对施工企业工程档案管理存在问题和对策研究

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1、对施工企业工程档案管理存在问题和对策研究　　摘要：随着社会的不断进步，我国各方面的建设都取得了不小的成就，并且逐渐走向了正规化行列。施工企业的工程档案，是企业在工程项目施工阶段形成的，对国家、社会和企业具有保存价值的，以文字、图纸、图表、声像等为载体的文件资料。它是基础设施建设项目档案的一个重要组成部分，也是科技档案的一个有机组成部分。确保工程档案的原始、真实和完整，发挥其在保证工程施工质量、延长工程使用寿命重要作用，是每个施工企业需要认真对待和解决的问题。关键词：档案管理存在问题中图分类号：G271文献

2、标识码：A文章编号：一、我国工程档案管理存在的问题⒈档案意识淡薄7由于我国尚处于现代化建设的初期阶段，很多的方面都需要继续进行完善，很多施工企业对工程档案管理的重要性认识不到位，重“施工生产、轻档案管理”的现象普遍存在，没有形成既要抓好工程施工也要搞好工程档案的责任意识。工程技术资料的收集整理，本应始于工程开工，终于工程竣工。可是不是所有的施工企业都能够遵循这一原则，有的即使将其列入工程日程，也未能与工程施工同步；有的技术人员，把资料的收集整理看作是额外负担和份外之事，往往采取应付和凑合的态度。在一些工程

3、项目中，平时不重视工程档案和内业资料的收集和整理，一旦得知建设单位或城建档案管理单位要来检查，就搞突击、补资料，临时抱“佛脚”；有的施工单位对档案管理人员反映的问题未能引起重视，对其工作的支持力度不够，使工程档案的收集、整理和日常管理工作处于被动局面。⒉人员设备不足这是一个普遍存在的问题。现在施工企业工程档案的管理体制一般分为三个层次，一是集团公司档案管理部门，二是子公司档案管理部门，三是工程项目资料室。就前两个层次来讲，目前的问题是人员较少，库房拥挤，设备陈旧。有的单位甚至因为档案无库房存放，不得不堆放

4、在地上，影响了档案的安全。有的档案部门使用的计算机是“退役”的，运行速度慢，不利于工作的开展。对工程项目部来说，一般都未配备专职人员管理工程档案，而是由项目经理临时指派缺少档案管理知识的人员兼职，更没有专门的资料室与相应的设备，往往使应该归档的资料分散在技术人员手中。由于工作繁忙，人员调动，个人保管不善等多种原因，有时宝贵的原始资料也就随之丢失或毁损，比较突出的是一些声像资料散失较多，非常可惜。73.归档时间滞后对一个工程项目而言，工程竣工以及工程档案资料的移交，一般分为三个部分，一是工程项目部把在施工过

5、程中形成的竣工资料向本单位（子公司）的档案管理部门移交，移交内容按事先规定的范围办理；二是工程项目部（指挥部）将施工过程中形成竣工资料向建设单位（发包单位、业主）移交，再由建设单位移交城建档案管理部门，移交内容按国家有关归档范围进行；三是工程项目部（指挥部）按归档范围，将一部分工程档案移交给集团公司档案管理部门。《城乡规划法》规定：建设单位应当在竣工验收后六个月内向城乡规划主管部门报送有关竣工验收资料。现在的问题是档案移交工作普遍滞后，向建设单位（发包单位、业主）的工程档案移交相对较好，而向城建档案管理部

6、门的移交工作则严重拖后。有的工程甚至竣工已经数年，工程档案仍未能移交。城建档案部门虽然千呼万唤，但由于缺乏有效的措施和手段，归档难的问题始终没有得到解决。这种状况使企业不能即时有效地利用宝贵的信息资源，不利于推进技术进步和提高竞争能力，不利于维护企业的合法权益。4.档案质量欠佳7按规定，档案资料应做到图物相符、数据准确，填写、审批、签章手续要完备，不得擅自修改、伪造和后补，应达到完整、准确、系统符合归档要求。可目前工程档案管理的实际情况相对于有关规定的要求尚有相当大的差距，主要表现在：原始资料填写得不完整

7、、不及时；对竣工资料不按规定进行整理；部份归档资料不具有完备的法律手续，应该提供原件，但只有复印件；个别项目还有弄虚作假现象，等等。二、强化工程档案管理的工作对策1.提高认识，加强对档案工作的管理要搞好工程档案工作，必须充分认识工程档案的作用，尤其是要强化企业领导和广大技术人员的档案意识，使他们认识到，工程档案是国家基本建设项目档案和科技档案的组成部份，是建设经验的积累和宝贵的技术储备，是国家和地方进行建设规划的基础和实施有效管理的重要依据，也是一切建(构)筑物进行维修、改建、扩建和进行防灾、抗灾、减灾以

8、及战争破坏后恢复重建的重要依据。充分利用工程档案这个宝贵的信息资源，也可以促进施工企业的技术进步和经济效益，维护企业的合法权益。2.增加投入，配备必要的人员和设备为了保证工程档案工作的正常开展，应按照《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》等有关法律法规的规定，配备能够保证档案资料安全的库房和设备；库房内应当保持适当的温度和湿度，并有防盗、防火、防晒、防虫、防尘等安全措施。7要设置与工程档案资料工作任务相适应的机构，