科研院所设备档案归档工作探究——以中国科学院昆明动物研究所为例.pdf

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1、业务探索科研院所设备档案归档工作探究以中国科学院昆明动物研究所为例■张罄元韩南南李常菁摘要：本文通过对中国科学院昆明动物研究所的择了这一家公司的这一款型号的设备。但在档案人员整实地考察，了解实际情况并分析相关数据，针对科研院所理档案时发现，这6台设备的档案文件里只有2台设备设备档案管理过程中归档环节出现问题进行分析，并结的档案文件中提交了会议记录，其他设备的负责人并不合实际提出解决措施。知道需要将会议记录保存下来。同时，这23台设备档案关键词：科研院所设备档案归档中，有3台设备缺少卖方公司的银行进账单复印件，8

2、台设备缺失部分相关银行水单复印件，这两种由财务部门一、科研院所设备档案管理现状负责提交的财务凭证缺失率占2012年审批通过设备总设备档案，是指设备从规划、设计、制造、安装、调试、数的47．8％。这一类的问题在科研院所收集整理设备档使用、维修、改造、更新至报废的全过程中形成的图纸、文案的过程中频繁出现，严重影响了设备档案的完整性。字说明、凭证和记录等文件资料。这种专业性较强，数量总体而言，造成上述问题的主要原因就是缺乏系统众多的设备档案，一般集中在医疗单位及科研院所。的归档制度以及相关负责人对设备档案归档范围认识

3、不在中国科学院昆明动物研究所(以下简称“动物足。科研院所的设备档案一般由项目小组或单位某部门所”)，由于大型科研仪器设备数量较少，且单套价值较带头申请，申请人一般是科研工作人员或部门主管，他们大，动物所便把单套设备价值超过5O万人民币的设备档并不具备专业档案人员的素质，这就导致了设备申请人案列入应该归档的范围。另外，由于单位并未设置专门的并不十分了解自己所申请的设备从申请购置到后期安装档案管理机构及档案室管理人员，档案管理工作是由资调试结算费用的整个过程中，到底有哪些文件材料是需产管理处的工作人员兼任，一般是每

4、一年或每两年的年要上交以备归档的。同时，科研院所的内部机构层级明末对设备档案材料进行统一收集整理。设备从申请到购确，形成的文件较多，档案整理工作一般采用集中与分散置再到开箱验收入库，有一系列流程，相关资料散落在申结合的方式进行，即档案整理工作一部分集中在综合部请人、办公室、财务处、设备购置公司、专家验收组及资产门或档案部门，一部分分散在业务部门。而除了档案部门管理处等部门和人员手中。设备档案归档过程中文件缺以外的业务部门其实对于设备档案的分类标；佳和归档要失混乱等问题尤为突出。求并不明确，同时相关领导对归档工作

5、重视程度和要求二、设备档案归档环节中常见问题分析不到位，这就造成了工作人员收集整理文件材料时全凭1．档案意识薄弱，材料收集不齐全工作经验和主观判断，致使人力物力并不能合理地投入在动物所，2012年审批通过的设备共有23台，截止在重要的文件材料保留上，而这一步骤上的问题最终就至2014年底陆续全部安装验收完毕，其中设备单价超过会导致设备档案在形成过程中缺失某个环节的文件材5O万人民币的设备共有6台，这-~1]分设备的档案需要料。在设备购置申请书之后一并将专家会议记录归入档内，2．档案整理时间滞后，文件补缺进度缓慢

6、会议记录上需要体现出专家们经过对比讨论，是如何选在动物所，2012年审批通过的6台单价超过5O万；_：2015年第6人民币的设备中有4台都未提交会议记录，但档案人员部门或档案部门通知其需要补缺的文件时，双方的沟通直到2014年底统一整理时才发现这一问题，并通知这4不畅就会对文件的补齐增添难度。并未形成一个明确的、台设备的相关负责人尽快将会议记录补齐，这就使当时可以区分每一台设备各自档案的关键词，这对于不具有申请购置这台设备的项目负责人需要找到一年甚至两年专业科研知识的业务人员来说，互相明确所需文件材料前的会议记

7、录。又因为归档时间大都选择在了年底，在上的难度就会增大，甚至会影响档案材料的准确度以及日文提到的财务部门，就需要在忙于做年终统计总结的时后的查找利用。间段里查找某一设备的财务购置凭证。事实上，截至至三、加强科研院所设备档案管理工作的建议2014年12月31日，这两类缺失文件仍未全部补齐。1．建立系统的设备档案分类标隹和收集标准，并及时这～问题主要是由于科研院所归档制度不健全所导告知相关部门致的。各地的科研院所由于自身的科研，性质以及客观条科研院所应明确本单位的设备类型，并根据不同类件的限制，有时并未设置专门的档

8、案部门，甚至有些档案型会产生的不同设备档案进行其归档范围的明确区分，室是由综合办公室或资产管理处的工作人员兼任的。在并且通知给相关环节负责的部门及申请购置设备的负责这种条件下，由于缺乏明确的档案管理制度，设备档案的人。如果出现归档范围的更改和调整，也应及时跟相关部整理工作很容易被忽视，有时甚至出现由于人员调动、年门沟通。也就是说，档案人员需要明确告知每一个部门需节休假等原因产生人为的推