外贸英语函电重点和题库.doc

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1、第一章概述一切交易都依赖于信息的交换，现代国际商业中，信息交换尤其重要。信息交换的方式有多种，有口头，也有书面。就书面而言，一般包括信函、电报、电传、传真及电子邮件。随着科学技术的发展，电报及电传的使用已日趋减少，电报可以说已绝少使用。但不论如何，信函仍为信息交换的基础。故撰写好英语函电在外贸业务中至关重要。英语业务信函（letter）电（telegramandtelex）就是应用于国际外经贸业务往来的通信工具，属于“商业英语”（CommercialEnglish）,使用应用文文体。写好英语函电应当：（1）完整（completeness）；（2）简练（conciseness）；明

2、了（clearness）；（4）正确（correctness）；（5）郑重（courteousness）。切忌：（1）单调划一；（2）矫揉造作；（3）虚张浮夸；（4）陈词滥调；（5）废字连篇。从法律的角度看，由于信函写得比较详尽，且在信函的末了签字盖章，故信函构成法律意义上的正式文件。从事国际贸易业务的公司之间远隔重洋，天各一方，他们之间的业务往来往往只能利用函电这个通信工具来建立联系纽带。互相不能晤面的公司往往通过函电去判断对方的业务及服务水平，一封庄重得体的函电（从内容到形式）可为建立一个重要的业务关系铺平道路。第二章业务英语函电的组成部分业务英语函电的组成部分可以分为基本部

3、分和附加部分。业务英语函电必须具备以下要素，其中七大要素是不可缺少的组成部分。1.Letterhead信头2.ReferenceandDate案号和日期3.InsideNameandAddress封内名称及地址4.Salutation称呼5.Bodyofletter/Message正文6.Complimentaryclose结尾敬语7.Signature签名 第一节基本部分英文信函的基本部分中主要包括以下几部分，下面我们将就各个基本部分进行学习。1、信头(LetterHead)信头是信笺上顶端事先印好了点有关发信人的基本情况，其中包括公司名称、地址、电话、传真号、电传号、电子邮件

4、地址、公司标识、经营范围等等。信头设计宜简洁、端庄、美观，用纸质优，以展示公司的实力和良好的信誉。2、案号和日期(ReferenceandDate)由于公司来往信函较多，为方便双方事后查找，一般每封信函须编函电号，其前就可以印上“Ourref:”,“Yourref:”，一般放在日期上面。在案号书写中，前两个字母都是发函人的名字的缩写。如在“Yourref:SB/SM”中，SB表示SBowen，而在Ourref:MH/JW中，MH则表示MaryHardy。（首次向对方发送函件时，对方案号不用填写。）除此之外，还有日期的问题：日期，中文写信时，日期放在信末，而英文信的日期位置则位于信

5、头和封内地址之间。日期的写法有三种：A.英式：日、月、年，如24(th)June,2004B.美式：月、日、年，如June24,2004C.英美通用：无逗号间隔，如24June2004注意：在书写日期时，日子和年份用数字，而月份则不能用数字：为什麽日子和年份用数字，而月份则不能用数字呢？答案很简单，即使用数字表示日期往往发生误解，一定避免。如按照英式5/4/66是指1966年4月5日，但改为美式则为1966年5月4日。如果没人告诉你是英式还是美式，你知道这是几月几日吗？无法猜测。除此之外，应避免用Instant(本月)。在美式写法中，1st,2nd,3rd,中的st,nd,rd,

6、th,是不使用的，而在英国使用。如：英：2(nd)March,1987/美：March219873、封内名称及地址(InsideNameandAddress)封内名称及地址(InsideNameandaddress)，即收函人(Receiver)的姓名和地址。在书写收函人名称时，如果收函人为个人或以人名为公司名称时，应在名称之前，冠以适当的敬称或头衔，例如：Mr.,Mrs.,Miss.,Messer等等。Messer主要用于称呼单位，严格来说是用来称呼合伙企业或公司。例如：Mr.MichaelH.Dickinson(收函人为个人)Messrs.JohnSmith&Co.,LTD(

7、以人名为公司名称)ChinaOceanShippingCo.(Group)(非以人名为公司名称)收函人地址写在公司名称下一行，通常会写上门牌号及街名；城镇及邮区代码(PostCode/ZipCode)；国名。地址书写顺序由小到大。4、称呼(Salutation)称呼是发函人对收函人的敬称，根据双方的关系以及书写习惯，考虑适当用语，称呼与结尾敬语相配。英式称呼：DearSirs/Madame,美式称呼：Gentlemen/Ladies兹将尊称与称呼的配合用法列表如下：收信人尊称称呼