第7章中文Access2003应用实例教程ppt课件.ppt

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1、中文Access2003应用实例教程第7章Access2003中报表的设计7.1报表基础知识7.2创建报表的方法7.3报表设计视图的使用7.4创建高级报表7.5使用报表快照7.6打印报表的设置7.1报表基础知识7.1.1报表的功能7.1.2报表的类型7.1.3报表工具栏7.1.1报表的功能Access2003中的报表是打印和拷贝数据库信息的最佳方式之一，它可以帮助用户以更加简明的方式表示数据。和其他打印数据的方法相比，报表的优点相当突出，它提供了以下功能：（1）对数据进行分组和嵌套。（2）对大组数据进行比较、汇总、求和。

2、（3）可包含子窗体、子报表。（4）可包含图形、图表以及其他OLE对象。（5）能按特殊格式排版，例如生成清单、发票等商业格式。（6）能打印所有表达式的值。（7）在每页的顶部和底部打印表示信息的页眉和页脚。7.1.2报表的类型在Access2003中，常用的报表有以下3种类型：表格式报表、纵栏式报表和标签报表。1.表格式报表2.纵栏式报表3.标签报表7.1.3报表工具栏Access2003提供了许多报表设计工具帮助用户设计报表，这些工具功能强大，非常实用。7.2创建报表的方法7.2.1自动创建报表7.2.2使用向导创建报表7

3、.2.3使用图表向导创建报表7.2.4使用标签向导设计报表7.2.1自动创建报表自动创建报表最为方便快捷，这也是首先介绍这种方法的原因。自动创建报表可以选择数据来源和纵栏式版面或者表格式版面，这主要取决于用户的使用习惯。用户可以使用来自数据来源中所有的字段并自动应用用户最近使用报表的格式。7.2.2使用向导创建报表除了使用Access2003的自动创建报表功能来创建报表，使用向导创建报表也是一种方便快捷的方法，而且比自动创建报表更具灵活性，它还包括了指定排序、分组和汇总等新选项。使用向导创建报表的步骤如下：1.启动报表创

4、建向导2.选择报表中需要包含的字段3.对字段分组4.字段排序5.选择报表布局6.选择报表样式7.设计报表标题8.完成报表设计7.2.3使用图表向导创建报表使用图表向导来创建的报表可以把数据以图表的形式表示出来，使其更加直观。Access2003的图表功能十分强大，它提供了多达20种的报表形式供用户选择，用户可以在这些报表形式的基础上创建出美观实用的报表。使用图表向导来创建报表的步骤如下：1.启动图表向导2.选择要在图表中显示的字段3.选择图表类型4.选择图表布局方式5.输入图表标题6.完成报表设计7.2.4使用标签向导设

5、计报表标签是报表的另一种形式，它以卡片形式显示简短信息。例如，在实际工作中经常要建立邮件标签，这样在发邮件的时候，就不必重复填写一些固定的内容了。Access2003提供的“标签向导”可以方便地创建各种标签。另外，Access2003不但支持标准型号的标签，也支持用户自定义创建的标签类型。7.3报表设计视图的使用7.3.1报表的结构7.3.2利用报表设计视图创建报表7.3.3报表的属性7.3.1报表的结构在报表的设计视图中可以看到，报表被分成几个组成部分，这些组成部分称作“节”。Access2003中所有空白报表都包含页

6、眉、主体和页脚3个节。7.3.2利用报表设计视图创建报表利用报表设计视图来创建报表具有较高的灵活性，比较适合于对报表使用已经有一定经验的用户。下面用一个示例来说明这种方法的一般步骤：1.打开设计视图2.把字段加入报表视图3.安排字段的布局4.添加页面页眉和页面页脚5.添加报表标题6.插入页码7.保存报表8.预览报表7.3.3报表的属性和其他数据库对象一样，报表具有自己的属性。可以使用报表的属性对话框来修改其属性。在属性对话框中，用户可以修改报表的外观，指定报表响应单击、双击或者右击的方式，还可以定义为报表提供数据的表或者

7、其他数据源。1.获取报表控件的帮助信息2.打开报表属性对话框7.4创建高级报表7.4.1基于一般查询的报表7.4.2基于参数查询的报表7.4.3子报表的创建7.4.1基于一般查询的报表在上一章中已经介绍了如何创建查询，下面介绍使用查询做数据源创建报表。1.打开数据库2.自动创建基于查询的报表3.选择查询作为报表的数据源7.4.2基于参数查询的报表有时候可能需要一类相似的报表，但具体到实际使用时才能确定报表的类别。在这种情况下可以使用参数查询的报表，输入不同的参数就可以生成不同的报表。这种报表实际上是一个框架。具体建立步骤

8、如下：1.建立参数查询2.输入参数值3.显示报表7.4.3子报表的创建子报表是出现在另一个报表内部的报表。包含子报表的报表叫做主报表。一张主报表可能包含多张子报表，但一张主报表最多只能包含两级子报表。下面通过示例来介绍在已有的报表中创建子报表的方法。1.打开数据库2.使用设计视图打开报表3.使用子窗体/子报表工具4.