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时间:2020-04-29
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1、礼貌原则在商务信函中的具体应用 【摘要】随着全球经济一体化的发展,世界范围内的经济交流不断增多,商务信函逐渐成为开展对外经济贸易业务的一种重要手段。在商务信函的来往中,双方的观点得以表达,信息得以共享,想法得以沟通。商务信函能够在买卖双方中搭建桥梁,使合作在交流中得以实现。而商务信函的特点和功能决定了商业信函必须注重礼貌策略的表现。 【关键词】商务信函;礼貌;原则 随着经济的发展,国际商务活动日益频繁。商务信函作为国际交流与贸易的载体作用日益凸显,每一次商务信函的往来,都是买卖双方之间的一次交
2、流。一封礼貌、生动的商务信函有助于表达买卖双方不同的观点和需求,建立买卖双方的友善关系,使买卖双方合作的可能性大大增强,从而带来超预期的效果。 一、突出对方本位 1、以对方为重的态度 在商务信函写作过程中,我们应当从对方利益出发,考虑对方的处境,使对方感到自己的处境被理解,自己的地位受到尊重,从而有力的促成合作。因此,在商务信函的写作过程中,要尽量使用第二人称代词you和your,而较少用第一人称代词I,we,my和our,即所谓的yourattitude。例如: 第一句:Youractiv
3、eparticipationinthisconferencewillbehighlyappreciated. 第二句:Wewillhighlyappreciateyouractiveparticipationinthisconference. 第一句没有站在对方立场表达观点。“我们认为”这种语气是以自我为中心,没有令对方感觉到尊重和重视。而第二句则以对方为中心,充分考虑了对方的感受,是礼貌原则的良好应用。需要注意的是,在收信人有过失时,刻意使用you,实际上强调了对方的错误,使对方面子上过不去,
4、而多用we和I却更能体现yourattitude的内涵。 2、肯定态度的应用 一封撰写成功的商务信函,一定持有一种肯定的态度。人们更倾向于接受肯定的事物,所以在写信时可以将否定态度转化为肯定态度,以便缓和语气。如: 第一句:Wemakenorefundsafter3-monthguaranteehasrunout. 第二句:Wecanonlymakerefundsduringthe3-monthguaranteeperiod. 上面两句表达的意思是一样的,但是收信人更倾向于第二句,因为第二
5、句给了对方肯定的答复。在商务信函写作中,我们应当采取一种肯定的态度,这有助于你和你的公司建立起与收信人的良好关系。 二、词汇的运用,使用礼貌语言 1、选用积极意义的词语 一封在语言上经过周密考虑的信函不仅能传递信息,而且能够传递情感,还能体现出我方客气周到的态度。在商务信函中应当选用积极意义的词语,如pleased,satisfy,obliged,welcome等。特别是在有关催款、投诉、索赔等信函中,即便我方无过错,也要对对方的积极努力给予肯定与赞扬,做到周到得体。例如: 第一句:Iwou
6、ldappreciatehavingyourreplybyJuly1stsothatwecanarrangethemeeting. 第二句:Youkindinvitationthistimeismostwelcome. 第一句中的wouldappreciate,第二句中的Youkindinvitation都传递出了写信方客气和周到的态度,能够使人更乐于接受,从而更有利于双方的交流合作。 与此相反,no,cannot,claim,complaint,inefficiency等消极词汇应尽量避免出
7、现。过于直白地加以否定,会令对方深感不悦,甚至会使对方失去合作的兴趣。所以,在商务英语信函的写作中,应尽量减少消极词汇的使用,使语气更加委婉。例如:“Thankyouforcallingourattentiontothelatearrivalofthesamples.”更深刻的体现了得体原则,而“Wehavereceivedyourcomplaintaboutthelatearrivalofthesamples.”则没有。 2、注意情态动词的使用 商务信函往来多数是咨询信息,洽谈业务,情态动词使
8、用频繁。情态动词的恰当使用常常可以使句子的语气更加缓和,使对方容易接受,实现理想的交流。 例如:Wewouldliketosuggestalternativewherethereareshipmensavailable. 在这一句中“,wouldlike”表达出了一种客气、请求的语气,使对方更易于接受。而情态动词的使用,在语气上就委婉得多,显得礼貌得体。例如:Ishouldbeverymuchobligedifyouwouldarrangeaseatonthesa
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