Excel与Access应用与区别(分享).ppt

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1、Excel与Access应用与区别03020401Excel与Access的应用Excel与Access的区别Excel使用技巧及经典案例Access使用技巧及经典案例01.Excel与Access的应用Excel和Access的特点？Excel：属于关系表，简单易用，好操作上手容易、格式多样、数据展示是强项，小规模数据就用Excel。Access：属于小型数据库，易于存储大量数据。上手慢、维护难度低、数据存储与整理强项，大规模数据就用Access。02.Excel与Access的区别Excel与Access的区别？有些人在E

2、xcel中摸爬滚打很长时间后，发现Excel已经不能满足他们大量数据和复杂数据出的需要，升级到Access是他们必然的选择。但是，在进入Access的大门后，会发现Access以令人困惑的完全不同的方式呈现在他们面前。他们熟悉的Excel数据处理的方法，表设计的思路在Access中完全行不通了，甚至成为学习掌握Access的绊脚石。Excel和Access两者在功能上相同之处就是数据处理。两者处理数据的理念不同（难理解），这里暂不介绍。1.对象不同Excel只有一种对象：Sheet（工作表）。Excel一个工作簿中可以有多个工

3、作表，工作表之间基本是相互独立，没有关联性或者有很弱的关联性。Acesss（2003）有七种对象：表、查询、窗体、报表、宏、模块和数据页。Access在各种对象之间不是独立的，是存在着关联性。一种对象的多个子对象，例如各个表之间、查询之间、窗体之间、报表之间也存在关联性。这种关联性造就了Access强大处理能力。2.使用方式不同Excel是一种自由的，表之间的关联性任意的。可以把Excel处理数据的方式比作一个小公司的管理。一个小公司的管理模式是不能直接套用到大公司的管理上。所以Excel表必须按照规范模式改造，才能在Acce

4、ss中使用并完成预想的任务。Access在处理大量数据上是比Excel具有更强的能力。可以把Access处理数据的方式比作一个大公司的管理。使用Access完成数据处理的任务，在实现起来要比Excel复杂很多。这种复杂性的回报就是更强的能力。Access是一种规范的，各个对象之间存在严格的关联。这个规范性和关联性都是Access强大数据处理功能的基础。因此在设计表过程中，必须遵守这种规范性。3.Access表和Excel表从外观上看Access与Excel表似乎相同，实际上两者有很大的。1.主题：对于一个主题Access只有一

5、个表，而Excel可以有多个表。例如工资表，在很多财务人员使用Excel是月创建工资表，例如1月工资、2月工资，…。而Access则所有的工资部分月份都放在一个表。2.多表关系：Access表各个表间存在严格的关联。Excel表各个表间的关系随意。3.Access表和Excel表3.数据计算：Excel表中单元格中可以存储数据，也可以存储公式，可以进行计算。Access表只能存储数据，不能存储公式，没有计算功能。Excel这种计算能力，使得Excel具有灵活的强大的计算能力（但计算能力受到数据量大小的限制）。Access计算功

6、能是由查询和程序来完成的。Access的特点正好发挥计算能力的强大作用。4.数据容量：Excel表处理数据的容量有限，数据量大时速度较慢；Access表可以存储2GB数据。3.Access表和Excel表5.索引：Access表有索引，Excel表没有索引。索引使得Access在查找筛选数据时，具有Excel不可比拟的速度。6.数据类型：Access表设计时首先定义数据类型，Excel表没有这样的要求。7.数据格式：Excel表中每个单元格都可以定义自己的格式。Access表每一列的数据格式一致。数据格式显示特性由窗体和报表实

7、现。8.其他差异：数据筛选、排序等方面在实现起来有很大的差别。03.Excel使用技巧及经典案例1.Excel表格的基本操作技巧1、单元格内强制换行技巧2、锁定标题行技巧3、打印标题行技巧4、查找重复值技巧5、删除重复值技巧6、快速输入对号√技巧7、万元显示技巧8、隐藏0值技巧9、隐藏单元格所有值技巧10、单元格中输入000011.Excel表格的基本操作技巧11、按月填充日期技巧12、合并多个单元格内容技巧13、防止重复录入技巧14、公式转数值技巧15、小数变整数技巧16、快速插入多行技巧17、两列互换技巧18、批量设置求和

8、公式技巧19、同时查看一个excel文件的两个工作表技巧20：同时修改多个工作表04.Access使用技巧及经典案例1.mdb和accdb文件格式的区别多值的查阅字段大多数数据库程序，包括早期版本的Access，允许存储在每个字段中的单个值。在Access2007及以上版本中