礼貌原则在商务信函中具体应用

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1、礼貌原则在商务信函中具体应用【摘要】随着全球经济一体化的发展，世界范围内的经济交流不断增多，商务信函逐渐成为开展对外经济贸易业务的一种重要手段。在商务信函的来往中，双方的观点得以表迗，信息得以共享，想法得以沟通。商务信函能够在买卖双方中搭建桥梁，使合作在交流中得以实现。而商务信函的特点和功能决定了商业信函必须注重礼貌策略的表现。【关键词】商务信函；礼貌；原则随着经济的发展，国际商务活动日益频繁。商务信函作为国际交流与贸易的载体作用日益凸显，每一次商务信函的往来，都是买卖双方之间的一次交流。一封礼貌、生动的商务信函有助于表迗买卖双方不同的观点和需求，建立买卖

2、双方的友善关系，使买卖双方合作的可能性大大增强，从而带来超预期的效果。一、突出对方本位1、以对方为重的态度在商务信函写作过程中，我们应当从对方利益出发，考虑对方的处境，使对方感到自己的处境被理解，自己的地位受到尊重，从而有力的促成合作。因此，在商务信函的写作过程中，要尽量使用第二人称代词you和your,而较少用第一人称代词I，we，my和our，即所谓的yourattitude。例如:第一句：Youractiveparticipationinthisconferencewillbehighlyappreciated.第二句：Wewillhighlyapp

3、reciateyouractiveparticipationinthisconference.第一句没有站在对方立场表迗观点。“我们认为”这种语气是以自我为中心，没有令对方感觉到尊重和重视。而第二句则以对方为中心，充分考虑了对方的感受，是礼貌原则的良好应用。需要注意的是，在收信人有过失时，刻意使用you,实际上强调了对方的错误，使对方面子上过不去，而多用we和I却更能体现yourattitude的内涵。2、肯定态度的应用一封撰写成功的商务信函，一定持有一种肯定的态度。人们更倾向于接受肯定的事物，所以在写信时可以将否定态度转化为肯定态度，以便缓和语气。如：第

4、一句：Wemakenorefundsafter3-monthguaranteehasrunout.第二句：Wecanonlymakerefundsduringthe3-monthguaranteeperiod.上面两句表迗的意思是一样的，但是收信人更倾向于第二句，因为第二句给了对方肯定的答复。在商务信函写作中，我们应当采取一种肯定的态度，这有助于你和你的公司建立起与收信人的良好关系。二、词汇的运用，使用礼貌语言1、选用积极意义的词语一封在语言上经过周密考虑的信函不仅能传递信息，而且能够传递情感，还能体现出我方客气周到的态度。在商务信函中应当选用积极意义的词

5、语，如pleased,satisfy,obliged,welcome等。特别是在有关催款、投诉、索赔等信函中，即便我方无过错，也要对对方的积极努力给予肯定与赞扬，做到周到得体。例如：第一句：IwouldappreciatehavingyourreplybyJuly1stsothatwecanarrangethemeeting.第二句：Youkindinvitationthistimeismostwelcome.第一句中的wouldappreciate,第二句中的Youkindinvitation都传递出了写信方客气和周到的态度，能够使人更乐于接受，从而更有

6、利于双方的交流合作。与此相反，no，cannot,claim,complaint，inefficiency等消极词汇应尽量避免出现。过于直白地加以否定，会令对方深感不悦，甚至会使对方失去合作的兴趣。所以，在商务英语信函的写作中，应尽量减少消极词汇的使用，使语气更加委婉。例如：“Thankyouforcallingourattentiontothelatearrivalofthesamples.更深刻的体现了得体原则，而“Wehavereceivedyourcomplaintaboutthelatearrivalofthesamples.’’贝1J没有。2、

7、注意情态动词的使用商务信函往来多数是咨询信息，洽谈业务，情态动词使用频繁。情态动词的恰当使用常常可以使句子的语气更加缓和，使对方容易接受，实现理想的交流。例如：Wewouldliketosuggestalternativewherethereareshipmensavailable.在这一句中“，wouldlike”表迗出了一种客气、请求的语气，使对方更易于接受。而情态动词的使用，在语气上就委婉得多，显得礼貌得体。例如：Ishouldbeverymuchobligedifyouwouldarrangeaseatonthesameflightforthe18

8、thSeptember.情态动词can,could,will和wo