《行政管理实务技能》培训.ppt

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1、部门：行政后勤部《行政管理实务技能》培训汇报行政管理的定位行政部日常事务管理行政部相关的外部采购管理行政部有效证件及文件管理会议组织与活动管理办公室安全及应急预案办公环境5S管理培训内容提纲行政管理的定义广义：行政事务管理、办公事务管理人力资源管理、财务会计管理狭义：行政事务管理、办公事务管理行政管理的定位-1行政管理的特点综合性强政策性强时间性强突发性强被动性强内容繁杂联系广泛行政管理的定位-2多面手行政部主要工作内容行政管理的定位前台仪表：干净、整洁着装正式、适当首饰面带微笑、态度诚恳前台管理-1前台环境干净、整齐闲杂人员禁止入内必要提示登记表格必要文具、设备前台管

2、理-2前台基本技能熟悉公司人员、业务标准前台用语标准接待程序其他行政事务（会议室预定、邮件管理、面试接待等）前台管理-3行政助理基本技能酒店和机票预订办公室设施管理一般办公费用申请办公文具管理钥匙管理公司财产外借管理库房管理行政助理管理驾驶技术车辆基本维修、保养、记录专业司机应该做……..司机管理保安招聘保密协议办公室保安安全条例保安离职保安工作考核保安管理清洁工招聘清洁工详细工作职责工作考核清洁工管理电话及话费管理车辆管理办公室租赁、装修酒店机票与办公楼物业及相关部门关系管理办公设施管理及维护钥匙管理资产管理和清除图书、报纸管理办公废品处理办公室公告栏管理行政部日常事

3、务管理续约搬迁1.原办公室面积够用2.原办公室价格合理3.有扩租计划同层有足够面积1.原办公室已完全不适用2.原办公室房东不在继续租赁办公楼租赁1.租赁合同到期2.新合同租期3.项目启动时间4.项目时间跟踪和时间控制1.业务发展预测2.公司人员计划同等水平写字楼比较3.费用预算1.面积2.地点3.用电要求4.租金预算5.质量、结构、配置6.管理、保安、服务7.通讯需求1.律师审阅2.下一租期租金涨幅限定办公楼搬迁索取比例的平面图供办公室用地做出计划提供最终选择给管理层作出决策与各部门商谈办公室的布局及用地计划与设计师及发展商参观现场，向设计师提供我方之基本要求，请设计师

4、提供装修方案及装修材建议装修公司发标会、评标、开标准备装修、家具、设备、搬迁预算，供上级管理审批装修图纸确定后，地毯、家具、设备订购办理与施工有关的许可证明为每个工程供应商提出工程目标及要求，发放工程进度表监督装修工作，每周例会及进度报告装修验收办公室装修-1特别注意IT机房（消防要求/特别需要）数据点/电话点/电源点的合理安排及其布线与家具的吻合与大厦管理处的沟通团队合作办公室装修-2新办公地址、电话在公司内部的公示发布搬迁通知（供应商、客户等）新信纸、信封印刷联系旧址物业对信件的保留联系旧址物业电梯使用申请搬迁方案计划书设备盘点清单及搬迁后位置确定纸箱、标签、胶带、

5、笔充足准备搬迁前的准备-1个人及公共物品包装规格提示及数量统计新平面图及员工座位分配及编号座位电脑、电话点及强电点测试新、旧办公室人手安排包装物品数量核对搬迁前的准备-2原办公室的装修还原原办公室租金、管理费押金退回原办公室电话费、电话线结算及注销空纸箱回收及处理新电话单更新工商等登记变更财产保险变更完成新设备、新家具等保险登记更新资产登记表入住新办公室后的跟踪及改善搬迁后的跟进保证设施足够企业人数的使用设施存放位置要事宜定时维护、清理以确保设施的使用对旧设施进行更新、替换尽量准备备用设施办公设施管理及维护签订和续签外部服务、采购协议办公室成本控制办公室文具采购办公室清

6、洁外包服务办公室绿化服务办公室邮件服务外部服务管理寻找多家供应商价格、质量比较售后服务比较供应商的实力其他用户的口碑续签合约时也要对市场价格再次比较服务协议条款外部服务、采购协议办公室成本控制1.寻找可控和不可控费用2.办公用品满足正常办公需要3.制定相关的管理制度，定量、以旧换新4.设备采购成本、服务费用、消耗品5.经常提醒员工并发放相关费用报告办公室绿色植物净化空气：长春藤、黑美人、绿萝、黄金葛、发财树、散尾葵、元宝树、非洲茉莉忌香：夜来香、郁金香、五色梅等忌敏：月季、玉丁香、五色梅、洋绣球、天竺葵、紫荆花等忌毒：含羞草、一品红、夹竹桃、黄杜娟和状元红等办公室有效证

7、件管理1.及时更新、年检（工商营业执照、外资企业登记证、XXXX）2.员工需要盖章复印件须注明并登记3.公章保管，使用规定及申请程序制定VIP接待酒店确认及提前做check-in车辆预定（司机、路线、备用车、车上物品准备）会议室设施及茶歇饮料准备专机或机场VIP接待能源管理能源（水、电、气）监控，作好记录能源分析能源购买与补充能源监管（能源使用最大化，杜绝浪费）确保办公地点的进出口畅通确保办公室内消防设备运转正常提供员工安全事项的信息、培训和监督配备适当数量的保安人员门禁管理制度进出货物登记制度访客登记制度访客进入办公区及摄影申请制度紧急