浅论电力建设工程档案管理的问题及其措施.doc

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1、浅论电力建设工程档案管理的问题及其措施【摘要】电力工程档案是电力建设活动中形成的原始的、图物相符的有保存价值的真实记录和实际反映。它记载着建设项目管理如投资计划、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动屮形成的档案文件，在对建设工程质量、总体造价和建设工期进行管理的同时，工程档案管理作为工程项目管理的一部分，工程档案管理的好坏，直接关系到工程的质量，影响企业的经济效益。本文简述电力建设工程档案的特点，对电力建设工程档案存在的问题及其措施进行了论述分析。【关键词】电力建设丁程；特点；问题；措施；1电力建设工程档案的特点电力建设工程档案

2、的特点主耍有：(1)真实性。工程档案是该项工程实体建设过程中的真实写照。因为工程档案材料的形成是与该工程建设同步形成的，是该工程报批、施工、竣工过程的原始记录，与工程实体完全一致，从工程档案中就可查证其工程质量，它是工程质量监督部门进行竣工验收的重要依据。(2)单一独立性。即以单位工程为组卷原则，体现档案的整体性、连贯性，这是工程档案最突出、最重要的特点。(3)实用性。工程档案是该工程最原始的记录，所以冇很大的使用价值，即实际性。通过档案材料，可以全面考核工程建设工作，检查工程是否符合设计耍求。2电力建设工程档案存在的问题笔者认为

3、电力建设工程档案存在的问题主要有：(1)工程项目重要往來文件及会议纪要不全或没冇收集，具体体现在文件冇來无往；來文缺附件或缺图纸；会议纪耍有后一次的无前一次的等。（2）施工文件常见施工联系单不全；设计变更单未封闭；工程质量检查及验评记录、隐蔽工程记录不全；原材料出厂证明和检验报告不符合归档要求等等。（3）用复印件归档。如一些水泥、钢材等原材料试验报告为复印件归档等。（4）案卷及文件题名太笼统，不准确，不能揭示其案卷或文件内容。3加强电力建设工程档案管理的措施3.1规范档案管理制度。由于电力建设项目的施工单位多，项目档案管理工作面广

4、量大，各施工单位归档工作的要求和做法不尽一致，而规范化是档寨管理的本质耍求。耍使档案工作有序进行，必须从一开始就建立一整套科学、合理、适用和操作性强的项目档案管理制度，从组织领导、管理体系、职责分工、奖励处罚等方面作出明确规定，对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制、交接验收等提出具体要求。所以在工程建设开始，档案室应向各施工单位发放木企业的建设项目档案管理制度汇编，在收集和编制竣工资料时做到有章可循、标准一致、职责分明。用规范的档案管理行为來推动各参建单位档案规范化管理，从而有效地控制档案的归档质

5、量。3.2提高档案人员的素质，保证档案资料收集的完整性•随着企业档案服务的范围扩大，档案工作的手段更加现代化，对档案工作者的政治素养、文化知识、专业水平和操作技能等方面都提出了新的更高耍求，为适应新的形势，档案人员应自觉学习、理解工程档案相关的政策、规定及相关的业务知识，一方面耍善于与工程项冃管理部门、施工部门等进行沟通，另一方面在做好档案室内部工作的同时，要求早期介入工程建设活动，时时了解工程建设动态，参与工程建设项冃的单项工程验收、评审活动，按档案的要求对工程中所产生资料把好质量关，及时发现问题提出整改要求，积极主动、有计划、

6、有步骤地开展工程档案收集工作。同时完善兼职档案人员网络体系，加大档案的宣传力度增强员工档案意识，在员工中树立档案是企业资产的理念，培育深入到各部室、各班组的档案人员网络体系，将档案收集工作更深入开展下去，从各个渠道收集全面完整的资料。3.3力求档案收集的完整性和准确性。施工单位工程竣工档案是电力建设工程档案中非常重要的一部分，形成一套高质量的竣工档案，首先各专业工程技术人员负责检验档案的真实性和准确性，然后档案管理员负责检验档案的标准化、规化。为了能保证施工单位工程档案的移交，从工程一开始，档案管理人员应通过开会、到施工单位现场指

7、导等方式与各施工单位强沟通，就文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理组卷及竣工图编制和交接验收等具体问题向各专职资料员明确具体档案要求，学习项目档案管理政策法规，统一思想、统一认识、统一做法，有效地控制档案的形成质量，减少因意见不一致而造成的返工工作量，真正做到移交精品工程的同时移交精品档案。3.4抓好项目工程档案工作与工程建设管理的“三同步”o供电企业项目工程的特点是参建单位多、建设工期长，形成的工程档案数量大、内容庞杂。单项工程完工时间也有早有迟，客观上给项冃工程档案收集工作带來一定难度，同吋项目工程档案是随着项目建设环环

8、相扣，段段相连，步步延伸，逐渐形成的，工程一口竣工，档案完幣、准确、系统就己经是客观存在，要保持和维护这种客观性，就要从工程项目初期抓起，狠抓工程档案管理“三同步”（即工程建设一开始就与开展档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工资料的积累、整编