汇博通档案管理系统软件使用说明书.doc

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1、汇博通档案管理系统软件使用说明书概述将处理完毕且有保存价值的信息（文件），分门别类进行整理，即成为档案。要进行档案管理，首先要定义一个特殊的大类，我们可以把它称为档案室、档案中心或档案管理等。绍林科技及其属下机构从事档案管理软件的开发已近20年，，其文档管理软件产品一直是市场上的主流产品，绍林科技积累了相当丰富的档案管理软件开发经验，汇博通全面继承了这些经验，所以，具有很强、且非常专业化的档案管理功能。汇博通所提供的档案管理功能，不但适用于传统的以案卷为中心的档案管理方式，更适用于新的以电子文档管理为核心的档案管

2、理方式，管理不但专业，也非常灵活、简单、方便。汇博通可满足中小机构综合档案室的一般档案管理需要，也可满足大型机构的集中式或分布式的档案管理需求，如某国有金融机构采用汇博通建立了覆盖十三个库房的大型分布式档案管理系统，某超大型中外合资企业采用汇博通建立了覆盖全国所有分支机构的集中式档案中心，等等。档案管理架构的建立要进行档案管理，第一件事就是建立本单位的档案管理架构，再依此架构来对本单位的档案进行统一管理。档案管理的原则与基本要求，有一系列的国家标准和行业标准，我们在建立本单位的档案管理架构时，一般都要遵循这些标准

3、。由于每个单位都有自己独特的地位与业务，所以，每个单位的档案管理架构都会有所不同，也就是说，档案管理架构的建立，要在遵循标准的前提下，体现本单位的特点。汇博通提供了机关单位和企业两种不同性质的档案架构的分类模板，具有一定的通用性，用户在建立自己的档案管理架构时，可以这两种模板为基础，并加以完善，以满足自己的独特需求。档案架构也是采用类型定义的方式来实现的。机关单位的档案架构机关单位档案架构是根据机关单位档案管理的特点而定义的档案管理模型，汇博通提供了一个初始的机关档案管理架构，可供用户建立自己的档案管理架构时参考

4、。内容如下：文书档案按年度-机构-保管期限的分类方案来管理文书档案。会计档案会计档案分为会计凭证、账簿、报表、其他等类型。基建档案基建档案分为办公房屋、职工宿舍、专用基建项目等。设备档案分为车辆、办公设备、专用设备等。技术档案可按技术种类或年度-保管期限的分类方案管理。声像档案可按年度-介质分类-保管期限的分类方案管理。干部档案国家标准的干部档案，将每一个人的档案材料分为十大类，并且，其排列亦有一定的规定。干部档案和其他档案相比，还有一个特点，就是每一个人的档案都随时可能添加新的内容，即其内容无法完全固定。根据以

5、上特点，在汇博通中，干部档案的类型对象，可以不作为一个档案对象来处理，将其作为一个基本对象，上层分类可根据机构的需要来进行，但姓名以下的分类，则必须严格按标准规定的十大类来划分，并且，十大类的序号标示全部采用中文数字，即：当然，也可以从姓名开始定义为档案文件夹，除第九大类外，其他类型均定义为案卷（档案最底层分类），第九大类仍然定义为文件夹，其下面的4个分类则定义为案卷，但此时要注意的是，每一个案卷对象都要定义一个唯一的档号。专业档案如检察院的诉讼档案、政府机关与科研机构的人物档案等，用户可根据自己的需要进行分类管

6、理。企业的档案架构按国家标准，企业档案分为十大类。党群工作包括党务工作、组织工作、宣传工作、统战工作、纪检工作、工会工作、共青团工作、协会工作等。行政管理包括行政事务、公安保卫、法纪监察、审计工作、人事管理、教育工作、医疗卫生、后勤福利、外事工作等。经营管理请根据单位的特点进行分类管理。生产技术管理请根据单位的特点进行分类管理。产品请根据单位的特点进行分类管理。科学技术研究请根据单位的特点进行分类管理。基本建设请根据单位的特点进行分类管理。设备仪器请根据单位的特点进行分类管理。会计档案按会计凭证、账簿、报表及其他

7、进行分类管理。干部职工档案按干部档案、工人档案、离退休职工档案、死亡职工档案进行分类管理。专业档案架构专业档案是机构表述本单位特点的一组档案，如检察院的诉讼档案、公路部门的路产路权档案等。下面是诉讼档案的分类架构示例：所有诉讼档案都可按年度-保管期限进行分类管理。一种特殊的管理对象–最底层档案类目（或案卷）在传统的档案管理中，案卷是一个非常重要的概念，是档案的最基本单位。2000年12月6日，国家档案局发布了新的《归档文件整理规则》，对于文书档案，取消了案卷这一概念，其中，最显著的变化，是将以卷为单位的档案管理方

8、式，转变为主要以件为单位管理。无论你采用什么方式进行档案管理，都要对档案进行分类和编号。汇博通的档案分类，可分为大类、类、文件夹和子夹，子夹是归档文件的最低一级类目。汇博通对档案的最低一级类目进行了特殊处理，使其既符合传统的以案卷为基础的档案管理方式（子夹即案卷），也符合新的归档文件整理规则（子夹即最低一级档案类目）。档案定义对档案进行整理、分类，并确定最低一级类目（子夹