高雄市立楠梓特殊学校提升公文处理品质暨时效之注意事项.doc

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1、高雄市立楠梓特殊學校提升公文處理品質暨時效之注意事項95年12月7日行政會報書面報告一、繕打部份（一）公文發文時，承辦人應詳加注意的地方：　1．主管是否已批示待發？　2．騎縫章、頁碼是否OK？　3．附件是否備妥（或引入）？　4．「電子公文受文機關」是否點選？　5．公文修改之處，是否在系統及稿面上修正？（二）【附件部分】－發文所需附件，由承辦人自行備妥，隨文交發。　1．附件欄一定要寫明，不可寫『如主旨』或『如說明』，並括弧註明是『紙本另送』或『隨文引入』。（不論紙本、電子檔）。　2．非電子公文要隨文附發之附件勿與公文裝訂、勿蓋騎縫章。　3．紙本件須有『核章』或正本方可紙本公文發

2、文，倘若不是請自行掃描做成電子檔隨文引入（以.JPG或.PNG的圖檔為佳）。　4．副本單位如需給予附件，請於副本處註明『含附件』之字樣，並自行備妥交付。　5．不論『函』或『開會通知單』，凡非電子公文受文單位需給予附件者，應自行備妥交付待發。（三）其他應注意事項　1．公文應電子發文單位，要自行點選『電子公文受文機關』（EX：高雄市政府教育局→請繕打＂教育局＂再點選新增）；紙本發文時若發文對象非官方單位，請加註單位地址（或交付信封），方便寄發公文。發文時除需將紙本送文書組發文處理外，公文系統需點送發文（楠梓特殊學校）。　2．騎縫章必須蓋承辦人的「職名章」且清楚明確。頁碼請編在下方

3、中間，公文第1頁右下方寫上共『共　　頁』的字樣。（注意：凡需歸檔之公文須編頁碼及蓋騎縫章，包括小紙條，反面有資料也必須編頁碼。）　　3．公文修改處，勿以鉛筆修改；如有修改需蓋職章以示負責，『雙稿』或『併案』請在稿面「受文者」上方註明。　4．繕打、校對、監印一律以紙本原函（稿）為主，公文左上角應註明為『以稿代簽』或『簽稿並陳』或『先簽後稿』。二、擬辦（文存查）部分（一）「檔號」及「保存年限」：於稿面規定位置註明（及右上角）。（二）「檔號」及「保存年限」：務必依照檔案保存年限基準表規定填列。（三）文稿有1頁以上者請裝訂妥當，並於騎縫處蓋職名章（限橫式職名章）。（四）文稿應於每頁之

4、下緣中間加註頁碼，並於第1頁之右下角註記「共　頁」。（五）文稿判行之決行層級請註明。如圖所示：　　　　　　（六）各處室主管批示之順序如下：1．批示「如擬」、「可」等字樣於最上方。2．蓋「職名章」於中間。3．蓋「代為決行」章於最下方（紅色）。　4．公文批示排列順序應職名章在上，代為決行章在下，以及發（發文）或如擬（存檔）之批示字樣並註明八碼時間才可發文，若有代為決行而同一人蓋了數個職章，則每個職章都要簽註八碼時間。（七）承辦人員於公文擬辦完成後，請先將電子檔完成結案歸檔後，再將公文送交文書組檔案室存查。（5日內）。三、監印部份（一）未經簽核而須用印之文件，應填寫「用印申請書」，

5、其代為決行的層級應為處室主管，獎狀或證書等相關文件於用印前，請確認格式及數字用法無誤後再大量印製，關防若有放大或縮小亦須經過機關首長同意，94年1月1日起數字用法已有明確規範。（二）紙本發出後之公文（函等）及附件因發現錯誤而須修正時，應將公文（函等）及附件全數拿回，由承辦人員調出舊檔更正後，使得以更正章更正錯誤內容，否則應自行發更正函更正內容，電子檔發文後亦同。四、其他（一）各處室承辦同仁對於各類公文，請注意處理時限。「最速件：1日」「速件：3日」「普通件：6日」限期公文應依其規定期限辦理。（二）紙本送文書組發文前，請檢視稿面左下角「打字」、「校對」處，是否已核章（職名章）。

6、（三）依檔案點收要點，編寫頁碼請用鉛筆逐頁編寫並於首頁填寫總頁數。