会计凭证的装订与保管.doc

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1、会计凭证的装订与保管　　一、概念解释根据财政部《会计基础工作规范》第五十五条的规定，记账凭证登记完毕后，应当按照分类和编号顺序进行保管，不得散乱或丢失。为此，必须对会计凭证进行装订，对于记账凭证，应当连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表，按照编号顺序，折叠整齐；按期装订成册，加具封面，在封面上编好卷号，并在明显处标明凭证种类编号，由装订人在装订线封签处签名或者盖章；最后按编号顺序入柜，以便调阅。二、业务要点1.装订前的准备工作会计凭证装订前，应做好相关的准备工作，即对会计凭证进行排序、粘贴和折叠。

2、具体如图3-3所示。2．会计凭证的保管会计凭证是重要的会计档案和经济资料，每个企业都要建立保管制度，对其进行妥善保管。对各种会计凭证要分门别类、按照编号顺序进行整理并装订成册。封面上须有会计凭证的名称、起讫号、时间以及有关人员的签章。对于会计凭证，应妥善保管，存保管期间，会计凭证不得外借;对于超过规定期限的会计凭证，要严格依照有关程序进行销毁；对于需永久保留的有关会计凭证，不得销毁。(1)传递会计凭证的传递是指会计凭证从编制时起到归档时止，在企业内部各有关部门及人员之间的传递程序和传递时间。为了使

3、会计凭证能够及时地反映各项经济业务、提供会计信息、发挥会计监督的作用，必须正确、及时地进行会计凭证的传递，不得积压。《会计基础工作规范》第五十四条规定：“各企业会计凭证的传递程序应当科学、合理，具体办法由各企业根据会汁业务需要自行规定。”正确组织会计凭证的传递，对及时处理和登记经济业务、明确经济责任以及实行会计监督具有重要的作用。从某种意义上说，会计凭证的传递在企业内部经营管理的各环节中起着协调和组织的作用。会计凭证传递程序是企业管理规章制度的重要组成部分，其主要作用有以下两点。①有利于完善经济责

4、任制度。经济业务的发生、完成及记录是由若干责任人共同负责、分工完成的。会计凭证作为记录经济业务、明确经济责任的书而证明，体现了经济责任制度的执行情况。通过对会计凭证传递程序和传递时间的规定，企业可以进一步完善其经济责任制度，使各项业务的处理顺利进行。②有利于及时进行会计记录。从经济业务的发生到账簿登记需要一定的时间，通过对会计凭证进行传递，可以使会计部门尽早了解经济业务的发生和完成情况，并能够及时记录经济业务、进行会计核算、实行会计监督。(2)复制原始凭证不得外借，其他单位如因特殊原因确实需要使用

5、原始凭证时，须经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准后方可复制。对于向外单位提供的原始凭证复制件，应当在专设的登记簿上进行登记，并由提供人员和收取人员共同签名或盖章。(3)遗证从外单位取得的原始凭证如有遗失，应当取得原开出单位盖有公章的证明，并注明原凭证的号码、金额和内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后，方能代作原始凭证。符确实无法取得证明，如火车票、船票、飞机票等凭证，当事人须详细写明情况，并由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导批准后，代作原始凭证。三、

6、应用实务会计凭证的装订是指把定期整理完毕的会计凭证按照编号顺序，外加封面、封底，装订成册，并在装订线上加贴封签。在封面上，应写明单位名称、年度、月份、记账凭证的种类、起讫日期、起讫号数，以及记账凭证和原始凭证的张数，并在封签处加盖会计主管的骑缝图章。会计凭证的装订主要有以下几点要求。1．薄厚均匀装订的厚度一般为厘米，最厚不应该超过厘米，以便装订、审阅和保管。2．结实牢固会计凭证的装订应采用角订法，顺序如图3-4所示。3.凭证封面的要求凭证封面的规格分为“11厘米*22厘米”和“11厘米*厘米”两种

7、，封面纸质应当耐磨、耐拉，一般为牛皮纸，上印黑色字，单页。凭证封面上的内容如图3-5及3-6所示。4．特种原始凭证特种原始凭证是针对某些数量过多的同类原始凭证，如收料单等不便附在记账凭证后面一同装订的情况而设计的。对于这些凭证，可在汇总后单独装订、保管，制成“特种原始凭证汇总表”。特种原始凭证汇总表的规格为厘米×厘米，上印黑色字，其格式、内容和记账凭证大致相同。特种原始凭证汇总表一式两份，一份作为封面与原始凭证一同装订，另一份作为原始凭证附在有关记账凭证上与记账凭证一同装订、同时归档。5.重要原始

8、单据的装订重要原始单据应单独编目、另外装订和保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上相应地注明日期和编号，如合同、契约、提货单、押金收据等；对重要的空白凭证也应妥善装订和保管，以防丢失，如空白支票、支票及其他结算凭证等。