[精品]原始记录管理制度.doc

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1、原始记录管理制度1目的为规范公司原始记录管理，加强对各类记录的有效控制、保管和使用，特制定本管理制度。2适用范围:■口本办法规定了原始记录的分类、编号、编制、使用、保管等管理事项，包括电子版形式的记录管理。木管理办法适用于公司各级部门。3术语和定义记录：记录是为己完成的生产、管理和作业活动或达到的结果提供客观证据的书面（或电子版）文件。记录由规定的记录表式及记录事项、图表等组成。4职责4-1生产部负责记录的审核、编号、汇总等日常管理。4.2公司办公室（文印）负责记录的委托印刷等LI常管理。4.3生产车间、质检分析室负责各自的记录填写、贮存和保管。5管理内容与方法5-1记录的建立、更改、委托印刷

2、5.1.1记录的建立、更改由主管部门或使用部门提出，委托印刷由使用部门提出。记录的建立、更改、印刷量须经主管部门对记录的内容、使用量等方面审核后执行。5.1.2生产部负责对生产现场相关记录表格的统一编号后再由所在部门委托印刷。5.1.3委托印刷至少在二个月前提出，原则上一次印刷量控制半年左右的使用量。5.1.4办公室（文印）在接受委托印刷时须凭有效《委托印刷审批单》方可实施印刷（包括外委托)o5.2牌的分类5.2.1部门类别取其简称,如：质检、车间等。5.2.2记录的专业类别，可根据各部门特点划分，如生产、技术、质景、设备、文控等。5.2.3记录类别根据本标准分为原始记录（记录）、台帐、报告、

3、图表、照片，以及电了媒体的记录等。5.3记录的设置5.3.1各部门根据工作重要性和必要性设置记录的类别，记录文件要明确适用范围，同一专业或部门记录项目不重殳、不交又，有利于记录信息共享，并减少作业部门的负担。5.3.2记录表式一般应编入相关的管理文件（附录），并与管理文件的内容相一致；设计记录项目应合理、简单明确，具有期、质、量要求，便于见证业务活动的痕迹，便于统计分析。5.3.3记录表式一般应设置填表部门、填表人、审核人、口期等项栏目，使之具有可迫溯性。5.3.4对于公司和国内外行业标准的通用记录表式，可直接使用，不再对其重新编制和编号。5-4记录的填写5.4.1记录必须在规定期限填写和上报

4、，任何个人和部门不得延误上报时间。遇有客观原因不能按时上报，须事先征得主管部门同意。5-4.2记录填写须指定相应岗位的操作及验证人员负责，记录中应注明填写时间，记录人（全名）、审核人（金名）应在记录中签字，必要时应由主管领导确认签字。5.4.3记录填写执行国家法定或公司规定的引景单位和符衣5.4.4记录填写必须及时、准确、全面；字迹清晰、整洁，便于识别和保存。5-4.5记录数据填写必须真实准确、不得做假、估记，对记录造假、失实而造成后果的，按谁填写谁负责原则，追究填写人责任。5.4.6各项工艺操作、监视和测量等作业岗位应作实时记录和整理，不得在事前填好或事后补也5.4.7己填写的记录不得随意更

5、改。若由于笔误造成差错需要更改，修改人应在笔误的文字或数据上画两横线，再在笔误处的上行间或旁边填写正确内容并签字，同时写明更改时间。5.4.8记录设置的项日应逐项填写，若某些项目不需填写时可空缺。5.5记录的保管与处置5.5.1各类记录文件应明确专门的保管人，按规定的期限保管、处置，超过保存期限的记录，应列出销毁清单，经主管部门领导签字批准后进行销毁。5.5.2对已上帐、汇总、整理后的记录，要按月、季、年进行编目保管，便于检索查寻。5.5.3记录文件的保存应选择适宜的环境，防II：损坏、变质和丢失，确保字迹能正确辨认。5.5.4记录保存期可根据的用途及实际需要，规定其保存年限，-•般规定为1-

6、5年，特殊情况下可长期保存。5.5.5列入归档范围的记录文件，按档案管理规定，报送档案室归档和处理。5.6记录的查阅5.6.1记录使用部门和规定人员应及时查阅、分析和处理记录文件，并做好上帐、汇总工作。5.6.2各部门记录文件原则上只供公司内部使用，夕卜部杳阅须得到主管专业部门同意，涉及保密的记录文件须报请总经理审批同意。5.6.3查阅或借阅人员应保持记录的完整和清洁，不得在记录上私自涂改或撕毁，借阅部门应对归还的记录进行检杳，发现折页、更改等情况，要迫究其杳阅或借阅者的责任。5.6.4主管部门结含制度检杳，可直接查阅相关部门的记录文件，并对记录文件的编制、使用、保管的规范性和记录事项的准确性

7、、完整性作出评价。6相癖件《档案管理制度》