公司采购与付款内部控制审计报告[1].doc

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1、采购与付款循环内部控制的审计评估报告有限公司：按照年度审计计划，我们近期对公司采购与付款内部控制情况进行了审计评估。通过评估该内部控制的风险和缺陷，提出审计建议，旨在改善公司管理水平。审核的范围包括采购管理制度、业务操作流程、采购工作机构和相关人员的职责，财务管理制度等方面。我们按照内部审计准则的规定计划和实施本项内部审计工作，并采用了我们认为合适、必要的审计程序。审计发现主要问题及相关审计建议如下：一、材料采购实行年度招投标，招标组织机制不全，招标过程不完善、决标结果执行不到位。根据了解，目前公司对铜包铝、铜包钢、铝箔、PE料、PVC、合金丝和木盘等材料进行了年度招投标。我们抽查了铜包钢、

2、PVC料、铝箔、木盘等招投标相关资料，发现以下问题：1、招标小组组织成员构成单一，决策过于简单、集中。招标小组由采购部2位人员和主管副总经理组成，总经理视情况参与。2、相关招标文件中没有明确采购数量及采购时间等内容。3、“招标决标单”中没有注明中标原因及各单位中标比例（中标单位一般都有2-3家）。4、招投标结束后均不与中标单位签定供货合同。5、不能完全按招标结果执行，例如PVC料，在3月进行了年度的招标，但由于市场价格波动，仍然采用询价方式采购。第7页共7页审计建议：1、公司建立由生产、采购、品质、财务等相关部门及分管领导组成的招标小组。2、根据计划期经营计划，制定计划期材料采购预算，提出招

3、标数量，有利于投标方投标报价，充分提供招标的竞标依据。3、由于招标小组评标时会综合考虑产品质量、生产能力、合作情况等因素，因此决标报告应有中标理由说明。4、招投标结束后，应与中标的供货单位签订采购合同，以明确材料质量、交货期等合同要约和违约条款。5、为了招标结果更有效，建议缩短招标周期，由原来的年度招标改为季度或者月度招标。6、严格执行招标决标结果。如遇客观情况而未能执行招标决标结果时，应重启招标或其它采购程序。二、公司铜轴车间材料采购缺少请购与审批内控环节，采购部自主决定采购物料类别、数量、和到货时间。公司铜轴车间的材料采购，由采购部门根据销售部门发送的“生产任务单”中的的材料标准耗量及仓

4、库库存情况进行自主采购。此种操作，采购申请与审批、购买不相容岗位没有分离。审计建议：由生产部门根据销售订单计算出材料耗量标准，结合仓库库存情况，向采购部门提出采购申请（申请中应包括数量、质量要求、到货时间等），采购部门根据此申请进行采购。采购部门也可根据生产、库存情况核实采购申请是否合理，避免采购失误。三、采购方式和采购程序不完善，部分材料采购既未招标也未有询价、议价等采购程序和记录。1、公司目前在铜、裸铝带等采购上主要根据上海第7页共7页有色金属网中间价来定购。铜的主要供货商是公司，截止到2010年9月底，采购台帐显示本年度已经从该单位采购万元。裸铝带主要供货商是公司，截止2010年9月底

5、，采购台帐显示本年度已经从该单位采购万元。2、公司五金用品采购定点单位为临安中策机电设备有限公司，办公和劳保用品采购定点单位为临安美花南杂日用品经营部，此状况已经持续三年左右。3、本次审计共计抽测了24笔采购订单，涉及个品种的材料，其中个品种的材料既不招标也无书面询价记录。审计建议：1、铜、铝等部分材料在有色金属网上的公开价格，可以作为双方交易价格谈判的基础，经过灵活而恰当的询比价后，选择最低的供货价格，能够有效降低采购成本。2、五金、办公用品等零星物品因采购金额较低实行定点采购，虽然可以降低采购人力资源成本，但长期按此操作，导致采购人员对市场行情不了解，难以控制采购材料成本。建议采购人员季

6、度或半年度对市场价格做全面调查，以选择合适的供应商。3、对询价情况予以记录，是采购人员对自己工作的整理和记录，该价格信息可以为评估各供应商供货价格提供参考，也是定单（合同）审核人员价格决策的重要依据。因此，公司应要求采购人员在每一个定单（合同）报批时，注明定单（合同）价格依据和来源。四、付款计划不详细，付款过程不可控。目前每月的用款总额由财务及相关领导控制，详细的付款计划的安排上由采购部门自主确定。第7页共7页由于采购部没有在用款总额计划下制订明细的付款计划表（应包含用款项目、收款单位、付款金额、该单位应付帐款的时间及期末余款等资料），并将此计划表上报给付款审批和付款审核部门和领导。此种情况

7、使得财务部无法更好的履行对采购部付款情况的核对和监督，相关审批部门和领导无法了解应付款的支付等情况，无法有效履行对付款申请的审批。审计建议：采购部在相关领导确定的货款支付总额下，制订明细的月度付款计划表，该计划表应包括的内容有：供应商、材料类别、期初应付款金额、本期购入金额、累计已付款金额、本期末应付款余额、应付款帐龄、本次申请支付金额等。该付款计划表应先提交财务部核对后，报公司审批领导审核。经审批同意后，采