浅议水利工程技术资料整编-立卷-归档工作

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1、浅议水利工程技术资料整编立卷归档工作　　[内容摘要]水利工程建设项目档案资料，是水利工程质量评定、审计、稽察，竣工验收、结算、质量责任追诉的惟一凭据，也是后期工程安全运行、生产管理、维修养护的惟一基础资料来源。水利工程建设项目档案资料的填写、整理、归档是一项十分重要的工作，它贯穿于建设项目全过程，是建设项目各个建设阶段的历史记录。做好水利工程技术资料的整编、立卷、归档工作，不仅在建设过程中，而且在工程建成后的运行、管理工作中，意义非常重大，值得建设、设计、施工、监理及运行管理方高度重视。[关键词]水利工程；档案；整编。中图分类号：TV文献标识码：A1水利工程基础资料按

2、照《水利工程建设项目档案管理规定》的要求，水利工程基础资料包括：工程建设前期工作文件、工程建设管理文件、施工文件、监理文件、设备材料文件、科研项目文件、生产技术准备（试生产）文件、财务（器材）管理文件、竣工验收文件等9个方面。1．1水利工程基础资料划分9按照整卷归档主体又可划分为：建设单位基础资料；施工单位基础资料；监理单位基础资料。1．1．1建设单位的基础资料建设单位的基础资料具体包括前期工作文件和管理文件2大类。（1）前期工作文件材料包括各阶段的报审批文件、环境影响（水土保持、水资源评价）等专项报告及批复文件。（2）管理文件材料包括有关规章制度，各类审查文件，合同控制

3、文件，各类招投标文件，工程重要会议纪要，工程建设各参建方管理工作报告，工程建设大事记，阶段验收鉴定书，合同工程质量保修责任终止书，竣工结算及审计资料，工程竣工证书（正本及副本）等。1.1.2施工单位的基础资料：施工管理文件，工程质量检查及评定资料；工程竣工图纸；工程完工（竣工）报备资料；竣工结算资料等。1.1.3监理单位的基础资料：监理管理资料，监理过程资料，监理验收资料等。1.2资料填写：施工单位的单元、分部、单位及单项工程基础技术资料，均采用水利部颁发的《水利水电工程施工质量评定表填表说明与示例》中的表格，该例表共分为9部分246张，基本涵盖了水利工程的概（预）算项目

4、划分的全部内容。9监理单位的基础资料填写，要根据水利部《水利工程建设项目施工监理规范》（288—2003）中附录E的要求填写。监理机构常用表格为44种48张，基本涵盖了工程各参建单位之间合同管理的主要内容，是生产实践活动的客观反映。以上两种表格填写，要做到表述规范、数字准确、简明扼要。2.水利工程档案资料的整编一般来说，对一些中小型水利工程，可在工程结束后，一次收集资料并整理归档；而对于大型水利工程，由于规模大，投资大，周期长，就应该按可研前期准备，设计、施工和竣工验收等几个阶段进行同步归档整理。实际工作中，由于工程建设各方在资料整理归档中，整编水平参差不齐，为了协调统一

5、，使资料整编规范化，首先得得制定一套标准。2.1资料整编标准2．1.1工作方法的标准化9首先应制定组卷、归档等各环节的技术标准。其次建立工作程序图，具体列出与各部门之间的关系及工作的流程图等，使其达到程序化。具体可按以下流程操作：工程各参建单位的基础资料、质量评定和各阶段验收资料移交目录是否清晰；基础资料、质量评定和各阶段验收资料是否齐全；移交手续是否规范；工程档案归档汇编是否及时。其中重点是对施工、监理单位的质量检测资料的种类和频次，评定资料的填写是否规范；签证是否齐全；竣工图签章是否完备等方面进行统计和复核。2．1.2管理制度标准化各个阶段资料的整合、分类归档、打印、

6、发放、回收，到保管、利用及档案人员岗位制度等，都要有统一的标准，而且要形成文件，用制度固定下来。2．1.3统计标准化所谓统计标准化，就是使用规范的计量单位及表格对档案统计分析。具体讲就是对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用的动态过程，使用档案整理及监理规范要求的表格、文件样式进行。2．1.4其它方面9档案存放的库房管理也要达到标准化，库房标准化管理要有一套标准的办法，库房的建设包括防火、防虫、防晒、防霉、防鼠等，均有一定的标准。除此之外，还要设有良好的通风设备，保持库房通风，温度、湿度等指标都要达到《档案法》的要求。档案库房的设计还应有档案柜架的平面布置图及档案存放

7、位置图，以便高效查找。目前档案查找效率多半根据档案人员对档案的熟悉程度而定。但是随着档案的增多，时间的延长，人员的更替，只靠记忆是不行的。由于技术档案专业性较强，其档案不能象实体书架上的书刊那样可直接挑选，借阅者必须借助于检索工具，才能找到所需的技术档案。因而检索工具也要信息智能化，这也是档案档案管理考核的重要内容。2.2水利工程资料的整理2．2.1水利工程资料整理的意义水利工程资料是指在水利工程建设管理工作中直接形成的，有保存价值的各种表格、文字、图纸、图片、报告等不同形式与载体的各种记录。它是工程项目稽查、审计、验收、结算