会议接待策划方案.doc

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1、会议接待策划方案一、会议主题：“我为家乡做代言”——暨第六届国际食品安全年会GFSF十大品牌“新地标产品”崛起评选二、会议时间：2015年12月5日至2015年12月6日（早9：00-晚6：00）三、下榻酒店：XXX温泉度假酒店四、会议地点：云南省昆明市经开区出口加工区顺通大道浦发路16号云南创新生物产业孵化器五、环境布置（一）会场外区域布置酒店外围环境：含本次会议主题的欢迎横幅会议室外围环境：孵化器正门悬挂本次会议主题的欢迎横幅、从入口到会议室导示牌、会议室门口放置签到桌、会议室外设置产品展示区域（二）会场内主要区域布置会议桌桌摆放：课桌式摆放，水牌的摆放会议用品:白纸

2、、签字笔、矿泉水、纸巾等会场氛围：主题布标、背景音乐六、会议接待流程细节1）会前准备要求1、确认出席会议的人数，参会人员的详细信息、会议名称，参与单位（包含：主办、协办、承办、指导），会议日程安排，会议的主宾身份，会议坐次顺序安排。2、安排酒店房间、午餐、晚餐及晚宴并安排酒店提供叫早服务。3、准备会议资料，设计制作会刊，设计制作四份评分表，由承办单位按会议要求根据参会人数印刷。准备领导发言稿以及新闻通稿。准备会后赠送用礼品（由承办方负责）。4、根据承办单位所提供的资料，在会议室外设置产品展示区。5、在会议室内为参会宾客提供茶歇服务（热茶、咖啡和糕点）。6、确认会议室内各种

3、用具和设施符合会议要求（签到台/椅、签到簿/笔、会议桌、椅子、矿泉水、纸/笔）。 7、确认会议设备就位，如：讲台、投影屏幕、LED屏幕。调试好相关设备如：话筒、多媒体投影仪、音响、空调、灯光。8、核对会议横幅和指示牌内容并制作和放置指定位置。 9、会议摆台标准签到桌及文具用品 a.在大厅门口处或会议室入口处准备好签到桌、笔、纸或簿。 b.如会议要求配备信纸、便笺、黑色碳素笔等，要每人一份整齐地摆放在会议桌上。各项用品均应在会议前30分钟准备妥当。10、通知孵化器物管派人清扫公用卫生间，并派专人职守。11、会议开始前三十分钟需把会议室设备再次检查一遍，包括空调，灯，话筒，投

4、影等。12、准备安全应急预案1）会议迎候服务（会议开始前30分钟门口迎候）1、精神饱满，微笑有礼在门口迎候客人，请宾客签到、发放资料（会议资料、评分表及会刊）、引领宾客就坐。（迎宾是否招募志愿者？还是工作人员？）2、会议厅入口大门开启，客人集中进入时注意分流指引客人进入会场。2）会议服务程序1、工作人员主动询问主办方或负责人会议厅内灯光需求、背景音乐要求、确认会议人数。2、当客人来到会议厅时，礼貌热情地向客人问好，指引入座。 3、工作人员再次确认话筒是否开启状态（以防其他原因关闭），尤其主席台需特别关注。4、先到达的客人入座后，提供饮用水服务。 5、服务人员时刻关注会议客

5、人动态及需求，分辨会议客人，防止其它不相关人员对会议客人的干扰，尤其对于在走廊吸烟及大声喧哗的客人要劝阻、引导，尤其是会议主管要加强现场管理。 6、会议期间服务人员站于会议厅门口主动为进出门客人拉/关大门。 7、会议中间休息，要尽快整理会场（如：桌椅等），添补和更换各种用品（如：水杯、矿泉水、纸、等）。 1） 会议结束服务1、打开会议厅大门，引领客人到出口。 2、工作人员应站立门口，微笑向客人道别。3、工作人员应主动检查一遍会场，看是否有遗留物品等，设施设备有否损坏，如有问题及时与会务组联系并做好记录。 4、找合适机会询问主办方意见或建议。 5、通知孵化器物管派人清扫会议

6、现场、桌椅归位，撤下会议所用物品。 七、会议流程细节12月4日：全天在酒店或云南创新生物产业孵化器报到宾客到达酒店入住以后，拨打云南省南亚国家科技商贸促进会对接人员电话，由对接人员进行登记完成报道。或直接来到南亚促进会像工作人员进行报道。12月5日：8：30-9：00迎接与会宾客签到并进场就座9：00-9：15与会相关领导发言致辞9：15-9：30国际食品安全协会及协会项目介绍9：30-10：30与会约20家企业演讲并进行打分（企业及企业产品介绍）10：30-10：45进行茶歇休息10：45-11：30与会约15家企业演讲并进行打分11：30相关领导或主持人宣布上午会议结

7、束11：30-14：30午餐、午休并返回会议室14：30-15：30与会约20家企业演讲并进行打分15：30-15：45进行茶歇休息15：45-18：00与会约35家企业演讲并进行打分18：00相关领导或主持人宣布当日会议结束18：00-20：30返回酒店食用晚餐并举行供应商与销售平台、产业链平台对接活动注：按照每家企业约3分钟时长来进行演讲安排12月6日9：00-10：00主持人宣布今天会议开始；与会约20家企业演讲并进行打分10：00-10：15进行茶歇休息10：15-11：30与会约25家企业演讲并进行打分11：30-1