业务档案管理制度

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1、业务档案管理制度第一章总则第一条为加强业务档案管理，总结工作经验，明确工作责任，从而提高工作质量和服务效率，防范业务风险，根据《中华人民共和国档案法》等有关规定，制定本制度。第二条业务档案是指公司在经营中形成的以下几类档案资料：①商品销售合同、软件使用许可合同、技术维护合同及其相关资料；②会计凭证、账簿、报表等财务会计资料；③业务活动的照片、录像、录音；④各类各级产品说明书、使用手册、产品安装程序等资料；⑤各类出版社以及有关部门编印的政策法规汇编图书资料等。第三条本制度所指的档案管理是对上述各类档案资料的分类编号、整理、归集、查阅使用所作出的具体规定。第四条档案管

2、理人员负责档案的接收、归档、保管和提供查阅等日常工作。对档案的调阅必须经过有关人员批准，按规定办理调阅手续。第五条业务档案管理实行由行政部统一规划指导、分类分部管理的办法，①③⑤类由行政部负责，②类由财务部负责，④类由技术部负责，各部务必要落实人员具体负责业务档案管理工作。第六条档案的所有权属于我公司。第七条因接触档案资料而知悉公司秘密的任何人员都必须恪守职业道德，严守公司秘密。第二章档案资料的分类整理和立卷归档第八条合同业务档案资料应按合同项目整理，一户一档，按年归档。若当年既有使用许可合同档案资料又有技术维护合同档案资料，则应分别整理并档保存。第九条软件使用许

3、可合同业务相关资料至少包括以下项目：①软件使用许可合同，要求内容完整，文字清晰，数额准确，无错漏；②合同项目业务登记表，包括：合同签署、交付使用、调试完成时间明确；信息介绍、合同谈判、签单收款、技术服务(最多4人)人员明确；软件使用许可费用收款情况记载清楚；合同项目业务使用费收入净额（业务收入金额-进价成本-技术支持费-税费）等；③单项合同项目业务质量客户评价表，由技术服务人员调试完成当日收回；④单项合同项目业务自我总结记录表（含合同业务质量效率公司评价记录）；⑤客户档案资料分户表，由签单收款人员收集、整理、填写；⑥业务档案复核情况记录表，若有可能，还应有业务档案

4、质量整改通知书及整改报告书；⑦档案资料目录表(档案袋封套)，至少包括：内装资料目录，移交人，接交人，移交时间等。第十条技术维护合同业务相关资料至少包括以下项目：①技术维护合同，要求内容完整，文字清晰，数额准确，无错漏；②合同项目业务登记表，包括：合同签署时间明确；合同谈判签单收款(最多1人)人员明确；技术服务费收款情况记载清楚；合同项目业务收入净额等；③单项合同项目业务质量客户评价表，由合同谈判签单收款人员当日收回；④单项合同项目业务自我总结记录表（含合同业务质量效率公司评价记录）；⑤客户档案资料分户表，在该客户当年没有发生使用许可合同业务的情况下，须由技术维护合

5、同签单收款人员收集、整理、填写；⑥业务档案复核情况记录表，若有可能，还应有业务档案质量整改通知书及整改报告书；⑦档案资料目录表(档案袋封套)，至少包括：内装资料目录，移交人，接交人，移交时间等；⑧客户回访或来访记录表，包括单次记录表和序时记录表，要求表述清晰，记录完整；⑨客户投诉记录表，包括单次记录表和序时记录表，要求表述清晰，记录完整；⑩客户服务质量年度统计表（分户），至少包括服务次数、服务成功次数、投诉次数、满意次数等内容。第十一条有关硬件、耗材的商品销售合同业务相关资料所包括的项目可参照软件使用许可合同业务。第十二条其他业务档案资料所应包括的项目，根据性质的

6、不同由档案管理人员自行掌握，还可以另行制定管理办法，但不得违背有关法规和本制度。第十三条第二条①类业务档案资料整理传递程序：①由签单收款人员在其他相关人员支持配合下全面负责收集整理完成；②然后送交部门经理进行一级复核，部门经理若发现错漏不完整，应要求相关责任人补充完善，做好记载，相关责任人应根据部门经理意见补充完善，然后再送交部门经理复核补充完善的情况，若部门经理许可，就可报送行政部档案管理人员进行二级复核；③行政部档案管理人员进行二级复核时，若发现错漏不完整，应下达质量整改通知书要求相关责任人限期补充完善，做好记载，相关责任人应根据业务档案质量整改通知书补充完善

7、，并提交整改报告；若行政部档案管理人员许可，则可登记装订，立卷归档。④如总经理、绩效考核人员进行三级复核，发现错漏不完整，应再次下达质量整改通知书要求相关责任人限期补充完善，做好记载，相关责任人应根据业务档案质量整改通知书再次补充完善，并再次提交整改报告。第十四条凡在工作和业务活动中形成的具有保存价值的其他各类资料，均应由相关人员收集整理，送交相应的档案管理人员检验后登记装订，立卷归档。第十五条电子档案资料由档案管理人员采用计算机管理，应按要求建立计算机档案管理目录，并在盘片上编号并注明时间。同时应建立纸质管理目录。第十六条档案资料移交接收时，双方要按照交接档案的

8、有关规定进