发票及收据的管理办法.doc

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1、发票及收据的管理办法发票作为交易的合法凭证、销售收入的主要依据，在购销的环节都是最重要有效凭据之一，为保证公司资产的完整，避免产生不必要的损失，必须加强对发票的购买、领用、保管的管理，根据公司财务制度现制定如下操作规定和管理办法，望相关部门和人员严格执行规范流程和遵守发票管理制度。一、费用发票的管理1、定义。费用发票指因购管理用品或获取的劳务（各种费用）而取的的发票。2、管理规定。1）凡购管理用品或获取的劳务（各种费用）必须取得合法的发票，取得的发票根据费用性质粘贴于公司印制的相应报销凭证后。2）对于真实、合法、合理但内容不完整、计算有误的发票，应将其退回经办人，由其负责将

2、发票调换后再行报支报销。3）收到真实、合法、合理的发票，但发票金额小于报支金额的，按发票实际金额报支。4）收到不真实、不合法的发票，财务必须拒绝报支。5）财务将费用凭证和原始发票作为入帐的依据和附件，与记帐凭证装订成册，按规定年限保管。3、禁止条例。1）对于无法提供合法正确的原始发票的费用，不得报销；对于无法取得发票的，必须经主管部门经理证明，财务部门审核、相关领导人员审批后方可报支。2）对于无原始凭证的付款凭证（修正分录除外），不得进行帐务处理，即不得虚列支出。4、处罚条例。1）费用申报人提供虚假发票且造成公司损失的，除全额补偿公司损失外，另处损失金额30%且不低于100

3、元的罚款。2）现金出纳不严格保管原始发票，使费用申报人无法进行报销的，由出纳承担该笔费用。二、销售发票的管理（一）定义。指销售商品或提供劳务后向客户开具的发票，公司销售发票主要指代理费发票。（二）换票。1）换票指客户需要增值税发票，但因条件限制无法当即开出，或事后客户要求换票的，先给客户小票，等增票开具后再换回小票的行为。2）对顾客要求开具的增票，自收到日起，保管期最多为二个星期，二星期内顾客未换取的，将增票还与开票人，不得积压。3）小票的换票期限为一个月，超过一个月的不得更换。4）门店应在收银台显要位置张贴以上二项须知。5）对于换回的小票，应进行红冲，并将原小票贴粘于红冲

4、发票后，红冲发票记帐联与增票记帐联捏对，随对帐单上交财务。不得将原小票与增票直接捏对。6）门店收到待换增票，需进行登记，交付客户时，由其在登记簿上签收。7）换票工作由门店财务主管操作，门店财务主管严格保管增票，不得有遗失现象。（三）发票和收据的管理1、购买。1）发票和收据由指定会计购买，财务人员根据实际用量进行购买，其他任何人员无权购买；2、分公司领用。1）管理发票的会计必须设置“发票领用收回登记簿”。2）发票由管理发票的会计负责发放，若发票管理员不在应授权指定人进行发放工作。3）分公司要领用和开具发票必须事先通知总部相关人员。4）门店领用发票后，必须由领用人在“发票领用收

5、回登记簿”上签收。5）发票应由门店财务主管（无财务主管的，由台账负责，下同）进行领用，填写“小票申领单”，若无法直接亲自领用的，必须在申领单上注明授权人，经授权的人员方可进行代为领用，否则发票管理不得发放。独立核算门店若小票购买、印制后存放于门店的，可不必填写“小票申领单”，若由分公司统一保管的，也需填写“小票申请单”。6）门店财务主管应注意发票的用量和库存，制定小票安全库存量（库存足以满足3天以上销售需要），对于低于安全库存量的应立即提出申领。7）门店财务主管根据销售需要（满足2天的销售量），向收银发放小票，必须由收银在“门店发票领用收回登记簿”上签收。台帐根据后台开票需

6、要按需领用，即开具几份领用几份，办理签收。除收银、台帐外，其他人一律不得领用。8）收银领用小票后应登记“发票领用归还登记簿”，登记领用日期、小票号码、份数或本数。3、开具。1）小票实行“谁领用谁开具”，不得互相借用，收银应直接向门店财务主管领用。2）使用机打小票的，严格按操作要求进行开具，有赠品的应注明，赠送礼金券或让利必须加以注示，机打小票不得手工涂改，凡涂改的发票一律无效。3）手工开票的，严格按规定开具，开票内容必须齐全，准确填写商品ID、品名规格、数量、单价、金额、营业员、收款人，大小写金额一致，有赠品的应注明，赠送礼金券或让利必须加以注示。4）小票必须按真实的销售单

7、开具，不得虚开小票，对于不符规定的销售单或违规开票指示，收银必须拒绝，并向门店财务主管汇报。5）收银开具小票同时必须保证货款全额收到，对于预收款的一律不得开具，严格禁止应收款销售。4、小票的红冲与作废基本同增票，对于不提供原始小票的，不得开具红字小票。5、保管。1）发票管理员和门店财务主管必须严格保管未开具的小票，并根据使用需要加盖发票专用章，小票必须存放在带锁的房间或桌柜内，不得随意摆放。2）营业终了，对于未开具的小票应存放在财务室内，不得放在收银台，各门店财务室应提供带锁的柜子供收银存放，门店财务主管（或台帐）