【精品】公司档案管理办法.doc

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1、公司档案管理办法一、总则1、为了规范公司档案管理，特制定本办法。2、本办法适用于公司及所属各单位档案管理。3、本办法最终解释权归公司行政管理中心，行政管理中心负责本办法的修订和完善。二、档案管理机构的设置及基本要求1、档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等历史记录。2、行政中心拥有对公司各级档案管理的监督、指导权，并设立专职档案员负责此项工作的开展。各部门设置兼职档案管理员，负责部门档案资料的归档、伤存和日常管理工作。公司通过制定明确的《档案管理员岗位职责》(附文一)

2、对档案管理员履行职责进行约束。3、各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法，实行统一的标准分类管理。4、档案的借阅、移交和销毁，必须按照公司管理规定执行。三、档案的收集及分类(-)档案质量1、档案盒封面应逐项按照规定用黑色签字笔书写，字迹耍工整,清晰，封而题名应能准确反映出卷内文件材料的内容，应注明立卷人、审核人、立卷吋间。2、档案文件避免使用铅笔、圆珠笔、复写纸（确需使用的，将其复印，复印件附原件后一并存档。）；破损的档案文件要进行修复处理。3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用

3、。4、档案盒表面为《档案目录清单》，档案盒内文件没有提名的,由档案人员根据内容拟定标题。（二）立档1、档案文件材料按照批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要规章性文件的历次稿排列在定稿之后。2、跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。3、档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。（三）分类1、档案各级分类应赋予统一名称，其名称

4、应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。（如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。2、公司档案大致分为以下几类：（1）行政体系：通知、规章制度、会议纪要、领导重要讲话、接收的外部文件等资料。（建议由行政部例行保管。）（2）人事体系：人事和同、绩效考核、教育培训、工资分配等资料。（建议由人事部例行保管。）（3）法务体系：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程、法律事务、和同管理等资料。（建议由法务例行保管。）（4）财务体系：各种会计凭证、账簿、财务报表等资料。（建议由财务部例行保管。）（5）采购体

5、系：物资计划、采购管理、采购供应、价格管理等资料。（建议由采购部例行保管。）（6）销售体系：客户资料、产品销售、产品介绍、售后服务等资料。（建议由销售部例行保管。）（7）研发体系：研发同一课题所发生的相关资料。（建议由研发部例行保管。）（8）工程体系：同一项目工程设计、施工、竣工验收等相关资料（为…个项目由始至终所发牛的全部资料）。（建议由丁程部例行保管。）（9）生产体系：生产调度、安全管理、质量管理、能源管理、环境保护等资料。（建议由牛产部例行管理。）（10）公司的档案管理，包括但不仅限于上述部门、类别。各体系应积极参与公司档案管理工作，可

6、根据实际情况具体细分类别。（四）档案编码1、档案分类各级名称经确定后，应编制《档案登记目录表》（附表一），将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。（1）档案编码的编制方法:公司代码+部门代称一年号一类型一数字流水号以行政为例：YIJ行一2012—1—001（2）档案编码规则的详细说明：（行政为例）实际名称代码说明北京竞业达数码科技有限公司Y叮来源于公司“LOGO”o（部门名称）行政部行部门简称，如：人事部“人”，财务部“财”，销售部“销”等。此时形成编码Y叮行年号2012即入档年份，此时形成编码YIJ行—2012类型

7、代码1对同一部门各类型文件分别赋予代码，如：行政部规章制度类，代码为“1”；通知类，代码为“2”°此时形成编码Y叮行—2012—1数字流水号001代表同一类型中文件的份数和排列次序，按流水号编写。此时形成编码Y叮行一2012—1—001综合上述步骤，一份完整的文件编码为：Y叮行一2012—1—001表述为：北YIJ公司行政部，2012年，规章制度类，第一份文件。2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表,以免混淆。公司档案一级目录代码（二级目录代码即“00X”部分，个部

8、门可以根据实际情况自行分类），具体如下：3、档案员负责对部门文件材料的收集、整理，按照《档案登记目录表》条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。四、归档