对税收征管资料档案电子化管理的实践与思考

对税收征管资料档案电子化管理的实践与思考

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5、。但是,多年来传统的档案管理一直处于封闭式管理之中,档案管理仅以保管为目的,以案卷不丢失为原则,致使目前征管资料的管理中存在着标准不统一、内容不齐全、查阅不方便、保管条件差等问题,保管、查找、使用要专人,十分不便,利用率低,不适应时代发展的要求。制约了税收管理水平的进一步提高,影响税收事业的健康发展。对此,我们认为结合总局提出的“一户式”档案管理要求,实现税收征管资料的档案电子化管理是税收规范化管理的重要工作。  一、实现税收征管档案电子化管理的可行性。  (一)取材容易,采录便捷。对于税收征管档案电子化管理来说,需要的是将纸

6、质资料转换成电子数据,目前日常税收征管中有许多资料已经是在计算机中操作,如Word文档和excel表格可以直接使用,其它纸质资料可通过扫描仪扫描进入微机,只需要设计出实用的税务征管资料档案管理软件将它们组合、分类、存储起来,再配以适当的查询应用系统便可顺利运行。  (二)投资不大,技术不难。税收征管资料档案电子化管理的难点是软件的编写,虽然一般单位缺乏熟练的程序员,但通过“借脑”的办法,结合本身税收征管档案工作的要求,借助外部技术先进人员的力量,可以成功地解决了这个难题。  (三)容易普及,实用性强。软件的前台应用十分简洁,通

7、俗易懂,先用扫描仪将纸质资料的扫描进机保存,再用档案管理软件将已保存的电子资料进行整理归档,然后便可按使用者的需求检索资料,使用方法十分简单,同时,网络版的征管档案管理软件,通过授权可以实现系统内网中的任何一台计算机都可以方便地检索和查阅征管档案资料,而不论你是在县局、分局还是在市局,实现真正的资源共享,根本不需要再到指定的档案室去,十分实用而又容易普及。其中工作量最大的是初期资料的扫描录入,但使用高速扫描仪可解决这一问题。  二、实现征管资料档案电子化管理的优点。  (一)标准统一,要求规范。将征管资料档案的范围、分类、收集

8、、立卷、归档、使用等要求以软件的形式编制在税收征管档案电子管理系统中,不按规定流程整理便无法归档,从而使征管资料档案化管理标准统一,要求规范。解决了目前纸质征管档案资料管理中的标准不统一、内容不齐全,整理质量不高,整理的规格不统一等问题。  (二)即时采集,随时归档。实行电子

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