办公技巧及进阶培训.ppt

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1、Office应用技巧及进阶培训Copyright2008ByNeusoftGroup.Allrightsreserved培训内容第一部份Word使用技巧第二部份Excel使用技巧第三部份PowerPoint使用第一部分Word使用技巧回车键、空格键、INSERT键的使用制表位的使用F4键的妙用Word文件加密如何复制Word文档到表格项目符号的使用第一部分Word使用技巧段落格式的排版删除Word页眉下划线快速设置下标1.回车键、空格键、INSERT键的使用(一)为了排版方便起见，在各行结尾处不要按【Enter】键，段落结束时可按【Enter】键；常见【Enter】误用：用

2、回车键换行不要在一行中任意按下回车键，回车键仅仅用于结束一个段落。当你连续输入是，文字会按照设定的页面自动换行，1.回车键、空格键、INSERT键的使用(二)即使在行末按回车键也不妥，在修改文档时也很容易造成右边文字的参差不起。如果只不过是想换行，可以使用软回车“Shift+Enter”。连续按回车换页如果希望将某段文字放置在下一页，不要连续按下回车键以开始新的一页，应使用Word“插入分页符”功能，在准备作为下一页的位置按下“Ctrl+Enter”。1.回车键、空格键、INSERT键的使用(三)对齐文本时不要用【Space】键，可用缩进等对齐方式。常见【Space】误用：

3、使用空格键完成缩进应该使用拖动缩进标志的方法来实现文字的缩进，按着Alt键的同时拖动可以实现缩进距离的微调。当然最好的方法还是使用Word2003样式列表中的“正文（首行缩进两字）”样式。1.回车键、空格键、INSERT键的使用(四)添加空格进行对齐不要在文字前按下一大堆空格来使文字达到的效果，应该使用制表位及右对齐、居中等工具按钮，这样才能在你对文字进行增删操作时，文字的位置也发生相应变化，确保始终处于对齐位置。1.回车键、空格键、INSERT键的使用(五)按【Insert】键进行插入状态与改写状态切换。在插入状态下，输入的文字会出现在插入点的位置，以后的文字会向后退；而

4、在改写状态下，输入的文字会取代插入点后的位置，以后的文字并不向后退。若当前处于插入状态，则此时最右端的“改写”呈暗色显示，否则为“改写”状态。2.使用制表位设置缩进(一)Word窗口中的制表位如下图所示，利用制表位可以设置段落缩进，操作步骤如下：竖线对齐左对齐式居中式小数点对齐右对齐式式制表符制表符制表符式制表符制表符2.使用制表位设置缩进(二)①选择制表位的类型，可单击标尺左侧的【制表符类型】按钮，直到出现用户所需要的对齐方式图标为止。②在标尺上适当的位置单击标尺下沿即可。设置好制表位后，用户就可以用制表位输入文本。按【Tab】键使插入点达到所需的位置，然后输入文本内容，

5、每行结束按【Enter】键。2.使用制表位设置缩进(三)应用实例讲解(/实例/word/使用制表位.doc)3.F4键的妙用Ctrl+F4：关闭当前文档，若没有保存，将提示保存。F4：重复上一步的操作。Alt+F4：关闭所有文档，若没有保存，将提示保存，并退出WORD。Shift+F4：执行“查找”操作后，关闭“查找”对话框，按此组合键，相当于按“查找下一个”按钮。4.Word文档加密(一)Word文档可以设置打开密码、修改密码，也可以设置文档保护：打开密码保存Word文件时可以设置“打开密码”和“修改密码”。设置了“打开密码”后，每次打开这个Word文件时都会提示输入密

6、码，如果别人不知道“打开密码”，则无法打开文件看到里面的内容。4.Word文档加密(二)修改权限密码这个主要是针对修改文件的，如果没有密码，无法修改文件内容(当然可以另存一份修改)。保护文档启用文档保护后，不需要输入密码就可以打开文件，但是不允许更改文件内容。4.Word文档加密(三)上述文档保护的操作步骤如下：在需要设置口令的文档窗口中选择“工具”菜单中的“选项”命令，打开“选项”对话框。选择“安全性”选项卡，根据需要设置相应的密码。单击【确定】按钮，打开“确认密码”对话框。再次输入所设置的密码，单击【确定】按钮。要取消密码保护，只需把密码清空，保存退出。4.Word

7、文档加密(四)应用实例讲解(/实例/word/word文档加密.doc)5.如何复制Word文档到表格(一)当Word文档中表格的内容多于一页时，我们可以设置标题行重复，使其反复出现在每一页表格的首行或数行，这样更便于表格内容的理解，也能满足某些时候表格打印的要求。如果表格的第一行作为标题行，需选中第一行（全部或部分）或将插入点置于第一行的单元格中；如果表格的开始连续数行作为标题行，需选中这些行（全部或部分）。单击“表格”菜单的“标题行重复”命令。5.如何复制Word文档到表格(二)应用实例讲解(/实例/word/