加强档案信息化管理措施

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1、加强档案信息化管理措施　　[摘要]在信息化高速发展的今天，传统档案管理正面临着前所未有的从纸质和电子混合档案向全数字化档案转变的变革。针对现代档案信息建设过程中存在的问题，提出相应的加强电子信息档案管理措施，对推进电子信息档案管理工作的科学化和制度化，具有重要意义和价值。本文主要介绍加强档案信息化管理的措施。[关键词]档案案管理息化[中图分类号]G270.7[文献标识码]A[文章编号]1009-5349（2014）02-0051-01李磊（1985-），女，河北衡水人，武强县人力资源和社会保障局助理工程师。研究方向：档案管理和网络工程。计算机技术的迅速普及使一些传统的文件载体不断消失，传统的档

2、案管理方法已经无法适应现代档案管理工作的需要，而电子信息档案逐渐被很多企事业单位推广运用，网络信息技术的高效率则体现出了十分重要的作用。一、现在电子信息档案管理建设中存在的问题（一）管理理念落后5现在的档案管理体制严重滞后于电子信息档案的高速发展要求，这首先是跟档案的集体管理理念紧密相连的。人们在工作中忽视了电子信息档案的基础工作，档案信息的收集和规范化使用，这样一来就严重降低了档案管理工作的效率，形成了档案信息化建设道路上的障碍。（二）缺乏高素质的管理人才档案管理工作归根结底都要落实到人身上，人才是十分重要的资源。通过调查发现，我国现阶段档案管理人员的素质普遍偏低，不能熟练操作现代化的档案管

3、理软硬件设施，没有发挥出管理主体应有的管理效应，严重影响了电子信息档案管理的整体发展进程。下面我们将有针对性地提出解决本问题的思路和措施。（三）缺乏严格的档案管理体制和标准科学技术已经成为第一生产力，社会信息化建设不断推进，档案管理工作的实质已经发生了根本性的改变，在档案管理的信息化中，档案从起草修改及印发都要在计算机上进行，都是以电子文档的形式存在，这样虽然有利于复制修改，但会使原始记录不再存在，就会出现很多问题，这就需要制订严格的档案管理体制和标准。（四）网络环境下档案资源的利用率太低5人们在利用档案资源时，对网络环境下的利用意识比较薄弱，通过网络获取电子信息档案的交流机制没有深入人心，直

4、接影响到人们利用电子信息档案的热情和积极性。这样，在现实条件下，就会导致电子信息档案资源在很大程度上无法满足公众的需求，延误了利用电子信息档案的最佳时机，严重阻碍了档案事业的高速发展。二、加强电子信息档案管理的措施（一）学习新的管理理念随着社会体制改革的深入发展，电子信息化档案管理工作要得到领导的重视，从上到下及时学习和更新管理理念，形成浓厚的工作氛围，这样才有利于电子信息化档案建设的大力推进，为创新管理体制提供思想保障。（二）加大资金投入，提高管理人员的素质在更新理念的基础上，要想实现档案管理工作的信息化，加大资金投入，加大管理员的培训力度，定期聘请老师员工讲课，学习电子档案管理的新知识，还

5、要重视日常的专业性培养和训练，制定学习型的奖励制度，形成浓厚的学习氛围；另外还要注重高素质人才的引进和培养。管理人员的素质提高了，才能更好地为电子信息档案的发展提供坚实的基础。（三）形成规范标准的档案管理机制5在现代社会，我们需要对电子信息档案进行理性的思考和科学的界定，从工作的实际出发，提出先进的管理制度和技术标准，是当前提高电子信息档案管理水平的一项重要工作。具体是：（1）改革各项工作，制定新的档案管理制度。统一各项工作标准，逐步完善档案管理的各项机制，制订各项保密安全措施。（2）通过充分的调研，引进国内外先进的管理模式和标准，通过整合建立符合实际工作的档案资源库，保证整个档案信息网络畅通

6、和资源共享，提高内在的工作水平。（四）加大档案信息开发力度，发挥档案信息化的正能量利用档案网站的集群化管理，重点加大网络环境下档案信息资源开发力度，建立界面友好、功能齐全、易于群众操作的网站；有利于档案信息利用者的访问，网站的服务功能定位要与单位的主要职能一致。只有充分发挥相应档案信息，服务于档案管理工作实践的现实，才能不断提升自身管理的水平，从而形成良好的互动局面，才能更好地发挥信息档案的基础作用和正能量，为档案管理工作提供保证。三、结语我们要加强信息档案工作者的服务意识，不断对工作者进行培训，学习信息档案的新知识，形成规范的管理体制和标准，利用网络进行宣传、公布已经开放的档案信息资源，不断

7、地提高信息档案的社会效益，更好地服务于广大人民群众。【参考文献】[1]孟世恩，王颖，何芳.对我国档案信息化建设实施的理论思考[J].档案学研究，2004（05）.[2]陈张靖.浅析我国档案信息化建设的现状与对策[J].读与写（教育教学刊），2012（01）.5[3]岑琳焕.档案信息化建设的问题及对策探析[J].办公室业务，2012（05）.责任编辑：武聪5