监理信息资料管理制度

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1、监理信息资料管理制度监理信息资料是考核监理工作的重要依据，监理办应作为一项重要工作认真抓好。监理工程师与业主、承包人或指定分包人之间有关工程质量、进度和费用的一切往来函件和报表均应分类编号归档保存。为使监理办监理信息资料的管理有所依循，特制定本制度。1、在施工监理服务过程中，必定有大量的函件往来，这些函件大都与工程质量，进度和费用有关，均应妥善进行保管。一切往来函件应分类编号、存档保存，以备解决工程延期、索赔、合同纠纷以及施工监理责任时使用，也是积累工作经验的重要方法之一。2、监理文书分类2.1行政档案（1）监理工程师与业主之间来往的函件；（2）监理工程师与承包人之间来往的函件、书面协议、申请

2、批复；（3）监理工程师与技术专家之间的函件；（4）监理机构内部往来的函件、请示报告、报告批复；（5）监理工程师与第三方之间的来往函件、协议；（6）工程监理月报、日志、会议记录、会议纪要；（7）监理工作计划、统计资料；（8）关键工程、形象工程、重要部位或隐蔽工程的照片、录像资料。2.2合同管理档案（1）招标文件（分为国际、国内两种文版）和补遗书；（2）投标书及附件；（3）合同协议书（业主与承包人、指定分包人之间）；（4）分包合同文件；（5）转让合同文件；（6）业主与监理间的服务协议文件；（7）投标担保文件；（8）履约担保文件；（9）动员预付款担保文件；（10）保险文件；（11）工程变更申请与批复

3、文件（图纸另存）；（12）工程延期申请与批复文件；（13）索赔申请与批复文件；（14）违约与争端处理文件；（15）价格、单价的变更申请与批复文件；（16）合同外工程方面的文件；（17）其他有关合同管理的文件。2.3工程进度监理档案（1）工程开工令；（2）工程暂时停工令；（3）工程复工令；（4）工程开工申请；（5）业主、监理有关进度计划方面的文件；（6）工程项目旬、月、年、总体计划进度与实际进度方面的文件；（7）其他有关进度方面的文件。2.4工程质量监理档案（1）施工组织设计文件；（2）变更设计图纸；（3）现场指令（包括工程师通知单、备忘录）；（4）工程质量报检、抽验（抽检）记录；（5）工程质量

4、报验、验收记录；（6）工程材料试验、配比试验、抽检记录；（7）工程施工记录；（8）施工设计图；（9）工程竣工资料（设计图纸、工程验收、工程移交、缺陷责任期文件）；（10）业主、监理、承包人之间有关工程技术和工程质量方面的文件。2.5工程费用监理档案（1）有关工程费用监理方面的资料、文件；（2）合同内、外工程计量原始、汇总凭证；（3）各类支付证书，及相关附表；（4）工程保险单及付款收据；（5）工程工作量进度月报；（6）其他有关工程费用支付方面的资料、文件。3、监理文件的收发3.1收文处理程序（1）签收：文秘收到文件后先进行认真核对，无误后签收；（2）登记：按来文单位、文号和函件性质分类，并将文件

5、标题、编号、份数填写清楚；（3）送审：根据文件内容附文件会签单送领导审批、阅处；（4）传递：文秘根据领导批示，将文件送交承办人处理；（5）承办：承办人应根据领导批示认真及时办理，对需要多部门或多人办理的文件，由主办部门或主办专业工程师牵头办理，其他部门或其他专业工程师会签。3.2发文处理程序（1）监理办的正式文件，文稿先经主管监理工程师审阅签字后，附全必要资料，送交总监理工程师签发。文秘根据领导批示对文件进行编号后打印；（2）监理检测、试验及承包人申报材料按分工由承办专业工程师直接办理，需总监理工程师签认的，也先由专业工程师审签后再送总监理工程师签认；（3）正式文件需加盖公章或领导签字后再行分

6、发，同时文秘要将文稿原件和有关材料以及一份正本存档。（4）正式行文要求在格式化、规范化，注意文风，主送、抄送、抄报单位要准确。4、资料档案保管（1）所有文件应按以上分类分别存档，并编写目录、索引，以便查阅，并按ISO9001管理规定编号，即HJ/MP-001（按分类编号）-001（分卷编号）-001（每个文件编号）（2）监理文件、资料档案应每半年归档整理一次，列出文件清单。一年进行一次立卷保存。立卷时按文件分类、按发文单位的文件序号排好，登记核实无误后，视文件薄厚分别立卷，一般小件50份，大件30份，特厚文件可单独成卷。5、文档查阅（1）专业工程师及其以上人员可直接查阅，其他监理人员需经专业工

7、程师同意后方可查阅；（2）监理办以外的人员查阅需经总监理工程师同意；（3）所有监理文件、资料档案要严格遵守保密制度，不经同意不得外借，非监理工作需要不得复印。6、信息反馈监理办远离公司机关，为使公司机关及时了解各派出监理组织的有关信息，要求定期或不定期的向公司反馈一些重要监理活动信息。6.1信息反馈的主要内容（1）监理月报，在上报业主的同时，报公司一份；（2）向公司推荐1-2份编写较好地施工组织设