业务档案管理制度.docx

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1、石家庄市城乡规划局业务档案管理制度第一章总则第一条为加强我局城乡规划业务档案的管理，有效地保护和利用档案，促进业务档案管理工作的标准化和规范化，根据《中华人民共和国档案法》有关规定,结合我局实际，制定本制度。第二条业务档案，是指我局在城乡规划管理活动中直接形成的文字、图表、声像等不同形式或载体的业务材料，是规划部门依法进行城乡规划管理活动的凭证。第二章组织架构第三条按照集中统一管理的原则，局机关建立档案室，设置档案柜，业务档案实行集中统一管理，做到科学合理、及时分卷、定期归档。第四条办公室主管局领导负

2、责档案工作的组织架构及制度建设。第五条档案室设立专职档案管理员，负责档案的移交、立卷、归档、保存和查阅等工作，为机关各项工作搞好服务。第六条各业务处室设立兼职档案员，须为单位正式职工。负责该处室业务档案的收集、整理及移交工作。业务档案质量、安全实行处长负责制。第三章业务档案分类第七条业务档案按照工作特点分为规划编制成果类档案、审批类档案、行政处罚类档案和其他类档案。1.规划编制成果类档案包括总体规划、详细规划等法定规划和概念规划、城市设计等非法定规划。2.审批类档案分为用地档案（用地许可、规划条件、选

3、址意见书）、建管档案（建管许可、规划方案）、市政档案（市政许可、市政批图、规划核实）、规划条件核实（含批后管理）档案及乡村许可档案等。3.行政处罚类档案包括违法建设查处档案等。4.其他类档案包括听证复议、诉讼、信访类等档案。第四章业务档案整理第八条在城乡规划管理活动中形成的文件材料，凡是具有保存价值的均应立卷归档。第九条综合处在报建项目审批完结7日内，将移交目录及相关材料全部交付业务处室。第十条各业务处室归口负责其业务档案的收集、整理及移交工作。第十一条业务处室按照省、市许可案卷、处罚案卷标准整理档案

4、材料，并进行仔细核验，确保所有档案资料完整、准确、签章完全。材料不齐全的不得移交。第五章业务档案的移交第十二条业务档案事项办结后应及时移交档案处，不得于本处室内留存已办结的业务档案。规划审批类业务档案办结后须在30个工作日内移送档案室存档。规划编制成果类档案、行政处罚类档案及其他类业务档案原则上办理完成后随时移交，最迟于下年度一季度底前将上年度完成的业务档案全部移交档案室。第十三条档案室只负责接收已办结的各类业务档案，所有纸质审批类档案由各业务处室负责移交，规划编制成果类档案由城乡处负责移交，电子审批

5、类档案由局信息中心负责移交,批后管理档案、违法建设查处档案由监查处负责移交。听证复议、诉讼、信访类业务档案由主管处室负责移交。第十四条档案室工作人员须按照移交目录内容一一进行校核，保证内容与目录吻合，保证移交的档案资料符合标准要求。第十五条业务档案经处长签字后，再经处室兼职档案员与档案室档案员移交双方签字确认移交。第六章业务档案立卷归档第十六条业务档案立卷就是将零散的文件材料，根据它们之间的联系，系统地组成案卷。案卷内文件材料必须完整。第十七条档案室按审批事项立卷、按项目关联的原则建立索引，对移交的业

6、务档案统一进行整理、归纳，按照标准进行装订，规范业务档案管理，方便存档和查阅。第十八条业务档案卷内文件装订时应按照相互之间的联系排列，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；转发件在前，被转发件在后；原件在前，复制件在后；其它文件材料依其形成规律，按有关规定排列。第十九条业务档案存档标准为：档案版式一律以A4打印纸规格为标准，不符合A4打印纸规格的页面要进行折叠或补贴；档案资料按行政审批资料、报建资料及时间顺序排放；装订方向要求纵向表表头向上，横向表表头向左；档案按封面、目录、档案资料、封底顺序总装。

7、装订方法：左边线打三孔装订，距离左边界1.8cm，上下边界7cm；档案盒统一用A4牛皮纸盒。第七章业务档案管理利用第二十条查阅业务档案一般在档案室内，单位内部如确需打印或拷贝，要经档案所属处室处长签字批准，并进行有关登记手续。第二十一条外单位查阅业务档案应持有单位介绍信，经局主管领导批准方能查阅。第二十二条借阅业务档案时间一般不超过7天，必要时可办理续借手续，但总借阅时间不能超过15天，到期必须归还。第二十三条归还业务档案时档案管理人员必须详细检查，点交清楚，并在借阅登记簿上进行注销。第二十四条借阅

8、人借阅的业务档案必须妥善保管，不能转借和私自摘录、复制、翻印等。第二十五条业务档案借出时，应在借出案卷的位置上放一卡片，注明借阅卷号、时间、借阅单位，以便查阅和催还。第八章电子业务档案管理第二十六条档案室设立专门的电子业务档案存储设备，负责存储已办结的电子业务档案。第二十七条电子业务档案需在两种以上媒体介质上存档保存，如光盘、移动硬盘或专用电脑主机等，确保电子业务档案的长期安全保管。第二十八条所有电子档案移交后要严格管理，不得随意进行检索查看、拷贝等。