档案规范化管理评审要点

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1、档案规范化管理评审要点遂宁市档案局谢宗锡2014年2月28日档案规范化管理评审要点机关经科单位档案规范化创建一、创建材料1.申请材料。内容包括本单位档案工作基本情况，准备过程中所做的工作，对照标准自查评分情况，存在的问题与改进措施。2.申请表。见“遂宁档案资源网”→“下载专区”下载。档案规范化管理评审要点3.自查评分表。(70分至79分为省三级;80分至94分为省二级;95分及以上为省一级)。《四川省机关档案工作规范化管理标准》、《四川省企业、科技事业单位档案工作规范化管理标准》（见“遂宁档案资源网”→“下载专区”下载。4.本单位档案管理领

2、导小组文件。档案规范化管理评审要点达到省一、二、三级标准的基本要求：省三级：测评标准63个小项的内容基本达到，配备电子文档管理软件,档案进行规范化整理,建立规范的全宗卷,得分在70—79分；省二级：测评标准63个小项的内容全面达到，在省三级达到的基础上,信息化工作已经起步(有案卷级、文件级目录数据)，得分在80—94分；省一级：测评标准63个小项的内容全面达到的基础上，还要做得更好（所有应归档的档案全部进行规范化整理,在档案管理软件系统中建立各种门类档案的数据库，并对应进馆的全部档案进行数字化处理并挂接,同时进行了“双移交”），得分在95分

3、及以上。档案规范化管理评审要点凡申请单位近3年内发生档案工作人员违法乱纪、失泄密和档案遭受火灾、失窃、水毁的；凡申请单位档案未进行规范化整理的；凡申请单位未应用电子文档管理系统软件管理档案的;有以上任何一种情况的单位，一律不与评审;严禁没有达到测评等级标准要求的,放宽验收,特别是省一级,要严格把关。档案规范化管理评审要点二、创建要求1.评审验收前，将本单位形成的各种门类和载体的档案进行规范化整理完毕。（主要包括文书、科技、会计、声像、重大活动等档案）2.准备评审验收时应提供书面依据材料。档案规范化管理评审要点3.创建单位通过自查，认为可以进

4、行验收，提出评审申请，将申请验收报告、申报表、自查评分表、领导小组文件（一式三份）报档案局业务科股室，经预评通过后，再约定时间接受正式评审验收。档案规范化管理评审要点三、评审时应掌握要点（一）组织管理1.有人员：即有分管领导，有专兼职档案人员。2.有制度：即有收集归档制度，有审查划控制度，有档案安全责任制度。3.有表有方案：即有各种门类和载体文件材料的归档范围和档案保管期限表、有分类方案（国家档案局令8号和10号）。档案规范化管理评审要点一是机关单位：要参照国家档案局8号令编制本单位的文件材料归档范围和文书档案保管期限表。档案规范化管理评审

5、要点二是企业单位：各企业要按照遂宁市国资委《关于做好国有企业档案工作的通知》（遂市国资〔2013〕108号）要求，参照10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，结合本企业的工作实际制定企业的档案规定或管理办法，在规定或管理办法文件后附《企业文件材料归档范围和保管期限表》。档案规范化管理评审要点各企业编制《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》可以参照范例进行。范例在遂宁档案资源网→“下载专区”里下载。具体参照四川沱牌舍得集团有限公司《文件材料归档范围及保管期限表》（在“遂宁档案资源网”→“下载专区”里进行下载）。档案规范化管理评

6、审要点企业编制结束后，以公司正式文件上报档案局审核，同时填报《企业文件材料归档范围和档案保管期限表审核申报表》（正式文件和审核申报表一式两份）。（表样见遂市国资〔2013〕108号文件）档案规范化管理评审要点4.档案集中统一管理档案集中统一管理的形式（二）基础设施1.有档案专门库房及档案柜2.有档案管理的专用计算机2.有符合要求的档案装具档案规范化管理评审要点（三）业务建设1.文书档案的要求：一是书写材料适宜档案的长期保存；二是存档印件的底稿应加盖印章；三是收集应齐全完整。2.会计档案的要求：一是大部分单位未系统整理；二是编号不规范（案卷号

7、、目录号）。档案规范化管理评审要点3.声像档案的要求：一是录音录像带的整理（内容说明）；二是照片档案的整理（应刻盘、背景信息）；三是光盘、磁盘的整理（编号、背景信息）。4.各种专门档案的管理：一是国家出台了专门档案管理办法的管理（按相关要求进行整理）；二是未出台相关管理办法的专门档案管理（要收齐、以方便管理和利用为目的进行管理）；档案规范化管理评审要点5.档案保管期限的划分和档号的编制要求：一是保管期限的划分准确；二是档号的编制科学（档号包括：全宗号、目录号、案卷号、件号、类别号、页号等，一个全宗内目录号不能重复，一个目录内案卷号不能重复，

8、一个案卷内的页数不能重复）；档案规范化管理评审要点6.全宗卷符合(全宗卷规范DA/T12-2012)要求：全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的