公司档案管理制度 .doc

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1、公司档案管理制度■★第一条管理部门1书结案后，原稿由各书管理部门归档，经办部门视实际需要留存影本。如为特殊案因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经书管理部门主管同意后妥为保存，书管理部门以影本归档，原稿用毕后仍应送书管理部门归档并换回影本。2各公司档卷分类目录及编号原则，由各公司总经理室或事业部经理室统一制定管理；总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定报送总管理处总经理室。■★第二条点收结案移送归档时，依如下原则点收：1检查的本及附是否完整，如有短少，应即追查归入。2如经抽存者，应有管理部门主管的签认。

2、3的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。4与本案无关的或不应随案归档的，应即退回经办部门。有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门应送指定保管部门签收后，送归档。■★第三条整理点收后，应依下列方式整理：1中直写以右方装订为原则，中横写或外则以左方装订为原则。2右方装订及其附均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。3如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。■★第四条档案分类1档案分类应视案内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区

3、分，部门别之后依案性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。2档案分类应力求切合实用。倘因案较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级“细类”。如案不多，亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。3同一“小类”(或细类)之案以装订于一档夹为原则，如案较多，一个档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。4每一档夹封面内页应设“目次表”，案归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。档号之表示方式如下A1A2——B1B212D1——E1E2A1A

4、2为经办部门代号，B1B2为大类号，12为小类号。D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。■★第五条档案名称及编号1档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。2各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案多寡及增长情形而斟酌决定。3档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。4档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。档案分类各

5、级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。　■★第六条档号编定1案如系新案，应就“档案分类编号表”，查明该案所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。2案如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。3档号以一案一号为原则，遇有一案叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，编列档号。4档号应自左而右编列，右方装订的案，应将档号填写于案首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。■★第七条归档与档案清理1归档，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档

6、夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。2档夹的背脊应标明档夹内所含案的分类编号及名称，以便查档。■★第八条保存期限保存期限除政府有关法令或本企业其他规特定者外，依下列规定办理：1永久保存：(1)公司程；(2)股东名簿；(3)组织规程及办事细则；(4)董事会及股东会纪录；()财务报表；(6)政府机关核准；(7)不动产所有权状及其他债权凭证；(8)工程设计图；(9)其他经核定须永久保存的书。210年保存：(1)预算、决算书类；(2)会计凭证；(3)事业计划资料；(4)其他经核定须保存10年的书。3

7、年保存：(1)期满或解除之合约；(2)其他经核定保存年的书。41年保存：结案后无长期保存必要者。规由规管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。■★第九条档卷清理1管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年度更换时，依规定清理一次，已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，必要时向主管官署报备，并于目录表之附注栏内注明销毁日期。2保管期限届满的中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“收(发)登记单”第五联附注在其保留上，并在第五联上注明部分销毁之日期。　■★第十条调卷程序

8、1各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具“调卷单”经其部门主管(科长以上)核准后持向管档人员调阅。2管档人员接到“调卷单”经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上填注借出日期后，将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定归还日期之先后整理，以备稽催。3于档案室当场借阅者，免填“调卷单”。4档案归还时，经管档人员核查无误并于“调(本权属秘之音所