湖南师范大财会类档案归档细则.doc

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1、湖南师范大学财会类档案归档细则一、归档范围的确定（一）确定的原则1、归档的财务工作管理和会计活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。2、归档的财会文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，充分考虑财会档案的类型特点。3、归档的财会文件材料，必须反映财务管理，会计活动的全过程，保证完整、准确、系统。（二）归档的主要内容和重点1、归档的主要内容包括综合管理，会计凭证、会计帐薄、会计报表、工资清册等方面。2、归档的重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。（三）不归档文件材料1、上级有关财务

2、的普发性（非专指高校）不办的文件；2、未定稿的文件；3、重份文件及校内其他单位发来的文件；4、未生效的合同、协议、单据；5、无查考利用价值的一般性，临时性文件；6、与校外单位交换来的材料（可作资料保存）。二、财会文件材料的部门立卷及归档流程（一）形成积累1、学校财会部门领导，在制定财会计划时，要向会计经办人员布置形成积累财会材料的任务、确定本部门的专（兼）职档案员。2、财会部门的专（兼）职档案员，既要做好平时综合管理文件的收集、积累、管理工作，又要督促会计承办人员，做好平时业务材料的收集，积累工作，注意文件材料的完整、系统、准确。3、学校档案馆，应了

3、解会计业务，监督、指导，检查财会部门的档案业务工作。（二）整理组卷1、学校财会部门及校内在专业银行开户的以及办有经济实体的单位，均为一个立卷部门，分工归口立卷。2、坚持财会文件材料形成部门立卷归档的原则，各财会部门专（兼）职档案员负责将积累的文件组卷成册，向学校档案部门移交。3、遵循会计核算材料的形成规律的特点，保持其有机联系，便于保管和利用的组卷原则，将归档的会计核算材料收集齐全、完整，根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量、保管期限分别整理组卷。4、按照会计年度时间进行组卷，不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。5、财会部门将各种记帐凭证按时间

4、顺序整理，组成一卷或多卷，每卷不超过200页，厚度2cm为宜。6、案卷封面应逐项按规定填写清楚，标题要简明、确切地反映卷内材料内容，包括责任者，内容和文件类型、名称，要用毛笔、碳素墨水钢笔书写或者用计算机打印，字迹工整、清晰。7、对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证，应单独立卷，保管到结清债权债务为止。8、编写页号，每卷页号均从1开始，编写在有书写文字的页上非装订线一侧的下角。长期永久保管的案卷，要填写卷内目录，按规定格式填写，用钢笔或毛笔书写，禁止使用圆珠笔、铅笔。9、卷内文件材料要去掉金属物，对破损和无装订线位置的文件要进行修复、贴边处理。字迹

5、模糊、扩散的应复制并与原件一并立卷。10、案卷采用三孔一线的方法，粗线装订成册。卷内材料以左下方对齐、在左侧装订。11、卷内备考表记载案卷内材料的缺损、修复、补充、移交、损毁等需要说明的情况。（三）归档验收1、当年产生的会计材料，立卷部门应于次年第一季度内整理组卷，并向档案馆移交一份案卷目录。2、财会部门移交财会档案时间：当年财会档案，在会计年度终了后可暂由财会部门保管1～3年，期满后的次年五月底向档案馆移交。3、财务处的综合性管理文件按年度于次年五月底前，由专（兼）职档案员整理组卷，向档案馆移交归档。4、移交财会档案时，要编制移交目录一式二份以便存

6、查。交接双方必经当面验收归档材料是否完整、系统、准确，卷内材料排列、编号、书写是否符合要求。凡不符合要求者，档案馆有权拒绝接收，并要求限期改正后归档。5、学校档案馆接收保管的财会档案，原则上应保持原装，个别需要拆封重新整理的，应当会同财会部门经办人员共同拆封整理，以分清责任。6、档案馆对违反财会档案管理制度的有权进行检查纠正。湖南师范大学财会类档案归档范围和保管期限表(一)财务处综合（WS11）序号归档内容保管期限1上级有关财务会计工作的文件材料永久2本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件永久3财会档案移交保管清册永久4学校基金管理工作文件

7、长期5有关财务管理方面的其他文件材料长期6会计移交清册长期7财会档案销毁清册长期8财务处工作规章制度、管理办法、岗位职责长期会计报表（WS12）序号归档内容保管期限1决算报表（含基建综合决算）永久2年度以上规划表、分配计划、测算表长期3年度以上各种统计报表（含工资报表）长期4预算会计报表短期5季度以下各种计划、统计报表短期会计帐薄（WS13）序号归档内容保管期限1涉及外事会计帐薄永久2总帐长期3日记帐短期其中：现金、银行存款日记帐长期4预算内帐薄（含明细帐、分户或登记帐）短期5预算外帐薄(含明细帐、分户或登记帐)短期6学校专项基金帐薄短期7固定资产明

8、细帐（卡片）（固定资产报废清理后保管五年）短期会计凭证（WS14）序号归档内容保管期限1涉及外事的会计凭证永