基于互联网数据业务电子邮件归档管理探究

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1、基于互联网数据业务电子邮件归档管理探究　　摘要：针对我国互联网数据业务和市场十分迅猛的发展势头，分析国内研究电子邮件归档的现状和发展趋势，论述基于互联网数据业务的电子邮件归档管理研究的意义、内容、思路、方法以及电子邮件归档管理研究拟解决的关键问题。关键词：互联网；数据业务；电子邮件；归档Abstract：ForChina’sgainingmomentumofInternetanddataservicesmarket，theauthortriestoanalyzethecurrentsituationanddevelopme

2、nttrendofdomesticresearchone-mailarchiving，discoursethesignificancecontent，ideas，methodsoftheresearchofe-mailarchivingmanagementbasedonthetheInternetdataservices，anddiscussesthecriticalissuesthate-mailarchivemanagementresearchintendtosolve.Keywords：Theinternet；Dat

3、abusiness；E-mail；Thearchive11在这个互联网飞速发展的时代，随着计算机技术、网络通讯技术的迅猛发展，电子邮件在全球得到了广泛的应用。借助于无所不在的网络，电子邮件的“足迹”遍及各行各业、各个领域，遍及办公机构乃至社会的基本细胞——家庭与个人，成为高效、便捷的现代通信手段和新的文件形式。截至2013年6月，电子邮件用户达24665万，占网民使用率的41.8%，手机邮件占手机网民的29.1%，比2012年12月增长1.8%。[1]由此可见，电子邮件已成为电子政务、电子商务中必不可少的信息资源。从系统论

4、的角度来看，电子邮件的管理固然要求有一个良好的电子邮件系统的内部环境，但其外部环境（诸如社会环境、机构环境）也是不可或缺的重要管理因素。“如何从大量邮件中快速搜索出所需的历史邮件和附件，并安全高效地管理和利用邮件信息，是现阶段电子邮件管理中亟待解决的问题。”[2]本文将从电子邮件的凭证价值宽泛性、电子邮件知识管理价值取向、电子邮件安全归档和电子邮件知识管理系统构建等方面加强对基于文件管理的电子邮件进行研究。1国内研究电子邮件归档的现状和发展趋势11近年来，我国互联网数据业务和市场的发展势头十分迅猛，SP/CP的兴起、电子商

5、务的理性发展、电子政务的推进以及企业信息化的长足发展和网络的应用为电子邮件信息资源的开发与利用提供了丰富的客户群。国内外关于电子邮件的研究文章也十分丰富，但对于电子邮件归档管理的研究成果很少。从中国知网上检索的13篇文章中，剔除新闻报道和行业标准后，只有7篇学术论文研究电子邮件的归档问题。而且这些非常有限的研究成果也没有形成完整的理论体系。此外，山东大学武华维的硕士毕业论文《电子邮件的归档管理》只是从电子邮件的定义及其通信原理、电子邮件在组织机构中的作用、电子邮件的价值和管理目标、电子邮件的参考模型等方面来进行研究，但对基

6、于互联网数据业务把电子邮件归档与信息资源的开发利用联系起来尚未涉及。对基于互联网数据业务的电子邮件归档管理加以研究目前在国内还是空白，这种研究现状对于正确解读电子邮件归档之后的管理和信息资源开发利用，客观评价电子邮件的功能，特别是挖掘电子邮件归档后的情报价值、凭证价值和知识价值是极为不利的。我国档案行政主管部门非常重视电子邮件的归档问题，国家档案局于2005年就制定了档案行业标准DA/T32-2005《公务电子邮件归档与管理规则》。随着办公自动化的深入发展，互联网时代的电子邮件归档在行政机关、企事业单位应用十分广泛。档案业

7、务部门对电子邮件的归档也进行了实践，但对其理论研究并不活跃。如何实现互联网时代正确认识电子邮件与归档管理关系问题，这是电子邮件作为档案管理首先需要解决的问题，也是现代档案管理中电子邮件信息资源开发与利用所无法回避的问题。11本项目基于互联网数据业务加以研究电子邮件的归档管理，进一步丰富档案信息资源的建设，适应了档案现代化建设的需要，也是档案信息化、数字化发展的必然趋势。2基于互联网数据业务的电子邮件归档管理研究的意义经过十多年的发展，中国互联网已经形成规模，互联网应用走向多元化。互联网越来越深刻地改变着人们的学习、工作以及

8、生活方式，甚至影响着整个社会进程。基于文件管理的电子邮件归档可以用于有大量邮件流通的各政府机关、企事业单位。通过电子邮件数据采集、数据存储管理和搜索等功能模块，有助于更清晰有效地识别、提取和保存电子邮件中的各类重要信息，从而达到共享利用有用电子邮件信息的目的。能够有效地利用互联网数据业务资源，实现电子邮