浅议水利工程档案信息化建设

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1、浅议水利工程档案信息化建设　　档案记载着珍贵历史，系统、完整、可靠的记录着社会发展和进步，客观的反映了领导决策、工程的设计、建设等方面的过程和成果，是事实的佐证、客观评价的依据。随着社会的进步，科技的发展，档案工作开展的更加深入，档案的信息化建设提上重要日程。档案的信息化管理，就是利用现代化的科学技术手段对纸质档案进行扫描，使之转化成用计算机操作供人们使用的电子档案信息库，使档案的收集、存储、分类、查阅等变得方便、快捷。档案信息化是档案管理模式从档案实体保管转为以档案实体的数字化信息为重心，可以实现档案信息高度共享，而这必将引发档案管理模式的

2、变革。水利工程是国民经济的基础工程，关系着国家经济发展和人民生活水平的提高，水利档案真实客观的记载着水利工程的进展情况，是水利工程设计、施工、监理等活动的重要依据，具有重要的现实意义，因此应加强对水利工程档案的管理，采取先进的管理方式，充分利用现代信息管理技术，加快水利工程档案的信息化管理进程，逐步提高存档质量和工作效率。一、传统的档案管理方式存在的弊端61、档案的查询、管理不便。档案管理人员从一本一本的目录中找出所需的档案来，然后根据记录到库房中查找，费时、费力。档案在长期频繁的查阅过程中，会造成磨损、丢失、污损等情况，大大缩短档案的保存寿

3、命。伴随着档案接收工作的开展，纸质档案逐年增多，不仅占用了大量库房存储空间，而且加重了档案查阅的难度，造成档案提档和还卷工作复杂繁重。手工查询档案速度慢、工作量大，直接影响档案的查询效率，导致了档案信息资源的浪费。2、档案的管理存在很多安全隐患，包括：环境、人为等各方面的因素，传统的纸质档案对档案库房的保存环境要求很高，灰尘、高温、潮湿、日光照射的强度等因素都会导致档案寿命变短，档案管理人员因调卷、还卷频繁的进出档案室，本身就会破坏档案的管理环境，不利于档案的保管。二、档案信息化管理的重要性6传统档案管理的弊端迫切要求加快档案的数字化进程，提

4、升档案的管理水平，建立数字化档案管理。在新的形势下，国家档案局颁布了《全国档案信息化建设实施纲要》，这是“十五”计划期间全国档案事业发展的唯一一个专项规划。提出全国档案信息化建设的目标和主要任务是：本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，加快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数据库建设，在部分中心城市建设示范性数字档案馆，开展公众网上查询档案信息服务，加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和人才队伍建设。根据国家档案局“十五”规划的要求，各省、直辖市都将档案信息化建设纳入了政府电

5、子政务建设的总体规划，同时陆续启动了大规模的档案信息化建设。在国家档案局《全国档案事业发展的“十二五”规划》中提出：要加快数字档案馆及电子文件（档案）备份中心建设，完成国家数字档案馆建设总体规划的编制工作，对电子档案进行安全有效的管理的工作目标。河北省档案局也提出了要在“十二五”期间全部完成档案的数字化，实现全省各级档案馆档案信息资源共享的目标任务。开展档案的信息化建设，可以大大提高档案的利用效率，减少档案的提卷次数，加强档案的原件保护，可以在档案库中检索出需要的档案信息，实现即时查询，极大的减轻了工作人员的负担。使档案查借工作十分方便，档案

6、管理实现信息化后，查借阅采用计算机管理，操作方便，可以自动产生催还记录，对过期不还的借阅者进行有效的催还。三、档案的信息化管理的内容61、加强档案信息化管理的制度建设。单位领导必须高度重视档案管理工作，给予必要的支持和保障，建立健全档案管理机构和制度，成立专门的水利工程档案管理小组，明确专门的档案管理人员，专门负责工程项目资料的收集、整理及归档工作，明确档案管理人员的工作职责和责任。要定期对国家制定的档案管理的法规、制度进行研究学习，及时制定、修改适合本单位的水利档案管理规章制度。创建规范的管理机制，使档案资料标准化、规范化和共享化，不断提高

7、档案实体质量，避免相近公文重复立卷组合，建立健全各项档案管理规章制度，如：档案立卷归档制度、查阅制度、保密制度、安全管理制度等。加大档案人才的培训力度，充实稳定档案队伍，努力提高重点水利工程建设项目档案管理人员的素质，有计划、有目的的对档案管理人员进行业务培训，使水利档案管理人员不断更新知识、掌握扎实的业务技能，要不断增强档案管理人员的现代化意识，使其充分认识档案管理的重要性，牢固树立档案科学管理观念，提高档案管理人员的档案安全管理和保密意识，逐步建立和完善档案管理机制。62、加强档案信息化管理的设施建设。统筹安排档案经费和设备，建立设备齐全

8、、功能完善的计算机机房，配置承载档案信息系统的高性能服务器和数据存储器，安装河北科怡档案管理软件，为档案的信息化建设提供良好的数据处理和存储环境。不断提高档案的检索