扎实开展基础工作是实现档案管理现代化的重要保证.pdf

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1、黑龙江档案2014年第4期总第205期工作指导扎实开展基础工作是实现档案管理现代化的重要保证◇赵妍总体来讲，目前我国的综合性档案馆数量众多、馆类过程中，要根据《中国档案分类法》进行分类，同时还藏内容庞杂、案卷形式不一、时间跨度较长。且由于多应因事制宜制定出一些具体细则。另外在分类的过程年来一直处于封闭半封闭管理状态，每个历史时期档中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误，案甚至不同全宗档案的整理形式及规格都不尽相同，要经常组织大家统一认识，统一标准，尽量做到前后标特别是一些基层档案馆基础建设滞后，工作水平较差，引一致，同一类文件标引一致，从而达到标准化和规范基础管理不规

2、范问题比较突出。化管理。据初步统计，在案卷管理上有以下突出问题存在：二、加快数据准备，推进档案现代化管理进程一是档号构成不合理、不系统。档号缺失在基层档案馆在档案管理基础工作的各个环节中，计算机数据或多或少的存在，有的缺失目录号甚至页号，一卷多册的准备工作是一个大工程，尤其是对那些建馆时间较编号的现象也很普遍。二是案卷标题不够准确、不够标长的综合性档案馆来讲，由于馆藏案卷多，著录工作不准。许多案卷标题不能反映主题内容或标题缺少基本仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的要素，甚至无案卷标题。三是组卷不规整，案卷厚薄不工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法一。在

3、20世纪80年代以前形成的案卷中常有卷内目使用，甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。录与备考表缺失的现象，以至于无法准确检索到具体笔者认为在著录工作中只要掌握了以下几点，便基本内容。案卷厚薄程度也不规整，有的一两页纸、一文一可以取得著录工作“多”“快”“好”的效果。卷，有的五六百页纸、一类一卷。四是存在着全宗内档(一)分清轻重缓急，循序渐进。综合性档案馆在推案分类方法不一致现象。个别档案馆全宗内档案分类进计算机管理的过程中，应先根据全宗的重要程度，价方法运用不合理，分卷方法混用不科学。值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进为此，笔者认为当务之急要认真从以下两个

4、方面行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较扎实做好基础工作。高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管一加速档案基础工作科学化、规范化建设力度、理信息化的进程和提高社会利用的效率。要提高档案基础管理水平，就必须实现档案基础(二)分级次著录，力求省时省力。在著录过程中可建设的科学化、规范化，档案收集、整理、鉴定、著录、保以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单管等各个环节都要统一到规范的程序和科学的方法上一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷来。内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行(一)要全面清查馆藏案卷，去糟取精根除隐患。许文件组合级

5、著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的多综合性档案馆由于多年未做全面的清查，加之移交文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的单位档案保管期限划分不够准确，不可避免地存在许主题、内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条多重复或无查考价值的文件，只有全面清查，去糟取目，既节约了时间、人力与财力，又提高了效率。精，才能剔除无用文件，确保档案文件质量，避免／4-后(三)分门别类，充分利用档案目录的原有基础。对计算机管理时出现重复与低效率的情况。于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷，在著录(二)重新组合案卷，努力实现案卷规范化。尽可能时可以直接在全引目录上面分类标引，而对

6、那些特殊将那些相互存在某种联系的文件按历史时间形成规律形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将组合在一起。在重组案卷的过程中，还应对那些无页码人名、tl!~Nc、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机无卷内目录，无案卷标题或标题不清楚的案卷重新加统一给出分类号。利用档案目录的原有基础，可以减少工填写，以确保全部案卷标准规范。重新组卷不仅可以著录环节，大大提高著录速度。优化馆藏，而且亦可以提高实行计算机管理档案后的(四)用“关键词”替代“主题词”简化查找时间、提利用效率。高效率。“主题词”虽然有规范统一的功效，却同时存在(三)结合实际规范著录工作。著录是实行计算机着查

7、找繁琐，效率较低的弊端。我们认为，可以采取以管理的一项重要基础工作，也是直接影响输入计算机“关键词”替代“主题词”的做法。即从题名或文件主题数据与信息准确性的一项重要的前期工作。1985年国中归纳出揭示主题内容的词汇，“关键词”进行标识，待家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依录入计算机后，利用计算机批量处理的功能进行处理。据，但是由于计算机管理对著录工作提出了新的技术还可利用计算机把一些不规范的词与主题词中词义相性要求，且各个档案馆的条件存在差异，所以各个档案同的合并，这种做法不仅解决了手工标引速度慢，