采购付款作业流程及管理办法.doc

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1、文件编号版本号文件类别采购付款作业流程及管理办法页次发文部门财务部生效日期一、目的规范采购付款的作业管理，合理调度和使用资金，满足生产经营需求，有效防范付款风险，特制定办法。二、适用范围适用于公司所有物质采购付款的管理。三、定义/术语采购付款：分为“临时应急采购付款”和“月结采购付款”（按采购账期付款）两种付款形式。四、职责1、采购员：负责采购借支和报销的办理。2、材料会计、总账会计：负责应付账款明细账的建立，以及采购付款的账目核对。3、财务部经理：采购付款计划的制定与报批，以及采购付款的审核。4、总

2、经理：负责采购付款计划和采购付款的审批。5、出纳：负责采购付款的办理。五、规定内容（一）临时应急采购借支规定1、临时应急采购，原则上只能动用“采购备用金”。“采购备用金”由出纳按《备用金管理制度》实施管理。2、采购员收到申购部门负责人的签批的《物料申购单》，应估算采购的金额，并填写《借支单》办理采购借支手续。采购员借支按《员工借支流程及管理办法》的规定办理。（二）临时应急采购报销规定1、采购材料（物质）到厂，采购员均需及时办理入库手续（或签收手续）。原辅材料入库办理按《材料仓工作流程及管理办法》。采购

3、的饰品、装修物料、广告品，入营销中心饰品库；办公用品入行政部仓库；食堂采购物料，由食堂人员签收。2、材料入库后，采购员应及时办理相关报销手续。采购员报销前，应要求仓管员或申购人分别在“发票”或“送货单”上签名，证明采购材料（物质）已收到。无入库（签收）手续，财务部不给予报销。3、采购员依据“发票”或“送货单”填制《支出证明单》，办理相关报销手续。采购员必须在采购完成的3日内报销，报销审批按《费用报销制度》执行。（三）、采购应付款（月结采购付款）建账规定1、材料会计每日应及时逐笔登记供应商《应付账款明细

4、账》，并于每周一、每周四，将《送货单》、《物质进仓单》、《退货单》等材料进出仓的原始单据，包括《对账单》提交总账会计。2、每旬（每月11日、21日、次月1日），编制《应付帐款明细（旬）报表》交总帐会计审核、挂帐。3、每月1日---5日为材料会计与供应商的对账期，材料会计应根据《采购合同》、采购报价、送货单等编制《对账单》与供应商对帐，并编制《应付帐款明细汇总月报表》与总账会计核对应付账目。应付账目不一致时，应查实原因并作相应的调账处理，保证材料会计、总账会计、供应商账目三方一致。（四）月结采购付款办理

5、流程1、每月底，财务部经理应根据公司资金状况、采购合同应付账款账期等情况，合理制定《采购付款计划》呈报总经理审批，财务部据此付款。2、合同约定付款时间到，供应商按请款时，必须开具加盖收款单位公章或财务专用章的《收款收据》，并将《收款收据》和《物资进仓单》的请款联交材料会计审核。3、材料会计初审通过，将供应商相关请款单据交与总帐会计复核。4、总帐会计复核无误后，材料会计填制《支出证明单》，材料会计、总账会计均须在《支出证明单》确认签名。5、总帐会计将《支出证明单》及相关附件依次呈报财务经理审核、总经理批

6、准、董事长助理复审并签名后交与出纳付款。6、出纳根据公司资金情况和供应商的具体情况，选择付款时间和付款方式。7、出纳付款完毕，及时登记各类日记帐。六、奖惩规定1、财务人员未严格按《备用金管理制度》、《员工借支流程及管理办法》执行，给予责任人10元/笔的处罚；造成损失的，追究其赔偿责任。2、采购借支未在规定时间内报销的，给予责任人10元/笔的处罚。3、未经批准，私自挪用采购备用金（公款私用），给予责任人50元/次的处罚。4、未按要求及时与对账、记账，应付账目错误、应付账目的相关原始单据资料遗失等，给予责

7、任人10元/笔的处罚；造成损失的，追究其赔偿责任。5、应付账款支付错误，给予责任人相关50元/笔以上的处罚；造成损失的，追究其赔偿责任。七、附则　1、本办法负责财务部制定，经总经理批准后生效实施，修改亦同。2、本办法由财务部负责解释。3、其他制度与本办法相冲突的，以本办法为准。八、相关文件1、《备用金管理制度》2、《员工借支流程及管理办法》3、《材料仓工作流程及管理办法》。4、《费用报销制度》5、《供应商采购合同》6、《采购报价单》九、记录/表单1、《采购付款计划》2、《送货单》3、《物资进仓单》4、

8、《对账单》5、《应付帐款明细（旬）报表》6、《应付帐款明细汇总月报表》7、《收款收据》批准：年月日审核：年月日编制：年月日