论电子档案利用的利与弊

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1、医学信息2010年6fl第23卷第6期医学信息；论电子档案利用的利与弊肖成刚【摘要】随着计算机技术的广泛应用，电子档案大量产生，有人提出档案馆应以保存电子档案为主。本文对电子档案利用的利弊提出了一些看法，认为应采用新保守主义原则，加强电子档案的规范化合理化管理，有利协调与传统纸质档案的关系。【关键词】电子档案；利用；利弊【中圉分类号】TP391【文献标识码】B【文章编号】l006—1959(2010)06一o044—01在中国传统的乡土文化背景下，文化就是文字，文化的神圣感缘自案馆”的文章，报道了几个月来有关电子文件处置方法的法庭大战，判决文字的神圣感。然而，随着计算机技术的广泛应用，机关、团

2、体、企事业的主要内容是要求美国国家档案与文件署废除关于授权所有政府机构单位在管理、生产和科学技术等活动中形成了越来越多的电子文件，其自行销毁已转换成纸质载体或缩微品形式的电子文件的政策，正是这一全部信息是以数字式代码加以存储的，信息的编码和解码过程都由计算政策引发了这场法庭纷争。如今，这场纷争已硝烟散尽，但它留给我们机完成，需要时，只要指出其文件名，即可将文件调出来供阅读使用。以的思考却发人深省，我们对电子文件、电子档案的管理要具有忧患意识。光盘、磁盘为主的新型载体材料的出现冲击着传统的纸质材料，“无纸办虽然电子档案有着传统档案无法比拟的优点，但是它受诸多因素制约不公”的提出更加反映出新型载体

3、材料将逐步取代纸张的趋势，因此，有人可避免产生一些弊端。提出档案馆应以保存电子档案为主这种观点是否正确呢?当然，我们2．1电子档案资源不充足：近几年来，电子档案数量剧增，但在时不能绝对肯定的指出这种观点对或错，但笔者认为，联系我国的实际情间和空间上都还没有使电子档案构成足够的量的积累，而且，现有的电况，电子档案并不能取代纸质文件。子文件大多还处于现行阶段，有相当的封闭性。电子文件从形成、积累l电子档案利用的利到开放需要一定的时间，许多文件有特定的利用范围，因此可利用资源电子文件大量产生的初期，人们对它是持乐观态度，1988年在法国的丰富不可能在短期内完成，电子档案不可能在短期内成为档案馆的馆巴

4、黎召开的第十一届国际档案大会上，会议主题就是“新型档案材料”，藏主体。2．2存储介质的物理寿命短：目前电子文件采用的存储介质主要会议认识到，管理机读档案的进步不会损害传统的档案原则(如证据合是磁盘、磁带和光盘，磁盘、磁带的物理寿命大约不足十年，光盘也不过法、信息价值、来源、分类和著录等级等)，相反，通过采用新技术，机读档二、三十年。不适宜的温湿度、灰尘、有害气体、光线等都会对文件载体案能为传统档案利用开辟新路。然而，到了1996年，在北京召开的第十产生破坏作用，另外机械磨损和震动也会改变磁物质内部磁分子的排列三届国际档案大会把“信息技术对档案和档案工作的影响”作为会议的次序，导致电子档案文件的

5、损毁。中心论题之一，会议对西方发达国家在档案实践中管理机读档案的特点2．3信息技术脆弱：当代社会技术竞争十分激烈，信息技术是十分及对档案馆各个层面工作的挑战等都做了论述，认为档案馆原来的只保脆弱和不稳定的，就算载体保存完好，读出设备在信息技术的发展中几管实体档案的传统做法和理论原则正受到保管“虚拟档案”和建立“无界经淘汰，也许根本就不能适应原载体了。试想1979年入馆的电子档案，档案馆”的巨大冲击。由此可见，电子档案的地位和作用以惊人的速度2O年后不仅载体可能变质，其读出设备也早已更新多次了。增长，这自然反映出它有传统纸质档案无可比拟的优点，主要表现在以2．4对电子文件的鉴定难度大：文件价值鉴

6、定长期提倡“直接鉴定下几方面：法”，由于文件数量激增，运用此种方法已是力不从心。8O年代末期北1．1节省存储空间：文件是人们活动的伴生物，只要是从事社会活美和欧洲的一些档案专家采用了一种更为宏观的鉴定方法，主要通过文动的个人、组织、机构、团体还存在并进行活动，就会源源不断的产生文件形成者的职能，而不是文件的内容来判断文件的价值，这是针对纸质件，科技、经济的发展，社会分工的细化、组织机构的膨胀等使得人类活文件提出来的，但也适用了电子文件。从宏观上确实有利于从卷秩浩繁动的空间、时间和频度大大拓展，这就必然导致文件的大量产生，相应的的文件中筛选有价值的文件，但是就单个的电子文件而言鉴定难度大，档案数

7、量也激增，但是库房等存储空问有限，两者不成比例的发展衍化原因主要有两方面，一是因为其翩成材料物理性能差，二是因为信息易成了档案工作中的一个矛盾。电子档案信息介质的存储密度很大，特别变易失。是光盘，有“海量存储”之称，采用“以密集对付膨胀”的方法，这样可减少2．5权益方面的问题：如利用者的信息权、文件内容涉及的隐私档案的存储空间，便于存放。权、档案文件的公布权等，有些国家的档案法或其他法律中有针对纸