做好文档管理工作的几点思考

《做好文档管理工作的几点思考》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在应用文档-天天文库。

1、2010年第2l期(总第109期)中国现代黼装备做好文档管理工作的几点思考熊艳刘国福张圮熊英中国人民解放军国防科学技术大学湖南长沙410073摘要：信息技术的飞速发展给文档管理者带来新的思考，本文在阐述文档电子存储优势的同时指出了纸质存储的必要性，并从文档的收集、整理和保护3个方面介绍了一些具体做法，最后强调了文档管理者在工作中应加强责任心，积极发挥主观性，不断提升自己，使文档工作跟上时代的步伐，真正体现其价值所在。关键词：信息技术；电子文档；纸质文档；管理；保护2l世纪是社会信息化、科技全球化的时代，只有速

2、度。对纸质文档加以签字盖章则具有法律效力。因充分加强对各类信息资源的正确挖掘，规范管理好各纸质文档原始性的存在，即使科技飞速发展，但在可类信息，才能使读者准确地把握信息内涵。而如何快以预见的未来其作为凭证作用的地位将不会改变。速高效地搜寻、处理和利用好准确的信息资源，掌握2．电子文档的获取信息化工作的主动权，加快信息化建设的步伐更是对应用信息的普及以及科技的巨大发展逐渐产生了文档人员的一种考验。笔者从事文档管理工作多年，电子文档。电子文档是一种以代码形式记录于磁带、深刻认识到要让文档工作真正体现其价值所在，必

3、须光盘和硬盘等载体并通过数字电脑进行操作、传输与不断采取措施，加快现代化管理的步伐，提高档案工处理的文档。作效率，以适应信息技术的发展。(1)收集范围只要是本单位在工作中形成或采用的、具有查考一、资料获取：掌握高新技术，利用电利用价值的各类电子文档都应该收集保存。子产品，又快又好地收集资料(2)获取方法随着计算机、多媒体和网络等技术的迅速普及和根据电子文档的类型我们获得所需电子文档。具快速发展，以及信息存储方式的变化，国与国之间、体来说使用W0rd，扫描笔等制成文本文档；利用扫描地区与地区之间在经济、政治、文

4、化等方面的交流打仪、数码相机获得图像文档；运用Fluent等仿真软件破了时空的限制和障碍，人类真正进入了网络化和信得到数据文档；运用CAD，SolidWorks等制图得到图息化时代。科技的巨大进步给我们文档资料的整理带形文档；利用摄像机等制成影像文档；利用录音机等来了许多便利，因此掌握和利用好科技产品将会带来各种音频设备得到声音文档。事半功倍的效果。(3)突出优势1．纸质文档的获取电子文档相比传统的纸质文档，在检索、利用和传统的记录手抄式是纸质文档最初的获得来源，保管等方面有着突出的优势：随着复印纸、复印机等

5、的出现加快了纸质文档的获取①检索快捷方便。目前计算机的运算速度已高达每秒数亿次，使档案检索的时间大大缩短。②共享性。电子文档内容与存储的载体可以分收稿日期：2010—0315割，利用不受时间与空间的限制，能同时满足多用户作者简介：熊艳，本科，实验师。刘国福，博士，副教需要，实现信息共享。通过计算机网络化管理，文档授，教研室主任。／7中国现代黼装备2010年第21期(总第109期)人员只需输入几个关键字，计算机便自动搜索所需资将更新或已登记更新的操作环境及数据进行登记和保料。并且搜索到的大量结果将按照相关性排好

6、顺序供存，保证从网络渠道流通的电子文件不散失。使用者选择。毫不夸张地说因为有电子文档的存在，对文档的分类方式有很多种，笔者将其归纳为通过1台计算机足不出户就可以了解世界动态。“把好开头关，以‘树枝结构’为核心”。即在分门③易于修改。电子文档易于修改，这是电子文档别类中首先要了解所拥有的资料大致类别，再往下一优于传统印刷文档的一个重要特点，印刷文档和手写步步进行细分。例如资料注重时问性可以按年度分，文档都有一个共同的不足就是一旦印刷好或者写好，注重类别性则按内容分等。内容就已经固定在纸上，而人们在处理很多文字和

7、图举个细化管理文档的例子，在实验室文档管理形图像信息的时候，经常需要对处理的信息进行修中，对纸质文档的管理采取的具体措施是：首先是分改，以满足不同的需要，纸质文档要修改只能对信息类。在第一级分类中，可以将文档大致分成3大类：的载体印刷品进行毁坏，这个时候电子文档就体现出设备借(使)用登记本、设备台账、教学。其中教学又了它的优点。只要有修改文件的操作权限，然后点击可以分为课程标准、教学大纲、教学日志、教学日鼠标或者通过键盘可以实现对电子文档进行实时随意历、试验课表、试验报告等。接下来实验报告又可按的修改、更新和

8、资料针对性索取，同时不影响它的美年级班次分类等。像这样按树枝分叉式地一级一级观性与完整性。另外这一特点还保证了现代化产品与分类下来便于在日后的工作中可以继续补充资料。在技术的发展速度可不断满足文档处理手段升级的新需分好类别之后，接下来的工作是存放文档，打标签及求。贴目录。将每一类别的文档分别放入贴好相应标签的④多媒体性。对于那些动画、声音等来说，纸文档盒，然后放置在专用的文件柜中。最后还要对文质文档