复杂的操作。如图1所示为“报表”向导，

5、在此向导中，用户只需指定数据来源、数据字段、报表布局、窗体样式以及报表名称，即可创建一个窗体。如图1所示为通过“报表向导”创建的报表。11.1Access2003的功能特色1.1.4对象中的错误检查在Access2003中，用户可以启用自动错误检查以检查窗体和报表的常见错误。错误检查功能可指出各种错误，例如两个控件使用了同一键盘快捷方式，报表的宽度大于打印页面的宽度，或者在窗体/报表中的一个控件没有设置关联，都可以使用错误检查功能帮助识别错误并更正。1.1Access2003的功能特色1.1.5数据图表的应用Access2003

6、内置了图形应用程序，以满足商业图表制作的需要。Access2003可创建数百种数据透视图和图，例如二维或三维的柱形图、条形图、折线图，以及饼图、面积图、气泡图、XY散点图、圆环图等等。对于不善于制作商业图表的用户而言，可以通过“图表向导”功能快速创建图表，在该向导中，用户可以选择各种图表类型对于比较复杂的数据分析，则可以通过数据透视图（如图1所示）或数据透视表（如图2所示）呈现各类数据。121.2认识Access2003操作环境Access2003是Office2003办公套件的其中一款应用程序，它简易的操作环境，方便用户创建与

7、设计数据库对象，并可以快速进行数据的管理、分析、发布。如图1所示为Access2003的操作界面。11.2认识Access2003操作环境1.2.1菜单栏菜单栏显示了Access2003的所有功能和命令选项，在默认情况下，有“文件、编辑、视图、插入、工具、窗口、帮助”菜单，用户只需单击功能名称，就可以打开菜单，然后选择某个命令项，即可执行相应的功能。在Access中，菜单是一种下拉式列表。为了方便使用者操作，Access将命令分成常用命令和非常用命令。常用命令显示在初始菜单上，当鼠标停留在菜单名称上约3~5秒，或者单击菜单下方的

8、按钮，即可打开完整的菜单列表。1.2认识Access2003操作环境1.2.2工具栏工具栏其实是菜单中常用功能指令的集合，通过工具栏与菜单来执行某个功能时，两者的结果是一样的。不同的是，工具栏可以直接显示在工作窗口上，让用户更快速、方便地选择，从而提高工作效率。