接待管理规定.doc

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1、接待工作管理规定第一章总则为了适应新的形势和业务发展的要求，树立公司的良好形象，扩大公司对外联系和交流，使接待工作规范、有序，特制定本规定。第二章工作职责一、集团公共关系部是公司接待任务的承接部门，负责制定接待方案和来宾的接待安排协调工作。要坚持热情周到、讲究礼仪、勤俭节约、统一协调的原则，实行统筹协调，分工协作，对口管理，互相配合的工作方针，使公司接待工作规范化，标准化，程序化，制度化。二、接待范围：1.国家、省、市、厅各级领导。2.省市政府相关保险监管、税务、审计部门的来访和检查指导。3.组织召开会议邀请的外单位人员或（邀请外单位来公司）。相关业务单位来访，洽谈业务

2、。4.外国友人来访。5.公司各股东来陕或公司办理业务。6.集团召开股东大会、董事会、监事会时，各位股东、董事、监事来公司参加会议。7.上级有关部门组织的专项业务检查。8.公司领导交待的其他工作。三、接待任务分工上述1-5的情况由集团公共关系部负责统筹协调安排。上述6、7的情况由集团董事会统筹协调安排；公共关系部给予配合。上述8的情况由对口负责部门统筹协调安排；公共关系部给予配合。上述9的情况由集团公共关系部负责统筹协调安排。四、需要派车和采购的应通知后勤部进行配合。第三章接待规范一、接待细节：仪表：面容清洁，衣着得体。举止：稳重端庄，从容大方。言语:语气温和，礼貌文雅。

3、态度：诚恳热情，不卑不亢。引领：通常走在客人右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸手示意。二、座谈时，客人落座后，要以双手奉茶，先客人后主人，先领导后同事。当客人落座与拜访人进行交谈时，接待员应退出，并每隔15分钟进入交谈区给客人的茶杯进行续水。三、接待过程中涉及机要事务，重要会议等特殊情况下要特别注意保密。四、接待完成后，应及时给客人按电梯，引领客人先进先出。第四章其他注意事项一、如在接待过程中需要请相关部门人员协助或出席时，需提前通知相关人员。二、当确定来访客户职位级别较高或影响力较大时，需公司领导出席，行政应在第时间通知公司常务副总或集团总经理。三、接待人员

4、在接客户来公司时，出发前应电话告知相关部门负责人或集团公司领导提前做好接待准备。四、集团公司人员在给来访客户做讲解时，接待人员要尽可能全程跟进，定时了解来访客户的各项需求和疑问，并及时给予协调解决。五、客户临走时，接待人员需提前十分钟通知司机把车开到公司门口待命，不可出现客户等车的现象。六、对下午来公司参观的客户，应尽量让其在中午午餐后稍做休息再来公司，或提前备些速溶咖啡或茶水。七、外地客户来访前，应发布短信告知西安的天气预报及欢迎词。八、车票预订应注意以下事项：（一）公共关系部在收到预订车票的指令后，须确认以下信息：乘车人身份等级、乘车人姓名、乘车人身份证号、乘车人人

5、数、预订车票日期及出发时间、乘车路线、有无特殊要求等。以节约成本为原则预订车票。（一）原则上，公共关系部在接到总经理、常务副总、行政总监指令后方能预订车票。（二）在预定车票时，须根据出发的起始时间计算好摆渡的路径、时间，在考虑到经济成本的同时，尽量以方便客人出行，避免疲劳的方式预订车票。（三）公共关系部应将反馈信息同时发至乘车人及安排的驾驶员，并及时确认信息是否送达。（四）车票信息若因特殊原因发生变更，公共关系部应及时联系乘车人及驾驶员，妥善进行处理安排，必要时须上报领导。九、酒店预订应注意以下事项：（一）公共关系部收到预订酒店的指令后，须确认以下信息：客人入住原因、入

6、住客人身份等级、入住客人人数、预计入住时间及入住天数、有无特殊住宿要求、是否需要提供早餐等。（二）原则上，公共关系部在接到总经理签批的《酒店预订申请表》（JTXZ-025）后方能预订酒店，如因时间紧急或审批人未在场，可电话征求领导意见，待工作完成后补齐相关手续，另《申请单》上须注明电话批示的时间。（三）借款支付酒店押金的情况，在客人退房后要及时开取发票进行报销。（四）公共关系部在向相关人员发送预订完成的酒店信息后，还须以电话、短信或当面的方式确认信息是否送达，避免因信息传输问题引起的纰漏。十、公共关系部安排好相关准备工作后，将审核完毕的《来访客户登记表》进行督促跟进，并

7、详细告知主管领导各项准备工作的进展情况及需协助事项。十一、在客户即将到公司之前，至少需提前一个小时电话确认客户抵场地时间和具体迎接地点。十二、公共关系部要派遣相应级别的工作人员协同相关部门的负责人（或在集团高一级领导的带领下）陪同客户在公司的各项活动(吃、住、行)。十三、公共关系部汇总接待信息和费用统计，并对《来访客户登记表》内容进行补充后归档。接待工作实施细则第一章总则一、为了规范公司接待工作，加强公司费用管理，明确反映公司公关、业务招待费用的实际使用情况，严格控制公司公关和业务招待费用的支出，特制定本细则。二、本细则适用于集团及各公司