连锁公司管理系统业务流程.doc

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1、业务流程说明1、进货业务（1）采购计划流程根据库存及销售情况，制定采购计划部门经理审批授权与供货商签订合同临时采购合同不能及时签订或是口头合同，用订单录入（补录入）合同录入计算机系统组织药品采购注：所签定的供货合同应一式两份，财务一份，采购部门一份留存备查；首营品种的合同是一式三份，质检要留存一份。但在操作过程中合同未留财务，。（2）到货流程供应商将药品送达仓库仓库收货，登记来货单位，确定是采购入库，根据合同或订单数据检索商品，填写数量、批号、有效期至等信息，打印“收货单”。采购部复核单据价格，存盘入库仓库质检人员验收，审核收货单放不合格区转退

2、货或报损流程生成进货台帐不合格注：1、实际操作中采购部复核单据价格存盘入库环节，因此出现了许多兰字、红字相同的金额（同品种）；2、打印的进货单是四联单，白联留仓库备查；红联财务记帐联（三天到财务部）；黄联给供应商，作为对帐付款的依据；蓝联质检留存。（3）进货付款流程采购员根据合同及供货商到货情况向提出付款申请采购部做付款结算单，并打印采购对发票审核确定采购部核对结款票据登记发票供货商提供发票财务付款并确认结算单注：1、系统在商品入库时即登记供货单位的应付款，登记发票进行管理目的之一是记录发票信息，之二是区分业务和财务应付款的差异；1、财务根据采

3、购部做的付宽结算单（含供应商提供的增值税发票、黄色的进货单）配进货财务联，付款后在业务系统下帐减少应付款。2、建议黄色的进货单不要留在凭证里，容易引起不熟悉的人的误解，可以按月按省装订。（4）进货退仓流程采购部填写退货通知单仓储部门核对品种、批号、效期、数量信息生成退出台帐质检复核退出存盘记账注：1、仓储部按采购部填写的退货通知单容，填写退货单。2、退货单一式三联：财务一联，仓库一联，供货商一联。2、销售开票出库流程客户或业务员做开票通知单没有客户中心开票，检索是否有客户档案转首营单位审批流程（开票员没有直接增加新客户的有权限，新单位必须走首营

4、审核流程）信贷额和信贷期校验信贷额外经理审批信贷额内同意不同意开单员开补差单（补价单），需在单据抬头登记原销售单编号，或提取原单数据做补价操作。开单员确定票据仓库（西北批），类型（药品、器械、计生、精神等），根据类型检索商品信息，根据仓库拦截多仓库单据。打印销售票。拒绝销售收款台做单据审核销售结算流程收款台结算盖章现款欠款北批仓库在提取销售单,做备货打印点货待发，批号调整西批仓库在提取销售单,根据提货联点货，批号调整打印发票生成出库台帐复核出库下帐送货或客户提货注：1、销售清单是五联单，红联抵扣联；黄联随货同行联；蓝联仓库出库联，白联客户记帐联

5、；绿联财务记帐联。2、销售单生成形成业务应收款，收款台根据收款的不同形式，A、现款确定减少应收，财务记帐联随同当日的现款销售日报，在第二天的10点前交财务；B、赊销挂帐（需经理或经理委托人签字）确定财务应收，（a）客户自提的，收款台留财务联，其余交客户到仓库提货；（b）、送货的收款台留财务联、抵扣联，其余联送仓库（签字交接）；赊销的财务联等随同当日的赊销日报在第二日的10点前交财务。3、销售退回流程客户退货商品送达仓库仓库收货，登记来货单位，确定是销售退回，填写商品、数量、批号、有效期至等信息，打印“收货单”。客户中心根据票据，调原单价格信息，

6、存盘入库仓库质检人员验收，审核收货单生成销售退回进货台帐营销部确定原单和退货信息特批允许入库不可销售品种转采购退出或报损流程不应退回商品注：1、7天的由客户或业务员拿原随货同行联，写出退货原因，直接走上程序；2、超时的，由客户或业务员填写退货申请单，部门领导签字，到采购部分管的采购员去核实是否可退签字，不可退的退回，由业务员自己处理（按成本赔尝）；可退的采购部经理签字，走上程序入库。4、销售结算流程业务员预计收款财务部按单据勾兑结算减帐收款收款台发票登记，打印税票清单注：1、系统在商品出库时即登记销往客户的应收款，登记发票进行管理目的之一是记录

7、发票信息，之二是区分业务和财务应收款的差异；2、收款台根据客户提供的抵扣联，先在系统发票管理里勾单形成发票金额，再在税控机上开出对应的普通发票或增值税发票。5、药品盘点工作程序：（1）日常动货盘点仓库打印当日动货商品表（显示当日出入库数量和结存数）仓库实盘点数仓库对差异数据进行调整：数量差异复核后做货位账目调整；批号差异复核后做批次数量调整（2）季度盘点信息中心打印盘点单（盘点之前必须将所有正式单据录入）仓库盘点，填盘点表对实盘差异数，财务做报损处理6、报损、报溢程序信息中心按仓库盘点情况，作损溢开票单财务专人审核财务部审核，存盘记账7、移库流

8、程仓库调拨开票（北批人员只能开北批调西批单据，西批人员只能开西批调北批单据），打印单据审核出库减帐收货仓库选择调拨开票单据，收货、入库上帐送货取消移仓