探析当前提高档案管理效率的对策.pdf

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1、档案管理探析当前提高档案管理效率的对策张红波(吉林省梨树县社会医疗保险管理局吉林四平136500)摘要：当今社会和经济处于快速发展时期，档案管理面临前所未有的挑战加强管理，提高工作人员素质，应用现代化管理手段等，是目前提高档案管理效率的重要任务关键词：档案管理；效率；问题；对策1当前档案管理存在的问题了总结自己对社会的影响。这要求相关领导人员做好档案管理工作的目前我国档案管理的水平普遍较低，主要存在的问题如下：宣传和教育工作，使人们特别是档案人员对工作有积极的认识。使档1、档案管理人员专业素质不高。目前，我们虽然有了一支稳定而案人

2、员积极进取，对自己的各方面都做出相应的调整和重新定位，一发展的档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新改过去收摊看点，仓库保管员的现象，在埋头苦干的同时，多一些敏时期开展档案工作的需要，特别是进入21世纪，熟悉档案内容，能进感和睿智，有为才能有位，使档案创造出更丰厚的社会效益和经济效行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。益。2、档案管理不够规范目前，在一些大的企事业单位或者是专业3、档案的现代化要与企业的信息化同步企业档案必须适应信息化的档案馆普遍存在管理不规范的问题，主要表现在：第一，档号不规要求，把电子文

3、件妥善保管起来。信息化的迫切要求及飞速发展，对范。第二，案卷标题不规范。第三是大部分案卷缺少卷内目录。第四档案部门提出了更高的要求和一些亟待解决的问题。当前，在企业信是组卷混乱现象比较严重。息化建设过程中，也有档案部门不了解、不懂的东西，特别是信息管3、档案检索效率不高。档案检索方式有手工检索和计算机检索。理系统、资源管理系统、ERP系统、cAD／c系统等。在这种情况下，在目前，传统的手工检索占有很大比重。各档案部门在手工检索的途档案部门要知难而上，积极参与企业信息化建设，使档案管理成为企径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工

4、具。在编制检索工具业信息化的一个重要组成部分。档案人员要边干边学，在管理的过程中出现了求“多”不求“精”的现象，误认为编制的检索工具越多档中学习和掌握信息化的有关知识，使档案现代化与企业信息化有机结案工作服务质量越高。合，同步发展。4、在信息开发和编研工作上也存在一些问题。一些档案部门为达具体地说，档案信息电子化的作用主要有以下几个方面：标升级应付检查随便选几个题人人都来编研使编研产品层次低质量差(1)可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大实用性不大利用价值更小。有的选题虽好紧跟形势但因编研时间过长多数基层档案馆(室

5、)对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅失去了时效性影响了作用的发挥。仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财2提高档案管理效率的对策力和时间的极大浪费，使现代化设备不能物尽其用。改观目前档案管理工作状况，提高档案管理效率，实现档案管理(2)缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题一选材一编辑一出版，这条“慢工出细活”的规范化是档案管理工作的目标，我们还有很长的路要走，首先我们要注意的问题解决的问题主要有：的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，往l、提

6、高档案工作人员专业技能和素质提高档案工作者素质，是往造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子加速档案科技进步，．推动档案事业发展的关键。首先要把住人才入化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工口关，注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人工作程序，快捷地出版二次文献。才充实档案队伍。同时，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段(3)档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工时间内一项刻不容缓的工作任务。当前社会和经济生活处于快速发展工作受经费限制的局面。出版手工编研信息成果

7、需要较多的经费，但时期，新的行业和领域不断形成，这些对档案业务的管理、服务等各目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经项工作提出了新的要求和挑战。档案人员应努力学习，拓宽视野，了费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用档案学科不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现单一型向多样复合型转(4)档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领变。扎实有效地推行专业继续教育。导及各个部门，就扩大

8、了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地2、调动档案管理人员工作积极性档案界长期单调而枯燥的工作方位自然也就得到了提高。式，传统而落后的工作方法，谈不上档案工作如何主动、超前服务于5、档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽市场，服务于