知识管理对高校档案管理的影响.doc

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1、知识管理对高校档案管理的影响知识管理对高校档案管理的影响知识管理对高校档案管理的影响知识管理对高校档案管理的影响知识管理对高校档案管理的影响　　一、高校教师综合档案的管理与利用现状分析　　1.高校教师综合档案的管理与利用现状尽管在知识化、信息化、网络化的环境下，高校的人事管理、教学管理、科研管理等领域的数字化、信息系统化都已经成为现实，学生的选课、各类人员对教师的评价、学生课程考试成绩的录入与查询等过程都是在网上直接完成，教师的授课计划、科研成果的统计等都要求上交的是电子版。但是，高校的人事、教学

2、、科研等各个管理部门的信息系统基本都是相对独立，彼此互不兼容。结果就是，教师的各类档案数据是分别存于不同的系统中，对利用与保管都存在不方便之处。即使对教师的同类档案来说，也基本处于多级分散的保管模式。高校的教学、科研工作是多部门多级的分散管理体制，从而在相关档案的收集与保管方式上也形成了多级多部门的分散管理模式。一般情况下，高校的教学与科研档案，一部分由院级的教学与科研秘书处分别收集、整理、鉴定、保管，如教师的授课课程档案、教师每年的科研成果等数据；一部分则由相关职能部门在其职能活动过程中直接收集

3、形成。若干年后或每年，院级单位会将相关档案上交主管部门或学校档案馆，各主管部门若干年后也会再转交学校档案馆。在利用方面，基本上只是在考核或评定职称等过程时才有利用活动产生，而且各部门的档案，只是对部分管理级的用户开放；档案馆尽管对学校用户全面开放，但是有所限制，比如有的要收费，有的有时间限制，而且其收录的档案本身不太齐全，尤其是科研档案，多数根本就没有建。所以，每到考核或评定职称时，上到相关职能部门，下到教师个人，都分别忙于重新组织、查找相关资料，而相关的信息系统，比如教学档案、科研档案、档案馆等

4、系统都无法提供全面、准确、完整的相关材料。本人曾对熟悉的几所高校做过一些调研，对教师的档案管理模式基本类似上述的分散与多级保管方式，在其利用方面基本没有主动的作为。2.高校教师综合档案管理与利用中存在的问题没有形成对教师的所有档案数据统一归档与专门管理的制度，没有一个统一的信息管理平台。由于没有形成对教师所有业务活动过程的文档进行统一归档专门保管的制度，也就没有一个统一的高校教师档案信息管理平台，使得高校教师档案的统一管理与开发利用极为不便。现实中，高校档案馆很少真正有综合的教师档案这一类。对高校

5、教师的教学档案、科研档案、人事档案采取的是分部门且多级的管理模式。即使在信息化程度比较高的教学档案管理这一块，也是多级的分散保管，而且也基本没有做到电子文档的一体化管理。分散多级保管模式造成资源浪费严重。因为各部门之间数据管理模式不同，数据结构不一致，移交档案馆的过程中有个格式转换问题，格式转换本身就是资源浪费，同时还有可能造成数据丢失。分散多级的保管模式导致高校教师档案的利用率较低。高校有关人事、教学、科研等部门及其二级管理部门的信息保管主要为本部门的管理活动服务，一般不对外，而档案馆的档案收集

6、又有时滞而且不全。所以，用户使用教师档案信息很不方便，教师档案的利用率一直比较低。分散多级的保管模式不利于高校教师档案知识资源价值的整体发挥。现行的分散多级保管模式导致对高校教师档案资源的整体构建与管理进行的研究也很少，尽管找出几篇有关资源整合与一体化管理方面论文，但都只是研究教学档案或人事档案的文档一体化管理，而教师的业务档案是包括多方面的。分散保管的教师档案是不便于对档案中隐性知识的挖掘，即对档案的深入整序的，同时也不利于对人才的整体评估与认识。因为只有集中统一保管的教师档案才能体现出个人或某

7、部门甚至学校的教学、科研的整体水平与进展过程。总之，高校教师档案的分散多级管理模式不利于高校组织内知识的融合、共享、创新与传播，不利于其知识资源价值的充分发挥。　　二、高校教师综合一体化管理　　1．高校教师综合档案一体化管理的基本内涵如前所述，高校教师综合档案分散多级的保管现状，存在诸多问题。改进的基本思路应该是充分利用现代信息管理技术，尤其是数字化与计算机网络技术，实现高校教师综合档案数据的一体化管理与利用。一体化的基本内涵包括三个方面：其一，教师个人各类文档数据的一体化管理，即通过制定标准、统

8、一的建档与归档制度，将教师个人的人事、教学、科研等方面文档数据集中统一保管，以方便利用；其二，教师各类业务文件的制作、形成到归档过程的一体化管理。主要是指依托校园网及相关信息管理技术，对教师的各类业务档案文件的形成过程实施全程控制，然后直接经网络鉴定、上传、归档、入库，实现教师业务档案的全程电子化管理，做到从各类文件的初级制作到审批、传达、实施、归档等过程的文档一体化管理，以减少中间过程的重复劳动及数据的丢失；其三，教师个人综合档案数据在一定范围内公开、共享与利用的一体化管理。主要