XX企业档案管理办法.pdf

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1、BG-DABf01-2013档案管理办法公司档案管理（暂行）办法第一条总则为了完善及加强对公司档案的收集、整理和管理工作，有效地保护和合理、安全利用档案资料，特制定本办法。第二条档案定义档案是指公司过去和现在，在投资、开发、经营管理活动中形成的对公司和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文档等不同形式的历史记录。档案是公司各项活动的真实记录，是公司特殊的有形资产，必须加强管理，以保障档案的收集及时、管理规范、使用方便。第三条文件归档(一)公司应指定专人（在不具备专职条件的情况下可以兼职）管理公司的档案立卷工作，人员要相对稳定。(二)公司总部集中统一管理

2、公司全部档案，境外项目形成的文件必须按公司规定格式及时整理经部门负责人审定后，定期交公司集中立卷管理。（三）归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保1/7BG-DABf01-2013档案管理办法存，图文字迹应符合形成文件设备(打印机、复印机、扫描仪等)的标称质量要求。第四条归档资料范围凡是本公司在投资、开发、经营管理活动中形成的，具有档案价值的文字、图表、声像、电子文档资料及实物标本均须收集归档。事务性、临时性、与公司业务无关的行政性文件不在归档范围。第五条归档文件的基本要求(一)归档的各种文件材料，必须真实、完整、规范、符合其形成的自然规律。

3、(二)归档文件必须符合公司规定的统一格式。(三)电子文档应刻盘保存，盘面应贴有用不易褪色的碳素笔标注的文件名及编号,其文件名及编号应与相对应的纸质文件一致。(四)原则上归档文件必须是原件或与原件具有同等法律效力的其他形式的文件。(五)永久、长期、短期不同保管期限的文件应分别立卷。(六)境外文件除符合本条各款要求外还应随附翻译件。第六条档案的鉴定及分级（一）档案鉴定1、公司各类档案的鉴定必须在鉴定委员会的主持和组织下进行。2/7BG-DABf01-2013档案管理办法2、鉴定委员会以公司领导、档案室负责人及部(室)熟悉本部门专业知识的人员和档案部门的人员组成。

4、鉴定委员会主任原则上由公司主管档案的负责人担任。3、档案鉴定的主要任务：对档案密级的确定和调整，以及档案价值的判定。通过鉴定，对失去保存价值的档案剔出销毁，对具有保存价值的档案合理地确定保管期限，档案保管期限应根据文件对企业、国家和社会现实及今后工作的查考、凭证以及历史研究的价值确定。4、档案的鉴定必须依据档案管理相关规定和公司制定的各类档案的密级划分保管期限。5、档案鉴定采取平时鉴定和定期鉴定两种形式。平时鉴定是指文件材料入档时鉴定，由公司档案管理人员会同归档部门的领导及有关人员进行。定期鉴定是指归档后的鉴定，即对已经到期限的档案的鉴定，由鉴定委员会根据档

5、案部门提出的报告组织实施。（二）档案分级1、根据档案文件内容的密级，分为A、B、C级别。档案保密级别由总经理审定。档案变更级别由总经理审定。2、A级档案。不准借出，未取得总经理同意不得阅览、不得复制存放。3、B级档案。国家行政机关、审计单位、公司权利股东及高管人员可在公司阅览，在取得总经理同意后，可借出复制件。4、C级档案。可公开档案，档案相关利用人员可登记后阅览、复制或借出档案原件。3/7BG-DABf01-2013档案管理办法第七条档案保管期限参照《档案法》及有关文件规定，结合公司实际，拟定我公司档案保管期限为永久、长期(16—30)、短期(15年及以下

6、)三类。档案保管期限目录表附后第八条确定档案保管期限的原则（一）记载公司产生、发展、变革的具有历史意义和法律依据的；对公司在投资开发、经营管理活动中具有长期查考和利用价值的档案均为永久保管。（二）对公司在投资、开发、经营和管理活动中比较重要，并在相当长时间内有查考利用价值的档案列为长期保管。（三）在较短时间内各部(室)要查考和利用的档案列为短期保管。（四）档案的保管期限从归档时算起，已超过保管期限的档案按规定需改变保管期限的，新保管期限应从调整后年度算起。第九条档案案卷质量标准(一)档案组卷要求1、遵循文件材料形成规律的特点，保持文件之间的有机联系，区别不同

7、价值，便于管理和利用。2、归档的文件材料种类，份数以及每份文件的页数应齐全完善。3、每份文件的正件与附件、印件与底稿，请示与批复、转发文件与原件，多种文字形成的同一份文件应立在一起，不得分开，文电应合一立卷。4/7BG-DABf01-2013档案管理办法(二)档案案卷排列要求1、卷内文件材料密不可分的应排在一起，批复在前、请示在后，正件在首、附件在后，印件在前、底稿在后。2、卷内文件材料应按顺序排列，依次编页号、件号；装订的案卷，应统一在有文字的每页材料的右上角，填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文材料的右上角加盖档案号章，并逐件编号。3、有关卷内文件材料

8、的情况说明，都应填写在备考表内，并注明整理人，检查人