利用信息化手段改善高校档案管理-论文.pdf

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1、第14卷第3期潍坊学院学报2014年6月VoI_14NO．3JournalofWeifangUniversity利用信息化手段改善高校档案管理张慧(潍坊学院，山东潍坊261061)高校档案直接影响学生、学校和社会等的管理、发展批量的存储、传输。有的甚至可以通过专用软件对档案信和评估，而档案管理在档案建立、管理、利用等环节中处于息实现智能化的更新、存储。除此之外，还可以实现档案管非常重要的地位，所以加强、改善档案管理以及创新档案理中的文档一体化，管理人员只要输入一次相关代码或者管理方法就变得尤为重要。而随着计算机等信息技术的发信息，就能够

2、实现对档案信息的反复利用，减少了档案管展，高校档案管理方法正在越来越多地被信息化手段所改理人员的工作量，提高了高校档案管理工作的效率。变，传统的纸质版档案转变为机读的磁盘、硬盘的存储的通过以上分析可以看出，通过档案信息化管理，有利数据，形成大量可以进行批量处理的信息，既节省物力、人于节省人力物力，将纸质档案转化为信息数据后，可以将力、财力，又可以大幅提高工作效率。高校档案管理应利用其存储在方便快捷的存储器上，这样便于携带和处理，同信息化手段改善管理方法，提高档案管理水平。时由于计算机的超强处理能力，可以实现少数人员对大量利用信息化手段改

3、善高校档案管理方法应该从以下数据的管理。而且提供了信息利用的快速途径，免除了立几方面做起。首先是档案管理人员的信息化。人才的信息卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提化包含两方面，即档案管理人员要具有信息化的技能知高了归档质量和检索速度。档案的信息化管理有利于实现识，同时档案管理人员也要具备信息化的思想意识。在实高校档案的共享，市场经济条件下，传统的档案已经不能际操作过程中就要求高校加大对原有管理人员的技能培满足由于人才的流动带来的档案信息流动，而通过信息化训，使其拥有一定的信息技能知识，同时要加紧引进新型手段，将档案信息

4、进行网络化，各个单位和部门之间的信人才，从而实现管理人才的信息化，在此过程中最重要的息可以进行及时的交流和共享，人们可以通过协议进行网是实现管理人员思想意识的转变，使档案管理人员抛弃原上检索和资源的共享，查找、利用更加便捷。档案管理实现有的落后管理理念，树立现代化的档案管理意识；其次是了从外部的目录管理到内部的内容管理，并且实现了信息档案材料的信息化。档案材料的信息化主要包括纸质档案系统的工联，人们可以交流共享同级部门之间的信息，也转变为数字化档案和档案材料的信息化流动。纸质版档案可以交流共享历史不同时期的信息，这样也可以实现人才不易储

5、存、占取空间大、易损坏，通过信息化手段将传统的的优化配置。除此之外，高校档案管理的信息化手段，有利纸质档案转化为电子文件，其具有快捷、方便的特点，与传于提高高校档案管理的服务质量。高校档案管理手段信息统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可化的目的是提高效率，为相关人员提供高质量的服务，通比的。档案材料的信息化流动，互联网技术的发展为档案过信息化管理，管理人员可以从大量的信息中找出相关的的信息化流动提供了可能，高校充分发挥互联网和大数据有效信息，达到方便快捷的目的。库的作用，实现和校外网络的连通，信息化了的档案材料就可以实现在

6、校内和校外的流通，这样可以实现档案材料参考文献：的无纸化传递、快速传递，同时可以提高传递的准确性。另【1】中华人民共和国教育部，国家档案局．第27号令《高等学校档案管理办法》(s】．2008外，通过检索功能，还可以方便用户对相关信息的查阅，提[2】郭洪莉．高校档案管理工作的信息化建it[J]．淮海工学院学报，高信息查询的效率，实现信息的共享；最后是高校档案管2011，9(3)：139—140．理方法的信息化。所谓管理方法的信息化是指通过信息化【31骞丽萍．文书档案管理办公自动化【J】．经营管理者，2010，(19)：手段对档案材料进行管

7、理，主要指管理人员运用相关软件346．及技术对档案进行管理。管理人员通过开发好的专用或者【4]~-R．浅谈文书档案计算机管理的利弊卟沿海企业与科技，通用软件，对档案信息进行分类管理搜索，同时可以实现2010，(12)：79责任编辑：王玲玲收稿日期：2014—03—21作者简介：张慧(1965一)，女，陕西汉中人，潍坊学院美术学院教师。·119·