商务秘书理论与实务 教学课件 ppt 作者 第二版 赵华教学课件 会务工作概述.doc

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1、第一节会务工作概述教学设计一、教学目标：（一）知识目标1、掌握会议的概念及会议的作用。2、了解会议的分类、构成要素以及会议管理的基本知识。（二）能力目标会议管理与控制的基本方法。（三）素质目标培养学生日常生活、工作中思维缜密、办事周到的品行与作风。二、学时分配：1课时三、教学重点：（一）会议的分类、构成要素。（二）会议的管理与控制。四、教学难点：会议的管理与控制。五、教学方法：（一）案例展示法（二）讲授法六、教学手段：多媒体辅助教学（课件）七、教学过程设计：总体思路：通过实际会议的案例，让学生了解会议的概况，通过讲授和资料展示，掌握会议管理的基本知识。导言部分：办会是秘书

2、工作“办文、办会、办事”三大事务中很重要的一部分。作为一名合格的秘书，必须能够完成一次会议的筹备、组织和收尾工作。导入新课：案例导入——4•1某集团公司党委决定7月1日上午，在公司大礼堂召开纪念建党88周年暨表彰先优大会，会议议题包括表彰优秀党员和先进党支部、获奖代表发言、新党员入党宣誓、党委书记讲话，党委办公室秘书小M负责大会的筹备工作。大会不设主席台，天幕中央悬挂着鲜红的党旗，党旗下分列着两排鲜花，“集团公司纪念建党88周年暨表彰先优大会”的会标庄重醒目。考虑到参加会议的人员很多，小M把会场划分为几个分区，分别贴上了坐签，参加会议的党员和积极分子、获奖人员、发言代表、

3、新党员都按照指定座位就坐。由于不设主席台，集团公司的领导被安排在第一排就坐，以方便上台颁奖。考虑到大会颁奖和新党员入党宣誓容易产生混乱，小M提前进行了彩排。开会的前几天，小M又是购买奖品、写奖励证书，又是起草党委书记的讲话和党委的表彰决定，还得组织人员布置会场，忙得不亦乐乎。筹备工作基本就绪了，小M把公司办公室刘主任请来，做最后的检查确认。大会如期举行。会议议题紧凑有序、气氛隆重热烈。特别是颁奖时，主持人、礼仪小姐、颁奖领导、获奖人员之间协调配合，在欢快的颁奖曲中更凸显了喜庆气氛。整个会议四十分钟结束，完全在计划的掌控之内。小M的会议组织工作得到了公司领导和与会人员的赞誉

4、。小M从中感受了会议筹备工作的甘苦，也增长了知识和技能。点评：会议的组织和筹备工作是否周到、细致决定着会议能否顺利成功举行。本案例中的小M作为整个会议的组织者，可以做到了事无巨细，认真负责，安排周到。从场地的布置到人员的安排，再到物品的准备，尽力做到万无一失。会议取得了很好的效果。一、会议的含义及重要性会议是以研究和解决问题为目的的有组织的集体活动。会议具有目的性、组织性和集体性的属性。召开会议一种惯用的领导方式、管理方式和工作方式，是各级领导者、管理者实施决策与管理的重要手段，是统一思想认识、搞好沟通协调的有效形式。搞好会议的组织与安排，做好会务工作，是公司秘书一项经常

5、性和基础性的工作，是秘书一项基本的职责。二、会议的分类按照不同的依据可以划分不同种类的会议，不同类型的会议有不同的会务工作要求。按照会议的规模，有几个人、十几个人参加的小型会议，有几十人、上百人参加的中型会议，有几百人甚至上千人参加的大型会议。按照会议的内容，有工作会议、代表会议、纪念会、总结会、表彰会、办公会、动员会、座谈会、现场会、庆功会等。按照会议的性质，有决策部署性的会议，如工作会、代表会、办公会等；有沟通交流性的会议，如座谈会、协调会、研讨会等；有通报告知性的会议，如发布会、推介会、吹风会等；有宣传鼓动性的会议，如动员会、表彰会、庆功会等。按照会议的形式，有传统

6、的现场形式的会议，也有以广播、电话、电视和网络等现代传输手段为载体召开的会议。按照会议召开的时间，有定期召开的例会性质的会议和非例会性质的会议。三、会议的构成要素会议的构成要素包括主体性要素与客体性要素两大类。主体性要素是指会议的主办者能够依照职权决定或者直接控制的要素，如会议的目的、时间、议题、日程、主持人、参加人、列席人等；客体性要素是指直接影响会议成效的环境、条件等外在要素，如会场、住宿、就餐、安全、交通等。四、会议的管理与控制管理与控制会议的原则是：不开会，少开会；开小会，开短会；不开无准备的会，利用现代手段开会。不开会、少开会是指减少会议的次数，确有必要才开会。

7、通过电话交流、下发文件就可以传输的信息；通过个别传达或沟通、协调就可以解决的问题；过去已经开过类似的会议，又没有新的问题需要研究、新的要求需要落实等，就没有必要开会。开小会、开短会是指提高会议的效率。要按照管理跨度和岗位责任，尽量减少参加会议的人员，尽量缩短会议的时间。不开无准备的会，是指会议召开的时机不成熟不开，条件不具备不开，可能影响会议形成决议的因素不消除不开。利用现代手段开会，是指运用电视、网络等便捷、安全、节俭的现代传媒手段召开电话会议、电视会议、网络会议，取代传统的会议形式。随着现代通讯技术的迅猛发展，网络会议已经