关于档案信息化工作的困难与对策初探.pdf

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1、关于档案信息化工作的困难与对策初探吕淑娥福建省泉州市外商投资企业投诉协调中心福建泉州362000【摘要】随着信息技术的迅猛发展，加快档案5-作的信息化步伐，全面推进档案信息化已经成为这项工作发展的必然选择。本文总结分析了目前档案信息化存在的几个困难，提出了如何做好档案信息化工作的一些对策。【关键词】档案信息化困难对策中图分类号：G270．7文献标识码：B文章编号：1009-4067(2014)10—26—02档案信息化，就是在档案管理工作中应用现代信息技术，对档案进进行剪切、复制、粘贴，插入表格、图形或音频，对图像文

2、件进行调色行处置、管理和为社会提供服务，是档案管理模式从以实体为重心向以处理，对音频文件重新压缩，对数据库文件动态更新，对多种类型的信信息为重心转变的工作。与传统的文本档案相比，信息化后的档案，可息进行集成处理等等，这些操作在应用软件平台上都可以很方便的完成，以节约大量的人力、物力、财力，极大地提高工作效率和质量，有利于并且通常可以逆转。“而相比之下对纸张上的文字内容进行修改，想改后快速有效地实现资源共享，而不是像过去那样一大堆纸质文件装满一房不留痕迹几乎是不可能的。修改纸质文件后，就会留下乱糟糟的圈圈点间，翻阅查找

3、起来费时费力，无法更好地促进档案服务社会经济管理价点和纵横交错的线条。当然，上述易操作性在为电子文件制作者、使用值和作用。者带来极大便利的同时也使电子文件信息变得十分“脆弱”，缺乏载体“固笔者从事档案管理工作多年，现结合工作中的一些经验和体会，对定”的电子文件信息犹如不着边际的“幽灵”，一个误操作，一条恶意指档案信息化建设中存在的问题和困难进行了初步的研究，并借此提出了令都可能在不知不觉中带来灾难性后果，从而陡增了其信息被无意或恶一些对策：意篡改的危险。二是电子文件的存储载体极易改变。一方面，磁电介质一、档案信息化工

4、作存在的问题和困难和光电介质的性能不稳定，其物理寿命(保证存储数据不丢失的时间)近年来，档案信息化建设确实已逐步得到广泛重视，放到了桌面，远不如纸张，在氧化作用或物化环境的影响下，很容易发生文件信息的摆上了议事日程。但档案管理信息化建设的关键点在于信息的有效形成丢失或改变现象；另一方面，技术的发展使存储设备不断更新换代，新和充分利用，主要应包括以下几个环节：一是标准规范，即数字档案规的计算机系统逐渐失去对老式存储设备的兼容性，为保证电子文件信息则规范。二是基础建设，即电脑硬件和软件建设；三是队伍建设，即有的长期有效，

5、必须及时不断地将电子文件从老的存储载体转移到新的存一支既懂档案业务、又熟悉信息技术的复合型人才队伍。但是目前这几储载体，这种存储载体的升级，也可能带来信息的失真。三是电子文件个关键的环节仍然存在这样或那样的问题和困难，已经成为这项工作的的生成环境不断变化。随着技术的发展，电子文件赖以生存的应用软件、拦路虎，不容忽视。归纳起来主要有以下几个方面：系统软件平台不断升级，硬件环境的系统配置及其性能不断提高，新的(一)思想认识的问题。当提到档案信息化管理时，不少单位认为信息编码规范、信息记录方式和文件格式不断问世。由于电子文

6、件对生把档案资料输入电脑中就标志着档案T作进入信息化管理，所以在实施成环境具有依赖性，将电子文件从旧的生成环境向新的环境迁移成为电信息化的过程中，会遇到几个方面人为观念的影响。一是领导重视不够。子文件长期保管的常规任务，而在技术环境的迁移过程中，将不可避免每件事情要大力推广，领导们的高度重视是离不开的。信息化投人大，地发生信息的损失、变异现象。创造的价值不是一下就能看的出来的。目前大多数单位的领导都远远没(四)有效整合利用问题。信息化的目的在于更加科学的利用。而有认识到档案信息化建设的重要性，主观上不愿意去做，经费上

7、不予以不少单位在信息化建设中，系统功能盲目求大求全，使所建造的信息化全力支持。二是计算机技术业务人员得过且过的思想严重，认为信息化系统与自身业务流程、管理流程大相径庭，存在好看不好用问题。还有已经有所进展了，也做了，现有的环境也已经可以满足当前的T作需要，一些单位部门对产生的信息资源在归属上，以所谓的安全为理由，坚持而不去考虑三年五年以后的问题，在设备更新、数据维护上不闻不问，我形成我使用，存在单位和个人私有的现象，不配合、不支持，不能使造成技术上落伍，数据上落后。三是档案管理人员不想主动作为，也存资料进行充分整合，

8、达不到信息资源共享的目的，还有的单位也仅仅只在畏难情绪。害怕担责任，没有从有效服务经济社会的角度出发，打自是做到的把信息全部收集起来，不能进行进行有效整合和充分利用。己的小九九，多一事不如省一事，还有人认为信息化不太可行，心中没(五)人才队伍建设问题。档案管理工作在单位是属于服务部门，有底，信息安全怎么保证，业务部门不同意，共享从何谈起，责任谁