公司档案管理制度资料.doc

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1、档案管理制度档案管理制度1概述1.1目的为规范档案管理工作，保证档案完整性及保密性，合理有效利用档案资料，结合集团实际，特制定本规定。1.2适用范围适用于集团和各项目、公司的档案管理工作。1.3定义档案是指在公司生产过程中直接形成的有价值的全部文件（含电子文件）、图纸、图书、录音、录像制品（非文艺性）、照片、软盘、碟片及其它载有信息的各种载体等全部档案。1.4责任部门风控管理中心。2工作职责及档案范围2.1工作机构及职责2.1.1集团设立档案室，档案室由风控管理中心负责管理，负责公司档案管理工作并对各业务部门文书档案材料形成、收集、整理、归档业务工作实行监督、业务指导。2.1.2各类档案

2、管理人员应在部门负责人的领导下，按照各自的工作职责，做好档案的收集、整理、立卷、归档及利用工作；档案管理人员应忠于职守，遵守纪律，维护档案的历史原貌，不泄密。2.2档案范围2.2.1机密档案文件2.2.1.1公司股东会决议、董事会决议、章程、验资报告等。2.2.1.2各项调查报告、可行性报告、财务报告、评估报告等。2.2.1.3不动产所有权及其他债权凭证。2.2.1.4会计凭证、资金合同、相关财务往来文件、与其他经济组织的合作合同、其他经核定为机密的文书。2.2.2保密档案文件档案管理制度2.2.2.1集团及各分公司营业执照、组织机构代码证、资质证书、税务登记证、统计证等公司证照；各类政

3、府批复文件等。2.2.2.2各类诉讼案件的裁决书等相关文件。2.2.2.3地产开发项目中涉及到的拆迁许可证、拆迁协议、土地所有权批文、立项文件、规划意见、建筑物名称核准、各种方案审定、土地使用证、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证、预售许可证等政府部门颁发的证照、文件。2.2.3普通档案文件2.2.3.1集团及各分公司日常工作中产生的正式文件、会议纪要、请示、批复、报告等。2.2.3.2集团及各分公司制定的各项工作制度、条例等。2.2.3.3集团及各分公司在运营过程中所签订的协议、合同等。2.2.2.4反映业务活动和技术管理的专业文件材料。2.2.3.5调查研究形成的重要

4、文件材料。2.2.3.6在公务活动中形成的重要信件、传真、电话记录。2.2.3.7政府有关部门关于我公司的发文，以及在检查工作中形成的文件材料。2.2.3.8财产、物资、档案等的交接凭证、清册。2.2.3.9房产资料，物业设施设备资料，物业装修改造和设备更新改造资料等。2.2.3.10招投标文件及经验收合格的项目竣工资料、竣工图。2.2.3.11公司历史沿革、大事记、年鉴，反映重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义的凭证性实物和展览照片、录音、录像等文件材料。2.2.3.12各类规范、图书等。2.2.3.13受赠品等其他应进行档案管理的材料。2.2.4不属于集团档案室归档范围

5、的文件2.2.4.1无参考利用价值的事务性、临时性公文。2.2.4.2未经会议讨论或未经有关领导审阅、签发的未生效文件，文件草稿和一般性文件的过程修改稿。2.2.4.3从正式文件、材料上摘录的供工作参阅的非证明材料。2.2.4.4无特殊保存价值的信件，咨询一般性问题、提出一般性建议的员工档案管理制度和客户来信。2.2.4.5无法律效应的合同。2.2.4.6各部门的的各类文件。3档案收集3.1集团财务管理中心、资金管理中心、人力资源中心、战略管理中心、钢材公司的档案自行保管，并建立相应的管理办法，董事长办公室根据《档案管理制度》进行核查。自行保管档案的部门需指定专职或兼职人员，每年整理档案

6、目录移交董办档案室备存，一式三份。3.2集团其他部门产生的档案，由部门自行交至档案室，档案室进行整理。集团下属公司档案由下属公司办公室（综合部）按照管理制度要求进行整理，统一在翌年的第一季度内移交至集团档案室，并按照规定办理归档移交手续。对于工作所需的备查资料，各单位可以保留复印件，或办理借阅手续，从集团档案室借阅。3.3集团及驻京各分公司营业执照、组织机构代码证、资质证书、税务登记证、统计证等公司证照的原件均由集团档案室负责保存，外埠公司的各种证照、章程，运营所需的法律文件、政府批文的原件均由外埠公司综合办公室负责保存。3.4为加强对经济合同的管理，集团档案室负责对所有管理范围内各部门

7、及分公司的经济合同进行统一整理和保存。各部门及分公司在合同签订之后，即将原件1份交与集团档案室存档，档案管理员在《存档登记表》（附件1）中进行记录后存档。3.5地产公司需在工程竣工验收后6个月内将经验收合格的基建、监理、施工等竣工资料按资料管理规程的要求装订组卷后移交集团档案室，并办理移交手续。3.7档案管理人员应严格按照档案管理制度收集各类相关资料，不合格的资料不予存档。有下列情况之一的视为不合格资料：字迹模糊不清、资料缺页、编号