课Word邮件合并标书整体制作.ppt

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1、计算机基础徐州工业职业技术学院任务驱动：任务4、为投标讨论发出批量邀请函任务5、投标书的整体制作与完成（生成目录）知识点掌握：掌握邮件合并的方法生成邀请函，掌握页面、页眉页脚、背景等的综合设置方法。掌握模板的使用方法，会自动套用格式，会更改英文的大小写，会用工具菜单能自动生成目录，会更新目录任务4、为投标讨论发出批量邀请函2.4.1样式2.4.2模板2.4.3邮件合并2.4.1样式1、定义:规定文档中标题、题注、正文等各种文本元素的外观形式,样式是几组格式的总称。一个样式中，可以包含多种格式，比如：标题1样式，我们可以把它定义一个字体名称、字号大小、粗体、斜体，字体颜色等等

2、。也就是说，通过样式的设置，可以为内容快速应用多种格式，而不必每种一一设置各个格式，更重要的是，样式具有索引功能，能被Word在后续操作中识别和替换等。2、样式分类：段落样式、字符样式、表格样式2.4.1样式3、设置：选中文字或段落，“格式”工具栏－>“格式窗格”按钮或“格式”菜单－>“样式和格式”来创建段落样式或字符样式，“表格自动套用格式”就是样式的一种综合运用实例演示：通讯录中样式的使用2.4.2模板1、模板的含义是文档的特定格式，是一种文件名后缀为.DOT的word文档2、新建文档时选用的默认模板是word的空白文档模板，默认名为：Normal.dot3、利用一个模

3、板的步骤：（1）“文件”+“新建”（2）单击标签，选择所需的文档类型2.4.2模板4、创建模板方法1：执行“文件”+“新建”+“模板”命令，创建一个新空白模板文档，然后，输入内容，并将其保存为一个模板文件。方法2：将现有文件直接转化为文件名后缀为.DOT的文件2.4.3邮件合并邮件合并：利用Word处理多个相似结构文档，这些文档的主体内容保持不变，只是需要在特定地方输入不同的信息，如接收人姓名，地点等。创建邮件合并的条件：主文档和数据源（1）创建主文档和数据源“工具”＋“邮件合并”＋“主文档”/“数据源”（2）在主文档中插入合并域（3）合并数据源和主文档插入点置于主文档＋邮

4、件合并2.4.3邮件合并邮件合并是在两个电子文档之间进行的，一个叫“主文档”，一个叫“数据源”文档。“主文档”中包含有在合并文档时保持不变的文字或图形，可以理解为一份文件的原件。“主文档”内又可分为两部分，一是相对固定的内容（如：正文、签名等），另一部分是变化的内容，其中前者在“主文档”中直接制作，后者则需要从“数据源”文档中合并进来。“数据源”文档一般所保存的多为通讯资料，以表格的形式存储，表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表。一行（一条记录）为一个完整的信息，一列对应一个信息类别即数据域（如姓名、地址等）。第一行为域名记录。在“数

5、据源”文档中只允许包含一个表格，可以在合并文档时仅使用表格的部分数据域，但不允许包含表格之外的其它任何文字和对象。2.4.3邮件合并邮件合并通常包含以下几个步骤：①创建主文档，编辑好固定不变的内容。②创建或打开数据源。③在主文档中对应位置插入合并域名字。④执行邮件合并操作。将数据源中的可变内容与主文档中的不变内容进行合并，生成一个合并文档或打印输出2.4.3邮件合并操作实例：录取通知书的制作邮件合并上机前的准备工作：邮件合并上机操作要求生成班级邀请函，邀请班上每个同学来参加招投标大会，请课代表事先做好”班级名单.xls”，里面含有班级每个成员的姓名，以备上机时使用。任务5、

6、投标书的整体制作与完成（生成目录）2.5.1任意设置页码2.5.2创建目录2.5.3投标书的整体制作2.5.4Word2003的高级使用*2.5.5Word2003的实用技巧2.5.1任意设置页码分开封面（目录）与正文不管你的封面有多少页，首先要做的就是将你的封面与正文分开（作用就如同将封面与正文分别存为两个文件一样，可以分别进行不同的操作），操作是将光标定位到封面最后，使用“插入”菜单中的“分隔符”命令，进入后在“分隔符”窗口下部“分节符类型”选项栏中点选“下一页”，确定后退出。这时文档就分为封面（目录）与正文两节。2.5.1任意设置页码将光标定位在正文所在页，使用“视

7、图”菜单中的“页眉与页脚”命令，进入后在“页眉与页脚”对话框中点击“链接到前一个”按钮，目的是为了取消链接，再点选“设置页码格式”按钮（第四个按钮）进入后，在“页码格式”对话框下部“页码编排”选项栏中勾选“起始页码”，并根据你的要求在“起始页码”后的空白框中选择正文第一页的页码，一般都是1，确定后退出。这样就达到了封面或目录与正文分开设置页码的目的。注意：使用分隔符可以将文档分成若干个部份分别进行设置。2.5.2创建目录目录自动生成是“样式和格式”的具体应用，操作方法：①格式化各级标题ⅰ选择“格式”→“样式和格式