对税收征管资料档案电子化管理的实践与思考.doc

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1、对税收征管资料档案电了化管理的实践与思考税收征管资料是形成于税收征纳活动的第一手材料，它反映了纳税人生产经营的重要信息和税务机关税收征管工作的基木过程。但是，多年来传统的档案管理一肓处于封闭式管理Z屮，档案管理仅以保管为bl的，以案卷不丢失为原则，致使目前征管资料的管理屮存在着标准不统一、内容不齐全、杏阅不方便、保管条件差等问题，保管、杏找、使用要专人,十分不便，利川率低不适应时代发展的要求。制约了税收管理水平的进一步提高，彩响税收事业的健康发展。对此，我们认为结合总局提出的“一户式”档案管理要求，实现税收征管资料的档案电子化管理是税收规范化管理的重

2、要工作。一、实现税收征管档案电子化管理的可行性。（一）取材容易，采录便捷。对于税收征管档案电子化管理来说，需要的是将纸质资料转换成电了数据，目前II常税收征管屮有许多资料C经是在计算机屮操作，如Word文档和excel表格可以肓接使丿IJ,其它纸质资料可通过扫描仪扫描进入微机，只需要设计岀实川的税务征管资料档案管理软件将它们组合、分类、存储起来，再配以适当的杳询应用系统便可顺利运行。（二）投资不大，技术不难。税收征管资料档案电了化管理的难点是软件的编写，虽然一般单位缺乏熟练的程序员,但通过“借脑”的办法,结合本身税收征管档案工作的要求,借助外部技术先

3、进人员的力量，可以成功地解决了这个难题。（三）容易普及，实用性强。软件的前台应用I•分简洁，通俗易懂，先用扫描仪将纸质资料的扫描进机保存，再用档案管理软件将已保存的电了资料进行桀理归档，然麻便可按使用者的需求检索资料，使用方法I•分简单，同时，网络版的征管档案管理软件，通过授权可以实现系统内网屮的任何一台计算机祁可以方便地检索和杳阅征管档案资料,而不论你是在县局、分局还是在市局，实现真正的资源共享，根木不需要再到指定的档案室去，I•分实用而乂容易普及。其屮丁作量最大的是初期资料的扫描录入，但使用高速扫描仪可解决这一问题。二、实现征管资料档案电子化管理

4、的优点。（一）标准统一，要求规范。将征管资料档案的范围、分类、收集、立卷、归档、使用等要求以软件的形式编制在税收征管档案电了管理系统屮，不按规定流程報理便无法归档,从而使征管资料档案化管理标准统一，要求规范。解决了H前纸质征管档案资料管理屮的标准不统一、内容不齐全，報理质量不高，祭理的规格不统一等问题。（二）即时采集，随时归档。实行电了档案管理可以在纳税人涉税事宜办结麻立即扫描录入微机，解决了有些单位平时不注意征管资料的收集整理，造成资料散失遗漏的问题。同时,电子档案不需要装订，因此可随时编号归档,解决了纸质资料平时无法归档,必须等到年底才能整理归档

5、的问题，保证了征管档案的归档率和完整率。（三）易于管理，杏阅方便。电了档案是以电了数据的形式存储纸质档案资料，几百共至几千木纸质资料用一张光盘便可轻而易举地容纳下，而无需同定的库房、档案架、防霉防虫等设施，节约了人力和财力，管理起来I-分方便。联机示凡是在经过授权的微机上，都可以方便、快捷地杳阅白己想要的各类征管资料，彻底改变了以前一些单位档案资料“拿出来一摊了，翻起来一片了，杏起来没法了”现彖，提升了税务机关的征管基础管理水平，解决了多年来一直处于封闭式的传统档案管理局血，提高了征管资料档案利用价值。（四）监控前移，方便考核。由于采用的彩色高清晰度

6、扫描，纳税人的签名、章印、审核人意见、文书屮的法律条款等，每一个细节你都看得清清楚楚，在微机屮审核涉税资料,可以方便地找出哪些申报表未审核签字,哪些报表审核不认真，哪些税务登记表填写不全等,将纳税监控匚作前移到受理录入环节，有效地提高了各项基础征管工作的质量。同时为内部考评提供了新的途径和依据，想查基层征管书面资料情况頁接在计算机上就可实现,无需再到基层分局检查。三、征管资料档案电子化管理系统的特点。（一）“一户式”与“分类式”相结合。对于档案来说，不论是“一户式”管理还是“分类式”管理，其原始资料本身都是一致的,不一致的只是排列组合的方法不同而已。

7、纸质资料一旦按某种分类方法归档装订麻，就很难再改变，而运用数据编程技术却可任意地对电了档案进行排序、组合和检索。目前使用的电子档案管理系统，就是充分利用此项技术，按照总局“一户式”管理要求及以往“分类式”管理的特点，编写出相应的档案软件，轻而易举地实现了“一户式”与“分类式”档案管理模式的结合。（二）项忖内容与省局征管信息系统相结合。软件设置内容是以江苏省地税局征管信息系统屮各模块功能项日为基础，结合T作实际，将一户纳税人的各类涉税资料在电了档案管理系统屮也分为税务登记、税源管理、批文管理、发票管理、屮报征收、评估稽核、保全强制、行政处罚八大类四I•

8、四个小类和四I•五个三级日录，与江苏省地税局征管模块一一对应，易于相互进行资料比对，杏找不足。同时进入档案电