财务部会计档案管理办法.doc

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1、财务部会计档案管理办法第一条，为加强公司财务部会计档案的管理，确保会计档案资料的安全、完整，制定本办法。第二条，本办法所称的财务部会计档案，是指财务部门的各种会计凭证、帐本、会计报表、合同、文件、发票存根、收据存根、银行对帐单、调节表、纳税申报表等。第三条，财务部设立档案管理员，财务部的各种会计档案由档案管理员进行管理，按照ISO9001－2000质量管理体系认证中的文件控制程序和记录控制程序要求，认真做好收、发文记录和控制。第四条，会计档案管理要求：1、本年度发生的除会计凭证以外的会计档案，如帐本、报表、对帐单、银行存款余额调节表、纳税申报表、收据存根等，原则上由相关经办会计、出纳自行妥善

2、保管，在下一年度开始后30天内装订成册并移交本部门档案管理员保管。2、当月发生的会计凭证，必须由档案管理员在月度终了后15天之内装订成册，存入指定的档案柜内，会计档案柜应选在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，室内应经常保持清洁卫生。3、当年发生的会计凭证的监管工作，由财务部门负责人具体负责落实；上一年度及以前的会计凭证的监管工作，由本部门档案管理员具体负责。4、当年发生的会计凭证所存放的档案柜，因工作需要使用比较频繁，可以不加锁保管，但应经常使档案柜门处于关闭状态，财务部门负责人应经常查看、清理，原则上要求每月进行一次，确保会计档案不遗失。5、会计档案在会计年度终了后，暂由财务部门保管两年

3、，期满后，由财务部门档案管理员编造清册移交公司档案部门保管，移交清单应由财务部门妥善保管；在移交之前，由本部门档案管理员加锁保管，在此期间的会计档案借用、复印等，按照《贵州五福坊食品有限公司财务管理制度》第四十一条的规定办理(即非财务人员借用会计档案原件，必须经分管财务的副总批准；会计人员借用会计档案或非财务人员复印会计档案，必须经财务部经理或副经理同意)。第五条，处罚规定：1、财务部门相关会计人员、出纳人员对于本人经手的除会计凭证以外的会计档案，如帐本、报表、对帐单、银行存款余额调节表、纳税申报表、收据存根等，不按规定的时间（次年开始30天内）完成装订并移交部门档案管理员的，发现一次罚款2

4、0元，因保管不善造成会计档案遗失的，视情节轻重给予当事人100元——300元的罚款。2、当月发生的会计凭证超过15天仍未装订成册的，对部门档案管理员每次罚款20元；档案管理员未按规定进行档案管理，造成会计档案遗失的，视情节轻重给予当事人100元——300元的罚款。3、因档案管理工作监管不够，导致会计档案遗失且无法落实责任人的，视情节轻重对财务部门负责人给予100元——300元的罚款。第六条，本办法所称的会计年度、本年度、上年度、下年度，均指国家财政年度，即每年1月1日－12月31日。第七条，本办法自公布之日起开始生效，由财务部门负责人具体组织实施，财务部各相关人员根据本办法的要求协助落实各自

5、的档案管理工作。批准人：财务部二00八年一月十八日拟稿人：审核：份数：电子档9份，文稿档1份传达范围：财务部全体人员报：总经理发：督导部