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1、PPT使用技巧培训(中级1.深入认识PPTPPT的含义?POWERPOINT。EXCEL是强大的表格工具,PPT是演讲辅助工具,不是WORD的替代品。PPT的时间特性与空间构成2.PPT应用10大误区(一WORD搬家所谓WORD搬家,就是把一篇WORD稿的内容,整段地复制下来,不做或少做修改,直接粘贴在PPT中,一屏放不下就转移到下一屏。这是PowerPoint商务演示中最常见的错误之一,其错误的程度可达5颗星。微软推出OFFICE软件,功用目的各有不同,WORD是文字排版工具,PowerPoint是演示演说助手。WO
2、RD搬家的实质是拿PPT当WORD使用,有点关公战秦琼的意思。既然给听众(或者说是观众看到的东西和WORD里的差不多,还不如直接给大家看WORD!何必费此功夫?WORD的主体通常由文字叙述构成,有标题、有段落;有论点,有论据;有陈述、有案例。当然,做为阅读资料,这样的形式非常合适,读者可以完全自主控制,根据自己的需要,或快速浏览、或重点精读。但是,如果用WORD做演讲展示用(或者说把WORD搬到PPT中,观众只能随演讲者的进程而动,不能自己作主,却又不得不在字里行间穿行,找出有用的信息点,这实在是一件困难的事情。这样做
3、太不顾及听众的感受,不专业、也不敬业!(二照“屏”宣科所谓照“屏”宣科是指在做汇报、演讲、展示时,演讲者照着屏幕上显示的文字宣读,没有自己宣讲内容,离开屏幕就没有办法进行下去。这是一种极不专业、极没有水准的做法。想想看,坐在台下的听众既不是不懂中文的外宾,更不是大字不识的文盲。他们一定会想,“我们又不是来听朗读的,我们认得那上面写什么,不要浪费大家的时间了,发材料回家自己去看就好!”微软的OFFICE软件中,常用的有WORD、EXCEL、PowerPoint,三者使用目的各不相同,各有自己的功用。PPT是演讲辅助工具,
4、也可以称作展示助手。可以帮助演讲者更清晰、更准确地展示要表达的内容。特别是当需要图示、图表、声音、视频、动画来辅助演讲展录时,PPT则具备得天独厚的优势。所以说,PPT不是讲话稿,如果需要讲稿,就另准备一份WORD版的稿子。实际上,在重要的场合,这种做法是必要、也是必须的。记得在联想的时候,重要的会议、市场活动中,杨元庆的发言通常是宣读讲稿,而市场推广部门会根据这份讲稿做一份PPT演示稿,二者的结构相同,内容一致,但PPT图文并茂、重点突出、观点鲜明,可以更有效地传递演讲者的讲话信息。当然,你也可以把需要宣讲的部分写在
5、备注中,放映的时候采用分屏播放的方式,直接看自己的屏幕即可,自己随讲随翻页,而不需要找其他同事在台下帮助翻屏了。(三滥用切换音效大屏幕每次翻到下一页,都会有一阵奇怪而熟悉的声音传遍整个会场。一会儿是呼啸而过的风声、一会儿是汽车的疾驰、一会儿又是打字机的嗒嗒声、一会儿又掌声雷鸣……虽然这是一次难忘的演讲,但记住的全然不是主题和内容,脑海中只剩下那些奇奇怪怪的声响。(四另起炉灶每当新建一个PPT文档,或是新加一页,总会有这样一些文本框提示出现——“点击此处添加标题”、“点击此处添加文本”。于是,也总是有这么一拨人,他们极不
6、喜欢这样的提示,每当遇到,就有一种自己被鄙视、被愚弄的感觉。心里说,“我又不是傻瓜!干吗要你提示?!”于是乎,他们毫不犹豫地删掉这些框子,望着一干二净的版面想:“我要在一张完全崭新的白纸上作画。”而后,按下自建文本框按钮,仔细在PPT上画出属于自己的文本框,再键入自己的文字。这是PPT应用中非常严重的错误之一,而我每次讲课做调查,也总是几乎至少有1-2成多的学员会举手确认,表示自己正是这样做的。微软在PowerPoint的编辑页面中预置这样的文本框,不是认为用户傻、更不是因哦自己傻,而且一种规范,定义了这种版式规范后,
7、可以许多方便,大大提高效率。常见的影响有以下4处:1.在大纲视图,如果全部都是自建文本框,则在大纲视图什么内容也不会显示;如果是在版式默认的文本框内输入文字,则在大纲视图的相应位置也会有显示,方便全局预览、也方便修改调整;2.在规范版式内的文字都可以统一进行字体、字号、颜色等格式修改,只要进入母板视图,改动一次,整个PPT的相应位置都会完成统一的改动,效率大大提高;3.规范版式内的文字信息还可以一次性导出到WORD文档,非常方便,而自己单加的文本框中的内容则不能;4.当我们设置超链接到某一指定的页面时,如果是应用规范的
8、版式,则会看到标题文字的提示;否则只有编号,没有标题文字,用起来就很不方便。(五滥用动画在商务或政务活动的PPT演示中,动画功能的作用却在于“强调之强调”或“突出之突出”。所以,我一直主张慎重使用动画,动画最恰当的应用有三处:一是对于文字需要逐行提示出现时;二是图表的元素逐项显示时;三是需要突出某个要点时。其他多数情况下动画应用一
