如何写投诉信及其回复.doc

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1、如何写投诉信及其回复一、投诉信的写作要点和套语投诉信(LettersofComplaint)是某人对所提供的服务或所购买的商品不满意时，向商家、机构提出相关的问题，并希望问题得到解决和处理所写的信件，也可称为投诉信。这类信件的写作要点通常包括以下几部分：-----提出写信的目的是为了抱怨或投诉-----表明投诉的原因-----希望问题能够得到解决范文一（Complaintconcerningservice）：DearSirorMadam,IwasavisitorinyourhotelforthreedaysduringMay5toMay8.IamsorryIhavetosayIwa

2、sgreatlydisappointedwiththeinconvenientserviceyouprovided.Firstofall,itisthelightingfacilityintheroom.Oneofthelightsisbrokenandanotherissodark.Anotherunpleasantfactorofyourhotelisthefoodquality.ThesteakIorderedissour.Thelastbutnottheleastshortcomingofyourhotelisthecoldandindifferentserviceofth

3、ewaiters.Iaskedoneofthemtobringnewspapertomyroom,butnopaperwasdeliveredatlast.Iamsurethatyouwillagreewithmethatyourserviceisunacceptable.ItrustthatyouwilltakeimmediatestepstocorrectthesituationandIlookforwardtoyourreply.Faithfullyyours,JohnSmith在结构上，这封投诉信一开头就说明了写信的原因-----在酒店入住期间对其服务不满意。第二段中列举了

4、抱怨的三个具体事实。一是电灯的问题，二是食物问题，三是服务不热情问题。最后一段中向酒店负责人提出中肯的意见，希望对方能够改善服务质量。在语言方面，简洁明了。最大的特色是注意了礼貌用语。例如，开头提出问题时，用了IamsorryIhavetosaythat…。在写抱怨信时，礼貌用语很重要，因为对服务或商品不满意，很容易用充满怨气的语言，所以得体的语言才不会影响投诉者与被投诉者之间今后的关系。比如，原文中用unpleasant修饰factor，而没有使用disgusting等语气强烈的形容词。最后一段中用了Itrustthat…和Ilookforwardto…这样的句式，一方面，它们是

5、抱怨信的良好结尾，另一方面说明了对对方的信任和对迅速处理办法的期待。范文二（Complaintconcerningdamagedgoods）：DearMr.Jack,The50TeaSetsweorderedweredeliveredyesterday,butweregretthat5setswerebadlydamaged.Thepackagescontainingtheteasetsappearedtobeingoodcondition,soweacceptedandsignedforthemwithoutquestion.Weunpackedtheteasetswithgre

6、atcareandcanonlyassumethatthedamagemustbeduetocarelesshandlingatsomestagepriortopacking.Weshallbegladifyouwillreplaceall5setsassoonaspossible.Meanwhile,wehaveputthedamagedteasetsasideincaseyouneedtocheckthem.Yourssincerely,David此信的开头表明收到了50套茶具，并用了weregretthat….这样的句式表达对五套已损坏的茶具的遗憾。第二段中，说明了茶具损坏的

7、可能原因。在用词方面也注意了一些技巧，如appearto和weassumethat…等。最后表明希望损坏的茶具能够得到更换处理。值得注意的是，为确保提出损坏物品的真实性，所以交代了损坏物品已保管好，待对方核实，以便处理。常见开头和结尾：开头法：1.Wearesorrytoinformyouthat…werebadlydamagedwhendelivered.2.Oninspection,wefoundthatthequalityofthegoodsdidnotmeet