医院基建档案管理工作存在问题和对策

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1、医院基建档案管理工作存在问题和对策　　【摘要】医院的基建档案真实地记录着医院建设历史和现状，对医院建筑的检查维修有着重要的作用。本文分析了基建档案在医院管理中的重要作用，指出了现在医院基建档案管理中存在的问题，给出了要提升档案管理人员和建档案管理的水平，使基建档案管理更加科学化、规范化、标准化的改善措施，使医院基建档案更好地为医院工作服务。【关键词】基建档案；医院；存在问题；管理0.引言随着我国经济的不断增长，国家对医院建设的重视也不断加强，对医疗卫生行业的投入不断增多。在医院的检查维修工作中，基建档案起着十分重要的作用，所以管理好医院的基建档案有着重大的

2、意义。但是，近年来我国医院在基建档案管理上存在着不少的不足和问题，影响了医院的工作，如何做好此项工作成为了档案管理人员需要思考的问题。下面就此进行讨论。1.基建档案在医院管理中的重要作用档案不仅是一种信息资源，也是一种看不见的无形财富。在领导做出重大决策时，档案可提供相应的参考和依据，可以反映其整个医院的管理水平。做好基建档案管理工作对推动医院可持续发展具有十分重要的意义。61.1医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手资料其记载着基建项目在建设、改建、维修、使用过程和结果的技术状态。基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付后的各种报批文件、合

3、同协议、洽商变更等各种各类的资料。由于医院基建项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案具有多种载体、档案数量多、保存价值高等特点。1.2基建档案能真实反应医院项目的建设质量医院的基建档案的本质是通过文字和图片、声像记载医院建设的全过程，它从静态上反应了整个建筑物的变化发展，为医院的规划建设管理工作提供了很好的依据，能真实地反应医院在施工的不同阶段、隐蔽部位的施工情况，展示工程的真实面貌和施工质量。1.3医院基建档案对医院的建设和维修具有重要参考价值时间越久，完整、系统的基建档案在医院后期建设中的参考价值越明显。基建档案记载了大

4、量医院建设基本信息，包括各类建筑结构、地上及地下各种管线的规划、设计、招标、维护等详细资料。随着时间的推移，当初的基建人员或调离或退休，大楼内的水、电、暖通等设施的消防检修、新设备安装、空间改造等后续工程，完全依赖早期形成的基建档案。62.当前医院基建档案管理工作中存在的若干问题由于部分单位领导只重视工程建设，对基建档案管理重视程度不够；相关单位没有及时制定档案管理方面的制度，没有能够按要求归档立卷，严重影响了档案管理的质量。2.1缺乏建档意识根据国家档案局、国家发改委联合发布的《重大工程基础设施建设前期档案验收办法》规定，项目档案验收是项目竣工验收的重要

5、组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的工程，不得进行或通过整个工程基础设施建设前期的竣工验收。但是很多医院院长和基建管理人员不知道也不清楚此项规定，医院建设中重进度、轻资料的现象非常普遍。2.2缺乏建立档案管理机制很多医院档案管理的专门机构不健全，基建档案更是被忽略。大部分医院工程指挥部或筹建办公室都不配备专职档案资料管理人员，对基建档案也没有考核和检查，没有交接制度，缺乏有效整理。2.3及时、完整归档不够由于大型医院建设周期长、资料多，工艺复杂，很多建设资料不同程度掌握在不同人的手里。工程人员不了解档案专业技术知识以及工作程序，缺乏工程档案管理

6、的实践能力，使基建档案的收集、整理和归档都不及时和不规范。62.4缺乏现代化档案管理手段医院工程指挥部或筹建办公室大都在工地现场，用房紧张，条件简陋，很多基建过程中形成的资料堆放在办公室里，没有专业的档案管理的橱柜和工具，声像档案、电子档案缺乏硬件保存的介质，档案的质量和安全得不到保障。同时，由于基建工程和档案工作的专业性，工程人员和档案人员往往互相不了解各自专业和技术知识、工作程序，给基建档案的收集与管理带来困难。3.新形势下做好医院基建档案管理工作的途径3.1领导重视是做好医院基建档案管理的关键医院领导要加强档案管理意识，认识到基建档案管理对医院基础性

7、管理工作的深远影响，要进一步强化档案形成者的档案管理意识。如有档案失真、散失、遗漏、损毁的，就要追究有关人员的责任。档案管理工作要实现四个纳入：纳入医院计划和规划；纳入医院管理制度；纳入有关人员的职责范围；纳入有关干部的年终目标考核内容。3.2建立健全队伍和制度是做好医院基建档案管理工作的保证6基建档案管理的科学与否直接影响到工程项目今后的维修、改造和扩建能否顺利进行，因此，需要建立一支有责任心、事业心，对医院历史负责的专兼职档案管理干部队伍，需要制定健全档案的收集、整理、保管等一系列制度，严格档案登记手续，对于借出的图纸、设备资料要及时回收入库，防止长时

8、间散落到个人手中。医院基建档案必须及时归档，认真整理，克服对档案资