供应商档案管理规范.doc

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1、供应商档案管理规范1、目的为促进采购信息管理的规范性和ERP信息管理的安全性，制定本规范。2、范围本规定适用于供应商信息及ERP相关采购业务执行过程的供应商信息管理，是ERP系统中采购业务相关的所有职能部门执行规范之标准。3、职责3.1采购部是供应商信息的归口管理部门，负责公司所有供应商信息的整理、规范、ERP信息处理。3.2各职能部门，需要使用ERP相应采购功能的都需按此规定执行供应商信息管理的相应流程3.3公司ERP系统管理员负责相应权限的调整和控制。4、程序4.1采购员需在样品检验合格以后，向供应商档案管理员提交《供应商档

2、案表》，由管理员审核后录入ERP系统中，以供采购业务执行过程的使用，完成供应商信息的新增工作。4.2《供应商档案表》填写规范：a.表中分类和供应商编码由管理员填写b.表中供应商简称对应ERP系统中信息需填写全称，产品名称、规格需按实际送样产品进行填写详细内容，由相应采购员填写c.需填写联系人、公司地址、联系方式，由采购员填写d.表中账户类型、账户名称、账号（银行）、开户行，必须填写准确，由采购员填写。e.表中付款方式、是否含税、发展日期、业务员需由采购员与供方确认后填写，如有修正需及时与管理员沟通修改相应信息。4.3供应商信息管

3、理员需在新增供应商信息时确认系统内有无重复，供应商档案表中内容填写是否完整，必要时要求提供供应商相应证明文件，确认无误后方可录入ERP系统。管理员需在12小时工作时间内完成信息录入工作。4.4供应商信息修改。如因业务需要，需修改供应商相关信息，需由业务员提出申请并填写《供应商档案表》填写相应修改的内容，由部门主管或经理签字后，交由管理员进行ERP系统内变更。4.5供应商信息删除。如因业务需要，需修改供应商相关信息，需由业务员提出申请并填写《供应商档案表》填写删除原因和供应商编码，由部门主管或经理签字后，交由管理员进行ERP系统内

4、删除。5、相关文件《采购过程控制程序》《供应商管理规定》6、相关记录《供应商档案表》